当你工作的某一部分需要有较多的重复性劳动，那么这就是需要寻找方法和工具提高效率的地方
将图片和pdf转为文字，OCR软件
通常载有文字的pdf文件或者图片格式文件，想要引用其中文字到自己的文档中去的时候，只能对照图片逐字往上敲。大篇幅的文字让我们恨不得它立刻变成文档格式直接复制粘贴。这个需求其实不难实现，有一类软件叫做OCR （Optical Character Recognition，光学字符识别），简单来说，就是把你图片上的文字识别成可复制粘贴的文字形式，大大提高了文字工作者的效率。下图就是我电脑上的一个OCR软件，其识别率还是比较高的，且可以生成word格式，然后再进行简单的格式编辑即可，对于经常面对需要引用客户发来的PDF文件中大篇文字的同学其实用性不必多说。
将录音软件和文档界面合二为一，录音助手软件
很多文秘类工作或会议记录工作甚至做访谈调研的小伙伴经常会面对整理录音的工作，打开一个音频播放软件，同时打开文档录入软件，两个软件之间来回切换，还要不定时地暂停、回放、快进，这种录音整理的效率是极低的。下图是我电脑上的录音整理软件，录音助手软件就将文档录入和音频播放合成在一个界面，避免了软件之间的频繁切换，播放返回等均使用快捷键的形式，降低了鼠标的使用率，同时可以以倍速来播放音频，并且定位时间播放，文稿整理完成可以生成txt格式的文档，方便进一步编辑，录音整理从此不再头疼。
流程图、信息图及可视化图表制作，VISIO与Smartdraw，在线图表制作
为形象化、直观化展示内容，同时增加文件的可读性，通常需要制作流程图或者其他可视化图表，且当前手机阅读的大背景下信息图（infograph）的使用也是越来越多，word、ppt、excel都可以制作图表，但是，为了更加规范化和简易化，office还有一款专门的软件叫Visio，他的界面就是方格纸，需要的元素拖动放置，按照参考线对齐，点击生成连接线，除了流程图，施工平面图、各种商务图表都可以在其中实现，方便快捷又规范。当然，此类软件众多，类似的还有Smartdraw，以及在线的Process On等，均可以做到标准化图表的制作。
文件搜索引擎
这个不多说了，网络上广泛被大家称颂的Everything其搜索速度之快是微软自带的搜索引擎所没法比的。就看一看这简洁高效的软件界面吧。
拼图软件，数量大的时候怎么办
拼图是现在移动端阅读时代的图片展示需求，有时候也是美观的需要。一般的光影魔术手、美图秀秀可以完成9张左右的图片拼图，但是再多一点就无法实现了。有一个软件叫CollageIT，没有其他别的功能，就是可以实现较多数量的软件拼图，且操作简便，拼图效果也可自由选择，对于有需求的同学无疑是很好的工具。
此外，顺便提及一下大家说的放大图片不损失像素的软件PhotoZoom，经过我的试用，其放大功能是值得肯定的，但是无限制的放大也是会出现图片像素在但是模糊的现象，但反而有一番油画的风味，在做演示文稿的时候提供了别样的素材。下面就是我将一个32K的400×300的图像放大成2.5M的1080×810图像后的效果。
微信电脑版
微信的普及大家有目共睹，越来越多的文件传输通过微信来实现，有时候就是想要将其保存在电脑上，如果先保存在手机再连接电脑最后进行保存的过程就太复杂了，而微信电脑版就可以解决这个问题，通过微信扫描登录后出现“文件传输助手”的聊天框，就可以实现手机与电脑的文件传输。
当然，还有很多软件对于提高我们的办公效率大有裨益，比如office自带的各类软件辅以自己设置的和默认的各类快捷键，云盘工具、笔记软件、邮箱管理软件、视频编辑软件等等等等，工具的使用避免了重复的劳作，缩减了繁琐的流程，还需要我们进一步探索。
