“很多人做PPT不是技巧问题，而是思路问题。”

简单实用：我只想和你分享我的PPT心得

作者：七巧   第21篇原创

❖NO.1场景❖

周五下班前一刻的电话

「老板」“七巧，下周二下午，海总的陈院长来听取咱们有哪些实验设备要进驻新的研究大楼，请你准备一份汇报PPT。”

❖NO.2 懒人周末❖

做好PPT，又能过自己的周末，不是先做PPT哦~

而是电话里必须先解决下面的事！

（1）接收信息：脑中快速提炼老板说的话，如果身边有纸笔，马上记录。

（2）拆分信息，当场提问（决定成败的关键）：

“好的，我确认一下以下信息：PPT应该展示咱们院所有要进驻新大楼的设备，而不仅仅是咱们科室自己的，对么？周二是您汇报吗？”

（3）再次接受信息：

“对，咱们院所有的设备，你去找一下其他科室相关负责人，周二不是我汇报，是段院长汇报。”

（4）再次拆分新信息，当场给出自己的决策，判断老板是否同意。

“好的，我周一下班前做好PPT，发给您还是直接发给段院长抄送给您？”

“直接给段院长，抄给我就行。”

必须解决的事情汇总如下：

PPT的内容范围、汇报人、截止时间和交付人。

❖NO.3提炼信息❖

电话之后需要马上提炼信息

1.本次PPT的根本目的：

较短的时间内和领导讲清楚：

哪些设备需要去新大楼？

这些设备是干什么的？

这些设备占多大地儿？

去了之后放在哪里？

随便放还是有楼层、地基的特殊要求？

2.涉及到的人物：

汇报人：段老板→特点：不见得熟悉每个设备，所以文字不能太少。

合作人：院里另外5个科室的实验设备负责人→特点：高效协同，必须先统一思（模）想（板）。

听    众：局级领导→特点：时间宝贵，不想听废话和大而空的内容。

3.涉及到的内容：

实验设备：设备名称、现实意义、主要功能、主要结构及尺寸、对新场所的楼层和地基有无要求。

完成时间：周一下午完成，横跨一个周末。

是否交叉：协调其他5位负责人的周末时间？（开玩笑吧~）

4.正确的做法

（1）马上QQ\微信\电话和其他5位负责人明确工作任务，告知每个人会在周六早上收到统一的PPT模板，工作量大约耗时1小时，周一上午11点之前返回给七巧。

（2）不要先做模板，而是自己周五晚上先加班做好PPT。先做好自己负责的设备PPT，才能在过程中寻找到合适的排版和关键点，便于做出的模板易于其他人操作：人性化！

❖NO.4确定风格和构架❖

这里的PPT不是情怀和文字交换的场地

1.明确限制因素

（1）场地限制：研究院普通会议室，普通灯光、普通投影仪。→白色底板，不用宽屏（采用标准4:3大小）。

（2）听众限制：20人以内（传统行业相关领导+职能部门负责人，60后）→不要花哨。

（3）精力限制：

汇报人精力有限，拿到PPT后看一眼即可直接上台汇报，无需演练，更不要背稿。

解决方案：逻辑强的提纲和完整但凝练的文字。

听众精力有限，言简意赅，只讲核心，解决问题。

解决方案：讲人话，说重点。

制作人精力有限，工作繁忙，完成PPT不要占用太多时间。

解决方案：极简主义风格PPT。

2.确定内容

综合限制因素，每个设备做3页PPT，凝练出每一页的价值。

第一页主题：设备的现实意义。

第二页主题：设备的结构和功能

第三页主题：设备尺寸及地基需求

3.快速回顾检查3页PPT是否get上述所有分析到的点。

❖NO.5  先思考后动笔❖

为什么思考了这么多才开始做？

理解老板的想法，才能确保你工作的价值；

理解同事的想法，才能让同事愿意配合你。

上来就闷头做出来的PPT，有三宗罪：

①不见得能够让其他5位协同合作者适应，一旦他们做出的PPT达不到你的风格，你还需要重新再修改包装一遍！别人抱怨不实用，自己还累得像只狗。

②大气磅礴炫酷的发布会式或者精美模板不一定让60后的领导喜欢，而且很可能无法在你那普通的会议室投影机里体现出来它的B格。

③可能忽略了关键信息，导致内容跑偏或者啰嗦或者字太少老板讲不出来（后果不堪设想......）。

❖NO.6快速完成PPT❖

极简、实用

（1）主题模板：

如果没有固定的模板，就把对方领导公司的LOGO和自己所在单位的LOGO各自放在PPT页面最上端左右脚，从各自LOGO底部引出一条线加粗，用取色笔取各自LOGO的颜色作为线条的颜色，完成顶部标题的制作。

顶部标题文字选用微软雅黑32~36号字。

（2）版面设计：

经典的左文右图+上文下图，交叉使用，简洁统一又富有变换。但不是随便交叉，注意使用方法：

①前两页PPT主题都是设备介绍，因此都采用左文右图。左文占PPT幅面不要超过2/3。

②第三页PPT主题切换到实际问题的解决，因此采用上文下图，和前面两页呈现排版区别以突出它的特殊性和解决问题的地位。上文占PPT幅面不要超过2/3。第三页涉及大量尺寸参数，建议选用表格，表格颜色与对方公司LOGO主题色一致。

（3）一级标题、二级标题的命名和修饰

①一级标题均采用设备名字，反复强调。外面加上一个方框作为醒目的修饰，颜色选取对方领导公司LOGO主题色，字体选用微软雅黑20~24号字。

②二级标题围绕每页主题设计，数量不超过3个，前面添加PPT自带符号即可。符号颜色与一级标题彩框颜色一致，字体选用微软雅黑18号字。

（3）文字和配图

严格根据二级标题，凝练所述文字。配图安排设备实体图或实验过程图最佳。

（4）整体检查

①内容符合领导预期，无漏项、无废话。

②整体风格统一、色彩统一、图文一一对齐、页码日期都有。

③素材好找、制作快速（正常40分钟左右，熟练者更快），协同工作者可接受。

好了，以上工作在周五晚上7点前全部完成，赶紧发给同事作为模板，欢乐回家过周末~周一来收割汇总~

今天的小文主要讲思路，还有陆续操作技巧奉上。

希望对你有帮助，有用就赞赏和分享吧，对我是特大的鼓励！谢谢呢~

【END】

我对这个世界有着饱满的好奇心

我是一个努力活得七彩的北漂小博士