今天跟大家分享一个理解问题与分解问题的小工具,叫影响地图。
(一)真实故事
我们在日常工作过程中总是跟各种各样的问题打交道,不管是领导交办的任务,还是遇到某种突发情况。你有没有发现,有些时候我们所遇到的问题并不清晰,导致后续实施的过程中比较波折?或者你对于领导交办的问题并没有真正的理解,领导可能说了一句话就过去了,等你反过来再去想理解更多的时候,又会发现很多疑点。有时候会思想做斗争,我再去找领导询问第二遍是不是显得不专业?我怎么去跟领导提问会得到一个清晰的答案?也有的时候你就会在这么恍恍惚惚中去做事了,结果执行的过程并不顺利。
我们来看如下示例:
在这个例子中,很多具体的细节并没有明确,我们怎么能够通过一个工具来讲具体的任务定义清楚呢?今天的影响地图就能够帮上忙。
(二)影响地图
什么是影响地图?影响地图概括的来说,就是一个帮助你找到对的事情,并且把事情做对的一个小工具。它包括四个主要部分:Why -> Who -> How -> What。我们的目标是什么(Why),目标由谁(Who)通过怎样的方式(How)去完成,具体需要做什么样的工作(What).
利用这个工具,我们来看下怎么理解上面的问题。
Why: 定义问题。问题的定义要精确。那么怎么算是一个定义精确的问题?我们需要遵循SMART原则。
Specific:目标设定要精确
Measuable: 目标设定要具有可测量性
Action-oriented: 目标设定要具有可实施性
Realistic: 目标设定更要是现实的
Time-bonded: 目标设定要有时间限制
通过以上规则,根据各部门的反馈,我将目标重新整理如下:
Who: 由哪些团队成员来完成目标。
目标定义清楚后,我们来看由哪些团队成员来协助完成目标。我们需要物流帮助运输,需要医生对设备进行交接,设备运回后还需要研发库房人员对设备进行存储。因此,团队成员由物流、医生、研发库房人员组成。
How: 各个团队又是通过什么方法来完成任务呢?物流人员采用货运方式,医生则需要进行交接,库房人员需要有接收的流程。这样我们把相关的方式也识别了出来。
What: 最后,我们需要详细定义每个团队部门需要做的具体任务清单。
所有清单列出后,我们就得到了如下图示:
如果我们得出的任务清单有很多,我们需要对相关任务进行优先级排序,那我们只需要遵循重要性与紧急程度,把相关任务按照不同颜色进行分类即可。
以上红色部分使我们最重要且最紧急的任务,蓝色部分为重要但不紧急的任务,黑色部分为不重要且不紧急的任务。
(四)总结
影响矩阵可以有效的帮助我们更好的理解问题,并将问题分解为具体可执行的任务。