体制内公文写作高手速成（文种3）

我们的日常工作当中所使用到的文种主要是哪些呢，接下来，我们分享一套口诀，看看什么样的文种分别适合办理什么样的公务。

上行请示或报告。如果你是给上级写公文，可以考虑使用请示或者报告，请示用来要东西或答案，报告用来汇报情况，借助于我们刚才所说的这样一个区分标准，基本上可以把这两个文种进行有效区分使用了。但是我们相信在现实的工作中，可能还是搞不明白究竟什么时候用请示，什么时候用报告，那我让大家更加直观的理解这两个文种适用范围上的区别，那就是事前写请示，事后写报告。请示为什么是事前写呢？因为我们发现请示是用来要东西，要答案的，往往是事前搞不明白这个事情能不能做，需要的资源能不能批，所以这个时候应该写请示。为什么是事后写报告呢？因为报告是用来汇报情况的，往往是事情发生了才能有情况。我相信在日常的工作中很有可能会接触到类似这样的一个公文标题，这个公文叫做关于什么的请示报告，这个公文规范吗？那我们发现其实这个公文关于什么的请示报告，很有可能是不规范的，为什么它不规范呢？因为这篇公文当中同时出现了两个文种，既有请示这个文种，又有报告这个文种，我们把这一类的错误叫做文种混用。为什么文种不能混用呢，因为我们发现不同的文种用于办理不同的事情，如果文种混用了，事实上就把办事的意图弄混了，读者就搞不明白你这份公文究竟是要要东西，要答案呢，还是汇报情况。

下行通知与通报。绝大多数的情况下，我们可以下发通知，把它作为下行文来使用，那么谈到通报，我想跟朋友们探索一下，通报是不是只能通报坏事呢？现实工作中很有可能会存在着一种误解，感觉提到通报就是坏事，其实不一定，像有一类通报叫做嘉奖通报，这就是好事，所以我们说通报不仅适用于坏事的通报，同样适用于好事的通报。

平行文种首选函。函是一个很典型的平行文，我们在现实工作当中有可能会触及到这样的一种特殊现象，就是你明明是给对方写了一份请示，按照常理而言，他应该给我们对应回批复，因为与请示相对应的文种就是批复，结果对方却给我们一份函。我们不妨共同思考一下，为什么我们给对方写了一个请示，他却回了一个函。其实，他回函有两个方面的用意，第一个他是想借助于回函来澄清我们双方的关系，他想表明咱俩不是上下级关系，咱俩是平级的或者是不相隶属的关系，他在澄清双方的关系；第二个就是想表达一种平等对待的尊重感，为什么能够表达出这样的一种感觉？因为函是一个很典型的平行文。对方为什么不给我们回个批复呢？因为批复是一个很典型的下行文，是上级给下级做答复的时候所使用的方法。我们通过对于这样一种现象的探讨，我相信大家或多或少可能会有一个感觉，那就是在行文的时候究竟要选择哪一个文种很值得去斟酌，因为你发现不同的文种适用于不同的关系，不同的文种适合来沟通不同事情，不同的文种蕴含着不同的思想、情感和内涵。很多时候一篇公文之所以办理公务的效率不高，成效不好，很有可能就是文种选用的问题，比如，两单位之间是一个非常明确的上下级关系，可是你却选择了一个平行文的文种，那对方很有可能就会觉得你不够尊重。

意见通行要有感，应答请示用批复。批复所针对的一定是请示，如果没有请示，我们也就无需写批复。

记录会议用纪要。纪要是一个文种的名称，这个文种的名称事实上是发生过变化的，它原来叫会议纪要，2012年在修订《党政机关公文处理工作条例》的时候，把会议纪要做了简化，简称为纪要，为什么要做简化呢？其实主要基于两个方面的考虑，第一个就是公文的标题往往本身就很长，如果一个文种的名称就占了四个字，会导致这个标题更长；第二个是一个更为重要的原因，那就是随着时代的发展，事实上很多需要记录的要点可能已经不再单纯于出自于会议，有的时候一些重要的活动当中也有需要去记录的要点，为了扩大纪要这个文种的适用范围，就把会议两字省略掉了。决议决定重大事，过会与否很重要。决议和决定是两个文种的名称，而这两个文种在使用的时候都跟会议有着非常紧密的联系，尤其是决议，它跟会议的联系达到了百分之百，使用决议就是在告知读者，我所发布的信息是会议讨论之后的结果。而决定跟会议的联系略微有一点儿弱化，那就是在极个别的情况下决定所发布的信息有可能不是会议讨论的结果，但是我们说绝大多数的情况下决定所发布的信息就是会上形成的决定，因为我们主张集体做决定嘛，所以你会发现这两个文种在具体使用的时候，其实都跟会议有着很紧密的联系，那么在这种况下，他俩该如何做区分使用呢？请大家注意，我们目前探讨这个问题的前提就是当它们跟会议有关系的时候，怎么样来做区分使用，实际上公文管理条例对于这两个文种的适用范围做了有效的鉴定，公文管理条例当中规定说是决议适合来发布重大决策，然后决定适合来发布重要事项，当发布内容的性质是属于重大决策的时候，我们就使用决议，当发布内容的性质是属于重要事项的时候，我们就使用决定。了解之后发现这两个文种还是个很难区分清楚，因为什么为一个重大决策？什么为一个重要事项？听起来依然很抽象。为了让大家更加直观的理解公文管理条例这个规定，我们把这个规定做一个形象化的解读，那就是决议适合来发布宏观的原则性的制度或者是意见，往往就是一个单位的重大决策，然后，决定适合来发布微观的针对具体人、具体事的意见。

以上就是我分享的常用文种适用口诀，即上行请示或报告，下行通知与通报，平行文种首选函，意见通行要有感，应答请示用批复，记录会议用纪要，决议决定重大事，过会与否很重要。（希望对你选用合适的文种有帮助）