《哪有没时间这回事》学到的三个时间管理清单

哪有没时间作者时间管理达人纪元老师,把时间管理研究得很透。根据人的心理学,以及人类大脑的规律设计出很多符合人使用的时间管理方法。最核心的我觉得是三个清单。

一.时间段清单

《奇特的一生》讲的是柳比歇夫这个超人,从26岁起,之后的56年时间里坚持每天记录时间和用时,人生成就显赫。记录时间的方法受很多人推崇,然而,对于普通人来说,如此每天频繁记录,因为这一过程枯燥无趣,挫败感强,根本没有几个人能坚持下来。

谈到做计划我们会本能地严格地按每天时间表执行,细分到每一小时,从早排到晚。这样同样会得到相同结果。规划越细致,越难执行,越容易受挫

针对这个问题这本书提出了按时间段管理时间的方法。把一天时间分段,安排固定的比较常规的活动,让这些活动固定下来,像编写一个程序一样,最后变成和每天吃饭睡觉一样自然。


时间段清单

先按时间顺序列出一天中常规活动的清单,然后分析这六个因素:时间,地点,物品,环境,他人,身心状态。根据这六个因素判断某个时间段哪些事情适合,哪些不适合,并安排活动。六大要素变得稳定时,我们对这个时间段的掌控就越强,也容易专注高效地进行产出。


六要素

安排好了时间段清单,就按部就班的执行,像电脑程序一样,这样就省心多了。

二.碎片化时间清单

我们所处的互联网信息时代是碎片化的,每天都有无数多信息,想法,事情,没法躲避。碎片多了,如果没有记录容易忘记,碎片杂了,容易烦躁。应对这种碎片时代,碎片清单是极佳的方法。

碎片清单像蓄水池一样,给大脑以外的区域提供了一片缓冲区,碎片进来先进入缓冲区,然后再合适的时候去处理它们,保证自己能够专注。

记录碎片清单需要包含三个内容:

信息:有价值的内容,可以是文章,金句,或者观点等。

事情:自己想做,或者别人让你做的事。

想法:自己的灵感,思考。

碎片清单的工具可以用手机的APP也可以用小笔记本,无论什么工具一定要随身携带,并且便捷。遇到碎片第一时间就记录。

记录一定要简短,越复杂越难以坚持,用名词或动宾短语就可以,能够保证自己联想起来。如:整理背景音乐,续借图书,学excel等。

记录完以后就要开始处理碎片清单。

处理就是思考这件事情怎么做。可以考虑这六个问题

1.可不可以不做?不做就删除,犹豫就留下。

2.可以找人帮忙做吗?找人帮忙,或者委派别人做。

3.可以现在做吗?两分钟能搞定的直接做。

4.有明确的时间点吗?那一天做就安排到哪天。

5.马上做的话接下来做什么?做最简单的下一部动作。

6.可不可以以后做?如果是几周,几月,甚至几年后的事,可以将它们单独放到一个“压箱底”的清单里

如果碎片清单太多了有一个方法:重新建立新清单,把能想到的关键信息写进去,然后一一查看旧清单,看哪一项可以写入,选择的过程其实是在回答上面六个问题的过程。建立新清单后,大部分碎片就会被解决了。

三.每日任务清单

时间段清单是每天相对固定的部分,而每日任务清单就是相对灵活的另一部分。每日任务清单就是从碎片清单中挑选需要处理的事,这些事往往是最重要的事务。

每日任务清单必须包含有效思考:所谓有效思考不是简单地把碎片清单搬到每日任务清单里来,它还包含对执行过程的思考。这个过程可以会“大纲”,“过程”,“步骤”的东西

假设有一个天平,左边计划右边执行,我们普遍缺乏计划,所以重压都在执行这一端,因此才拖延和焦虑。完不成计划很可能不是执行力,不是拖延症,最主要的原因可能是计划对过程的预演太模糊。我们都倾向于在执行时才思考过程,这样执行端压力就太大了。

所以制定每日任务清单关注过程而不是结果,根据经验估算出执行任务需要的时间。它不用太过纠结于细节,细节在执行时候再思考。清晰的过程设计将使每一个任务老老实实地落地。所以每天除了执行每日任务清单,留出时间思考如何制定任务清单也同等重要。

在制定每日任务清单时,考虑三个等级

A:这些任务必须完成,优先级最高。

B:这些也要很好的完成,但如果没有完成,也可以改天完成。

C:这些任务没有紧迫感,没有紧迫感,有时间也得完成。

利用手机清单里的优先级功能就可以实现分类。

通过时间段清单,碎片清单,以及每日任务清单就能很好地应对碎片化的互联网信息时代。这三个清单是帮助大脑减压的极佳方式,也能让自己生活更加有条理,增加目标完成率。三个清单都需要每天频繁回顾,让大脑无牵挂,不断优化。

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