时间管理的起点:高效行动

【来自熊猫小课,为了方便自己回顾课程,记录成文】

今天的主题是用简单粗暴的方式告别拖延症。

无论提高效率还是提高价值,都需要先付出行动,不谈行动的时间管理,都是空谈。而在行动的路上,我们都会遇到一个挡路的小boss——拖延。

他会对我们施以精神攻击,让我们跟着它走,而远离自己的目标。等我们意识过来,挣脱它之后,可能过了一段时间,又会被它拖着走,反复如此。

虽然拖延也并非罪不可赦,只是有时候明明有重要的事情要去做,却无法摆脱它,搞得人无比心累。

今天我们用几个方法来轻松搞定这个boss。先看下面的案例:

小艾的一天

小艾在大学毕业后进入一家国有企业做文秘,工作时间已经两年有余。过往的人生经验让她信奉这样一个原则:deadline是第一生产力。

不过,这次,似乎截止日期也救不了她了。

早上7点,周一,闹铃响起。小艾想:又该起床了,今天我该去跑步了,不然以前的裤子都穿不上了。但是又转念一想,好困啊,这么冷的天无比适合睡觉,晚上再跑也没有关系。(感受)

小艾按掉闹钟,等她再醒来时已经八点半了。她睡眼朦胧的看了一眼时间,就惊得坐了起来。“我的妈呀,八点半了,来不及了。”小艾急急忙忙地收拾了自己,小跑着出了小区,打车奔向公司。

滴!8:59,打卡成功!刚好没有迟到,趁领导还没有来,她去楼下便利店去吃了早点,然后回到办公桌前,握紧双拳给自己打气,“我要开工啦,加油加油!今天一定要完成刘总提案,明早他就要看的。”但是,心里有个声音说“提案好难啊,早上不如做点轻松的活儿热热身,不是有一堆发票还没有报销嘛,今早先报销吧”(感受),时间很快到了12点,小艾伸伸懒腰,觉得今早上似乎过的挺充实,于是去吃午饭,然后午休了。

下午下班后,小艾现将提案需要的资料整理好。这时,王经理突然跑过来,让小艾整理一份月度工作报表,后天给他。小艾想“刘经理的提案明早要交,时间比较紧急,王经理的报表先缓一缓吧。”但是心里有有一个声音“王经理的报表比较轻松,先易后难,不如先用它练练手。应该很快就写完了。”(感受)

小艾写完报表,准备写提案的时候,她觉得动笔困难,不是走神,就是东想西想。没多久就下班了,小艾拿着没有写完的提案回家加班。

吃完晚饭,小艾准备写提案,这时候觉得刚吃饱有点困,今天《奇葩说》更新了,先看再写也不迟。脑海里一个声音说“嗯,上了一天班,也该劳逸结合一下,不过我今天好像还没有跑步。哎,这拖延症真得治。哎呀,好烦,反正也急不来的,先来点薯片解解压吧。”(感受)

晚上10点半,看完《奇葩说》,小艾终于开始心急如焚地写提案,但微信朋友圈的推送消息又让她分心。凌晨2点,工作提案才完成一半,但小艾真的无法继续熬夜了。

于是她躺在床上,在手机上定了一个6点闹钟,想着明早起来写另一半。

小艾的一天就这样过去了。明早6点,她真的能起得来吗?

如何真正摆脱拖延?

小艾的例子,其实我们大部分人都经历过,这种就是缺乏行动力,罪魁祸首就是拖延。

在不想行动的时候,拖延给了我们一些理由,让我们心安理得,但长期来看,我们一定会为此付上代价。而且越是经常拖延,则越可能在面临新任务的时候拖延。

从根源上来说,这种恶性循环的背后有一种生理模式,及自我和感受之间的矛盾。

感受和自我两个小人儿

「自我」的小人想走A路线,最终收获大树上的果实,即实现长远目标;「感受」的小人想走B线路,获得眼前的快乐,不断采摘路边的小花,即短暂利益。

要想获得大树上的果实,需要付出一定的努力。而路边的小花,不用怎么费力就能摘下来。这时,“我们”和“我们的感受”之间,就需要商量好,然后选择一条路线。

一般来说,“我们的感受”更容易说服“我们”。

可以看出,小艾的案例中,她被自己的感受主导了多次,就像下图中「感受」小人拉着「自我」小人走了B路线,去采小花,忘了大树。

感受拉着自我上路摘小花

在生活中,这样的例子不胜枚举。如何才能夺回自己的控制权呢?我们往往认为,有行动力的人,自控能力都很强,这样才能用意志力来说服自己的感受,拉着自己的感受上路。

自我拉着感受上路

其实,要想获得行动力也不难,如果我们充分了解这种心理模式的应对策略,就能有效调动自己的行动力。简单说,这可以从两个方面来突破。

如何获得启动力?

万事开头难,任何行动都需要先启动,我们先看看如何获得启动力?

其实,方法特别粗暴。

第一种方法:321法则

举例来说,假如你正葛优躺着看电视,突然想起来要把脏衣服从楼上拿下来放进洗衣机。一般来说,这时候如果再考虑个十几秒,我们会马上给自己找各种理由,拖着不去做了。

所以,当下需要做得就是,心里倒数321,然后马上起来。走过去拿衣服,你会惊奇的发现自己像进入了自动化模式一样,真的行动起来了。

为什么这样一个简单粗暴、看起来没有任何技术含量的方法,能够如此有效呢?

首先要知道,「感受」小人往往会阻碍「自我」小人去行动,去达成目标,获得长远的利益。举个例子,早上闹钟响了,我们的目标是起床锻炼,但接下来,我们通常都不会直接起床,而是会生出各种各样的想法。可能会想“今天太冷了,起来容易着凉,不合适锻炼,再睡一会儿吧”,又或者是“昨晚睡得晚,我再睡一会儿,晚上锻炼也来得及。”“今天是周末,可以多睡一会儿。”

也就是说,这个时候,我们的「自我」和「感受」小人儿会吵起来。

两个小人在吵架

不管什么原因,最后都会导致追求舒适的感受占据上风,从而决定了赖床的行为。

而自我的目标和行动之间的关系本来就很简单,你发现了有什么目标,就应该直接去做。

运用321法则,就是在你产生目标,感受上还来不及反应的时候,就先一步星行动起来。“动起来”这一点非常重要,只要你动起来,阻扰你的感受就明显变弱了很多。

像这样,感受还没酝酿到位,自我就已经迈出了一步,于是感受就不得不跟着你走。

另外,321法则一定要记得及时发动,如果等感受反应过来再用就难以生效了。

为了及时发动,我们可以提前设定“大脑开关”:如果发生了某件事情,就立马发动321法则。

为了学以致用,我们再做个练习。

请思考,如何设定大脑开关?

像这样,具体使用321法则产生启动力,还希望大家针对自己的需要,用纸和笔写下思路,然后多多运用。

总的来说,321法则就是:


第二种方法:捆绑策略

这个方法的精髓其实就一句话:

我们来分析一下,如何通过提高短期自控能力的方式,获得其动力。

还是一早上起床为例,到了早上起床的时间,我们的目标是早上早点起床,然后去锻炼,但是我们感受上希望多睡点懒觉,只要上班不迟到。这时,你可以对自己说:

这个方法就叫“捆绑策略”,它通过重新描述现状,在当下就考虑到未来可能做出的所有行为及代价,让我们有更大的机会面对现实,战胜肤浅的感受。就像下图一样,由于“捆绑策略”增强了自控力,所以「自我」的小人推着「感受」的小人跑:

了解了上面的原理,来做个练习:

下午4点,你的同事给你买了一份下午茶,里面有你最爱吃的甜甜圈。但是,你正在执行减肥计划,你需要说服自己当下的感受,拒绝甜点的诱惑。你应该怎么用捆绑策略说服自己?

参考答案:现在不拒绝这个甜甜圈,意味着未来每次碰到食物的诱惑我都无法抵抗,这会毁了我的整个减肥计划!还会让我一辈子都当个胖子。


第三种方法:简化原则

用一句话来总结就是:做有价值的事情,行动比选择重要

有一种情况容易导致失去自控力,那就是想做/要做的事情太多的时候。比如,到了周末,你有好多计划:看书、练琴、写作。

这个时候,由于你缺乏明确的目标,很可能就进入了自动化的拖延状态。

就像下图的「自我」小人由于路线太多而不知道去哪里,就容易被「感受」小人拖着走了。

由于我们很难判断两个事情哪个更重要,比如两本书看哪一本更好,于是在犹豫中寸步难行,最后走上了拖延的道路。想要改变这样的情况,就要学会做出选择。

下面这个原则可以帮助你:

这个原则的意思就是说,只要是有价值的事情,不要纠结这件事的价值多少,就直接去做。哪怕是花一分钟的时间背两个单词,也是在积累价值,比犹豫拖延要强很多,拖延的时间都可以背几十个单词了。

有了这个理念,我们便不会再“难以选择”了。就像下图中,「自我」的小人只有一条明确的路,所以能快速地拉着「感受」的小人往上走。

总结:只要我们去积累价值,无论这件事情的收益多少,我们都能聚沙成塔。所谓成功的人生,就是无数个或大或小的价值,累积而成的结果。

获得启动力的方法总结

其实这三种方法有一个共性:

所以,我们还可以自由发挥,设计出其他满足这个共性的方法,从而增加行动力。比如,再举一种方法:让「感受」得到「小花」更加困难,就变相的增加了让「感受」走向「果实」的机会。

举个例子:

所以说,基于”拖延模型“,希望大家不但能够用课堂上学到的3种方法,也能在此基础上,灵活自创其他方法,让自己获得行动力。

这些方法的科学依据

这些方法提炼于一些神经科学原理,我们做这些动作,本质上影响了大脑的前额皮质(prefrontal cortex),即大脑里负责行动和注意力的部分,以促使我们做出行动。

除此以外,这些方法还刺激了我们的基底核(basil ganglia),也就是位于大脑皮质底下的一群运动神经元,从而降低了发起行动所需要的活化能(activation  energy)

新的问题:只有启动力就够了吗?

肯定是不够的,如果不能持续产生行动力,即使有了“启动力”也只是昙花一现。就像下图中,走到一半的「感受」小人不乐意了,开始拉着「自我」小人往回走。

也就是说,我们虽然产生了启动力,但是如果不能维持,就容易被我们的感受拉回它想要的路线上。比如,你用321法则让自己去写年终总结,结果写了5分钟就不耐烦了,这种情况该怎么办呢?

这就是我们新的问题:如何持续获得行动力?

如何持续获得行动力

1 拆解任务 用奖励满足自己

先来看看行动者是如何丧失行动力的:通常来说,拖延者因为拖延了一个重要的事情,后面时间来不及了,不得不补上,但拆东墙补西墙,西墙又得补。

这是因为在补欠下的事情时,其他重要但不紧急的事情,也变得紧迫起来。补了一圈又一圈,最后让人精疲力尽——这就是拖延的负循环。

本来拖延的过程是为了躲避压力,但是拖延的恶果又让人产生一系列负面感受,比如愧疚、懊悔、焦躁。最后的结果是,我们不但没有因为拖延而缓解了压力,反而积累了更多负面感受,让我们压力更大。这些感受带来的压力,又更容易让人进入下一轮拖延,最后越来越补自信。

改变拖延怪圈,获得持续行动力的关键,就是要从根本上让「自我」和「感受」达成一致。

比如说,把大任务拆解成小任务,然后每完成一个小任务,就能从中得到成就感(如上图中的小花),从而奖励自己的“感受”。

我们以“写年中总结”为例,首先将年终总结进行任务分解:

1.通过资料和周报,回顾工作内容和工作成果

2.确定年终总结PPT的整体构成和页面分配

3.挑选模版,搭建年终总结PPT的框架

4.写完PPT的第一个部分“工作情况”

5.写完PPT的第二个部分“经验分享”

6.写完PPT的第三个部分“未来计划”

7.完成PPT相关数据填充和表格制作

8.检查并重新编写不足和不适当的部分

9.最后确定内容是否全部完成

这样看起来是不是容易多了,甚至我们还可以在完成每个小任务后,主动给自己一些奖励,比如散步放松、吃零食等等。

像这样,自我的目标和感受的目标都落在了同一条路线上,就自然形成正循环了。

要想获得持续的行动力,总结成一句话就是:

这种把大任务拆解成小任务,然后每完成一个任务,就能从中得到成就感或自己设置的奖励,这种方式偏于短期,我们再来看看如何长期获得行动力。

2 如何长期获得行动力

在攻破了短期如何获得行动力的方法后,我们再来看看如何长期获得行动力。

要想获得长期的行动力,就要记住武林江湖的一句话“天下武功唯快不破”。在时间管理的江湖里,“快”和“早”就是你获得长期行动力的利器。

快:指的是提高做事的效率;早:指的是能“提前”就提前。

效率和提前是一个整体,效率会带来提前,提前也会带来效率,从而形成正循环。

这个原则虽然听起来老生常谈,但是只要具体落实,就能产生显著效果。

看几个具体案例:

第一:提前思考

在正式工作前,你就应该先发制人,提前思考,未雨绸缪。

例如你可以提前预测障碍和困难,想到相应的对策。

回顾上一篇中的案例

小C:我想,我们现在的提案还没和客户沟通过,没有充分了解客户的想法,又被否决的风险。

小C:老朱说他明天去了解一下客户对这些方案的想法,我们在确定具体方案时候就更有针对性了。

小C:所以我们可以把初步方案中的思路提取出来,再将一些关键的点整理成一个问题清单,让老朱明天和客户碰一下。

可以发现,因为有了「提前思考」,小C就避免了提案被否决重做而耽误的时间了,其实是从另一个角度增加了效率。

另外,小C在完成了上午的工作后的零碎时间,又继续思考:

1.老朱带回来的反馈有哪几种可能呢?

2.这几种结果发生后,分别需要对方案做怎样的调整?

3.最糟糕的情况是什么?万一发生了,如何应对?现在可以做提前准备吗?

有了这些提前思考,又便于小C在未来制定方案是提高效率。

第二:提高效率

工作中,可以不断改进,提高效率的方向是无限的。

就拿打印文件来说,上个月我有份文档要打印50份,每份文件3页,并且需要修改每一份文件的标题序号。我最初是这样做得:

复制文件>>打开文档更改标题(加序号)>>打印>>等待打印>>走几步路拿回文件>>装订>>继续下一份文档......

打印了两份后,我就觉得这个效率太低了,接下来,我尝试提升效率:

改进

1.通过百度寻找解决方法,例如搜索“如何批量重命名word文档标题”,最后找到了合适的答案。

2.不再使用复制文档并改文件名的方式,而是把50份文档都制作在同一个Word内,也就是150页。

3.使用Word自带的功能批量重命名文档内的50个标题,并且实现了每个标题序号递增。

4.连续打印150页改好标题的文档再去装订。

这样以来,效率提升了数倍。接下来的装订和整理工作,也用了同样的思维去提高效率。比如说装订步骤,刚开始是先分好页,然后再装订,感觉速度慢。因为3页纸比较薄,装订并不需要太用力,我就换了一个更小巧的,手掌大的订书机,这样就可以把订书机放在手里,一边分页一边装订,装订效率又提高了两成。

在生活和工作中,虽然很多人已经认为自己把事情做得非常熟练了,但可继续提高效率的地方,仍然是无穷无尽的。

最后,当你将「效率」和「提前」融合在一起的时候,就能产生奇妙的正循环效应。

第三:「快」+「早」形成的正循环效应

当你秉持着「早」和「快」的原则来推动工作的时候,工作本身也就会朝着良好的方向自然发展——做事进展会越来越快,做事的成果也会越来越丰富。

这是因为,提升了做事效率以后,我们就更容易把我做事的关键。以工作为例,提高工作效率,就更容易感知到,手上的工作应该把握哪些关键人物、和谁保持沟通、和谁确认需求、遇到问题应该向谁求助、有哪些可以参考的方法等【关键点】。

另外,「快」和「早」还能让我们面对意外的时候更有抵抗力。因为时间充裕,我们可以没有压力地完成额外的任务或解决突发事件。

只要坚持下去,这种「快」+「早」形成的良性循环,效果就会越来越明显。因为「感受」和「自我」能够在这种正循环中,长期互相激励,不断上进。

最后总结

今天学到的方法如下:

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