合理管理你的时间

背景

写下这篇文章,其实有一定的背景,我简单说一下。我有两个去年毕业来公司的同事,她们在刚进入工作状态的时候,是很兴奋的状态,这样的状态大概持续了半年左右,之后工作就没有太多激情,问起来的时候,是觉得自己工作很忙,每天都一样的工作,感到很累,前景也很渺茫的感觉。

其实说实话,在我毕业半年的时候,我也遇到了类似的问题,当时自己的工作都能搞得定,但是特别迷茫,下一步我该怎么走?我不能永远停留在这个低沉的位置上,我得努力啊。但是,怎么努力?我不知道。

后来,我觉得纯粹的这样想问题,这不是个事,不是有句话说“学而不思则罔,思而不学则殆”吗,像我这样一直在思考怎么做,却不付出实际行动,对自己来说其实是有害的。于是,我觉得不管怎么样,我去学习一些新的东西吧,总比这样什么都不做的好。后来我给自己定了一个工作之外的、为期一年的学习计划,在这个计划执行到一半的时候,我发现我没时间去思考将来怎么做了,我现在需要大把的时间把我当前的事情做好。回过头来,我发现对于时间的安排显得特别重要。

定一个目标

对于时间的管理上,我觉得首先要做的,是制定一个目标,这个目标不要太长远,太过于长远的目标很难坚持;其次,这个目标不要太复杂,太复杂的目标往往不容易实现,会让自己心里产生畏惧情绪。

基于以上的两点原则,我个人建议,对于一般的长期目标,可以制定半年或者一年的目标计划。对于比较小的目标,建议一周或者一个月为期。

比如我制定的长期目标,是学习一项技能,比如学习考驾照。很多在工作的人考下驾照的时间都在半年左右,所以把它作为一个长期目标是合适的。一个短期的目标,比如这个月我要把前天买的那本书读完,假设你看一页书5分钟,每天看一个小时,30页,一般一本书900页也差不多了吧。

对于制定目标,以及对目标的自我考核中,我需要提出两点说明一下:

  • 一年为期的目标最好是制定那种可以拆分的,比如读十本书,看20部电影等等之类的;比如考驾照虽然是单一结果,就是拿到驾驶证,但是中途也是有阶段性成果检验的,比如科目一二三等等
  • 目标的考核要注意,一般来说,你能完成制定目标的7成左右,那就已经很厉害了,因为你在执行的时候,不知道会遇到什么样其它事情的干扰。如果你100%的完成了目标,你得考虑一下你的目标是不是太低了,适当调整一下。

合理分配时间

制定目标之后,要学会合理的给目标分配时间,我们用上文中的一个目标,做一个简单的案例分析:

一年读十本书,这个目标不大也不小,对于在工作的很多人来讲,我们更多的时间被着来自于手机客户端、电视、电脑、广播等媒介带来的碎片化的信息所占据,能完完整整去读本书以及思考的时间,其实也不多。对于这个目标,就应该大致分配到每个月读一本书的时间中去。相对来说,对于一些有大量休假的时间段,应该多分配一些时间去读书,或者正好相反,对于一些旅游达人来说,这些时间段分配得更少,其它时间就相应的更多一些。

对于分配时间而言,我有一个比较简单的经验,希望与大家分享。对于我一周的工作,一般是周一早上开周会,会总结上周的工作,然后安排本周的工作。对于时间的划分,首先我会划分称为几个比较大的时间段,上午、下午、晚上(吃过晚饭之后)。每周的安排当中,我会将几个要解决的核心问题,分别列着这些大的时间块上,当然,晚上属于我的私人时间,一般是安排自己的学习,极少数是安排关于工作的延续。

这里有一个问题需要说明一下,关于定义什么是核心问题,核心问题是按照结果来定义的,一定是可以感受得到的,阶段性的结果。我们举例说明一下,我们要做A、B、C三件事,其中C需要先完成B和A,那么分配时间的时候,应该先分配B和A,而不要先去做C,做到一半发现还有B要完成,然后去做B,这样会导致效率低下,而且把结果验收的时间拉长(考察结果的时间拉长,严重的时候,会导致人对目标失去信心),是很不划算的。

互联网讲究的最小可行性,以及快速迭代等等都是基于上述核心问题划分的场景化描述。

对于时间划分,上文说到了分成整块的问题,其中要注意除了时间块之外,还有一些碎片化的时间,比如吃早餐的时间,会议提前结束的空闲时间,午饭午休的时间,晚饭晚休的时间,上厕所的时间等等之类的。在碎片化的时间,我称之为时间粒,应当充分利用并保证时间块的连续性。什么意思?意思是你可以用碎片化的时间,做那些对结果考核不重要的事情,比如看个新闻,关注一下天气,逛一下电商网站,追一下昨天的剧等等之类的。

除了时间块和时间粒之外,还有一个问题需要引起重视,就是对时间的容错性分配。什么叫容错性呢?容错性就是你在做这件事的时候,允许犯错,而犯错是必须要付出时间成本的。

比如你提出一个方案,这个方案可能制作出来只要半个小时,但是你在最终形成这个方案的时候,可能已经花费时间整理了很多资料,形成了很多套方案,最后才用了这一个,那么其他的方案都是你这个方案的错误成本。对于互联网从业者来说,尤其是程序员,对于自身的问题,更应该考虑容错性,比如你修改一个问题,可能只需要几分钟,但是你很可能不知道,也许你修改了这个问题将会导致其它无法预知的问题。或者你以为修改这个问题很简单,但是深入理解这个问题的时候发现这个问题没有想象的简单。所以容错性是必须的!

一般来说,容错性,按照正常问题解决的时间,乘以2基本就差不多了。比如解决一个问题可能只需要半小时,一般安排时间,依照一个小时计算。时间的容错性,不足一小时按照一小时计算,不足半日按照半日计算,不足一天按照一天计算。根据我的经验来说,一般这样的时间容错性,是足够的。

问题优先原则

对于时间划分以及最后的执行上,要遵循一定的时间优先原则,其实说起来也非常简单,就是重要而又紧急的事情要优先做。一般来说,问题的重要性和紧急性都是动态变化的,需要自己做出判断和选择。

重要事情的判断与执行上,有一个问题需要注意,一般来说,重要的问题都需要进行拆分,而拆分度,可以按照上文时间块的分配,一直拆分到半天可以进行结果考核的程度,如果不行就尽量继续拆分。

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