总结Sergeant at Arms(简称SAA )的俱乐部工作内容

写在之前。参加过二十几次头马会议(包括友俱乐部会议),会议主题不同,具体要求随之变化。在SAA任期中,把天津培训师头马俱乐部工作核心总结分享给各位同仁、伙伴,不足之处请大佬们海涵(^з^)-

SAA主要工作内容:

1. 口袋里装的会议必需品:

a.(议事锤,小叮叮,时间牌)


b.(时间官报告,总点评报告,哼哈官报告,即兴点评报告,语法官报告,计票纸<官方正版>)


c.(宾客签名贴纸,签到本,缴费二维码)

物料拍摄by助手张诗媛

共12件物品。

2. 值班职责

A摆桌椅→B布置黑板今日主题内容→ C接待来宾的签到并缴费→ D发Agenda投票纸和宾客签名贴纸 →E应对突发事件→ F暖场 →G宾客介绍→H上帝视角

A.摆桌椅

前排桌面分别放好语法官、时间官、哼哈官、总评员的会议材料,会后收集会议材料。恢复桌椅位置(进门如何摆放,结束就如何摆放)。


B.布置黑板今日主题内容

书写清楚关键字,有小道具的环节在会议前询问并布置好。建议俱乐部有一支专用油笔,场地方有时候没油。


C.接待宾客的签到并缴费

门口圆桌很方便签到工作,值班SAA坐在门口(专座儿,意味着有事儿一眼看到找TA询问解决)。签到本横线写明具体推荐人和具体公众号等,便于PR得到宣传反馈,增进宣传力度,扩大宣传渠道。签到完毕,统计宾客人数和金额,与财务官核对金额。中途到的宾客,视情况在演讲轮流间隙和休息环节入场,在休息环节和结束后提醒缴费,保证会议流畅,全员注意力不被打扰。


D.分发Agenda、投票纸 、宾客签名贴纸

计票官每个座位放上Agenda和投票纸(缺人手可以找会员临时助手)后,会议开始前,SAA团队检查是否宾客人手一份,提醒宾客留意座位上已放置的会议物品。中途到的宾客,轻轻递上材料,尽量保证全员注意力不被打扰。

值班SAA主动帮宾客填写签名帖,增加辨识度,帮助宾客相互认识,并且解决了即兴演讲写名字不知怎么写的尴尬,宾客的融入感和体验感会好些。(缺人手时邀请会员帮助,做SAA的最大便利就是全员都是助手,细分任务是关键,但不要喧宾夺主,SAA团队才是本职服务核心。)


E.应对突发事件

火灾(走逃生楼梯《楼梯大门位置在电梯对面,另一个电梯和逃生楼梯在大楼对称的位置》,不乘坐电梯!!)。安全专家宾客的建议。

突然发现投影仪坏掉,立刻告知演讲者,并且配合时间官给演讲者留出应对方案的时间。

角色快要开始,发现角色还未到场,提醒VPE和主席寻找替补,同样配合时间官做出应对方案。


F.暖场

这是一段FREESTYLE的SAA专属演讲。主要内容包括:

1.提醒全员将手机调成静音状态,避免会议中走动,询问在座有哪位还没有Agenda、投票纸、签名贴,分别介绍使用功能。(有些宾客并不清楚这些是做什么的,统一讲解)

2.保持全场整洁,把垃圾扔进前台的纸篓。会议结束不要忘记携带自己的物品。

3.热情欢迎所有人参加本次会议,时间官(此时小叮叮响起~)提醒会议正式开始。

4.隆重邀请主席上台开场,回到门口的座位。


G.宾客介绍

1.从第一位宾客进门起,主动行握手礼表示欢迎,握手礼的好处在于快速把宾客拉入场合,显示重视彬彬有礼又不失分寸

2.宾客介绍环节是紧接着第二次握手的场景,尤其对陌生宾客来说,特别容易产生亲切感和依赖感,给接下来的发言做了心理铺垫。握手礼安排在环节开始和结束两处,或者任意一处,看时间决定。(重复的安排实际感受超好,可爱的宾客们你们开心SAA就踏实了。一次友俱乐部意外中学到的。)

签到本的另一个作用是背宾客称呼(有防忘记的签名贴纸神器不用怕)。握手同时称呼对方注视眼神。对俱乐部的门面来说,这是东道主官方代表表达对宾客个人重视与礼貌欢迎,再一次拉近距离增加俱乐部好感的,唯一正式情景。(也许这才是把唯一会议角色指定接待官员来做的原因吧)

3.提问和回答自我介绍时,先说一个问答模板(提问主要包括称呼、爱好、怎么知道为什么来参加会议、是否求职等需求)。可以从骨灰级宾客开始,第二位宾客自我介绍结束后,气氛开始活跃,一位比一位说得精彩。串场词从专门角度找话题,勾起宾客回忆(有时宾客自己忘记了以前的好表现),让宾客感受到俱乐部之前关注过我还惦记着我,有助于协助VPE、VPM的工作。

4.关注每位宾客的表现,比如:

参与会议的次数,参加了哪个场次(这些内容签到本可查)。

有没有做即兴演讲,有没有获得最佳或者受到好评,发言表达了哪些与众不同的观点,有没有突出的表现,有没有客串摄影师和计票官角色,对俱乐部玩法熟悉程度,友俱乐部会员支援的角色等细节(这些细节要靠场次积累)。


H.上帝视角

寻找可以改进宾客、演讲者、会员体验感的点,气氛如何调节,如何得当。多个助理多双眼睛,就会发现好多好玩的点,事情做得越来越好。

完善和精进没有尽头,同样,会议进步没有止境。



3.特别建议

可以的话,提前35+分钟到会场,在宾客到前准备工作做好,时间不会紧张,比较从容。值班SAA如果有会议角色和备稿演讲还能有时间温习和备稿。

早来的另外一个原因是,应对极少可能会场不能用的情况(我们的场地方很牢靠)。如果出现设备坏了等问题,提前通知该角色和会员及时应对,保障会议顺利进行。


写在最后。这个职位是一个居安思危的位置,发自真诚的围笑是保证大家玩得安心开心还有长进。别忘了,会议的顺利召开离不开各位大佬们的言传身教、鼎力支持。在此虚心求教
COT Officer合影

刘媛媛,Chloe Liu,天津培训师头马俱乐部,TJTTMC,创始团队成员。

喜欢游泳,研究生在读,京津折腾,single lady。

by峰会摄影师郭晶晶
最后编辑于
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