上班如何正确“摸鱼”?

“没搞错吧,在北上广深这样的一线城市工作,经常性加班不说,哪还有时间和精力来摸鱼呢?你不怕被领导骂,不怕被公司开除?”

“怕呀,我当然怕得要死!今年刚刚在深圳买了房,所以压力山大呀!,不敢懈怠每一分钟!”

“那你还教我们如何正确摸鱼?!这不瞎说八道吗?”

哈哈,今天我教不是上班混日子的“摸鱼”,而是通过高效工作法快速完成领导布置的工作任务后,从而减少加班,利用空闲的时间来多做自己喜欢的事情,说的是这种“摸鱼”。那如何保证速度和品质的去完成每一项工作?大岛祥誉的《麦肯锡高效工作法》给了我们答案。这个冬天我们全国150多位拆书帮三级拆书家,一起拆解了这本书。以下是根据这本书和我的工作经验进行的拆解。


图 《高效工作法》

这本书告诉我们,高效工作法的核心秘诀:最小思考法,以下是“最小思考法模型”。通过这个模型,可以让你“坐上火箭去工作”,帮助你提升工作品质和速度。


什么叫最小思考法

最小思考法是以“工作价值为导向”,(1)一次只做一件事;(2)从最有价值,最重要的事做起;(3)果断舍弃不重要的工作。

为什么要以工作价值为导向?如果你不知道你的工作价值是什么,你就不知道你能给客户、领导或公司带来的价值是什么,就没有工作意愿和动力,也获得不了别人的认可,在职场上就很有可能成为部门可有可无的人,变成职场的“小白兔”,随时有被公司辞退的风险,从而也无法提升你的核心竞争力,获得职场上的晋升。

为什么一次只做一件事?只做有价值和重要的事情?我们每天可能会面临各种各样工作任务,有大事,有小事,还有不是你的事情,如果想把各种事情同时做好,那会让你精力不集中,会让你捡了芝麻丢了西瓜。而分不清楚哪件事情对你最重要、最有价值,那就很有可能陷入不断加班“旋涡”,让你没有时间和精力去做自己喜欢的事情,没有时间去通过学习来提升自己的能力,没有时间去锻炼身体。让你一直在“透支人生”,无法成为一个高效能人士。通过最小思考法可以达到: 用最少的付出,取得最大的成果;用最小的力量,取得最大的成果; 既能追求品质,又能追求速度。

如何运用最小思考法

通过三项技术,高效工作。

1.建立假设的技术;

2.成果设计的技术;

3.整体设计的技术。

1.建立假设的技术

“假设”的意思是指“对做某一项工作任务可能带来的结果”,做出自己的一个预判,这个叫“建立假设”。为什么要对工作建立假设?通过假设可以准确的找到工作价值,明确工作方向,如果没有建立假设,可能耗费大量的时间却没有结果。

那么如何来通过假设来找到工作价值?分3个步骤。

第1步:建立假设。

可以参考黄金句式——做XXX事情/任务,是否能够解决XXX问题,达到XXX的效果(例如:降本、增效、达成合作、提业绩等价值)。

举例1:制作企划书时(事情/任务),让顾客(或者上司)认识到“这个企划书就是我想要的”。(效果)    

举例2:接待和服务好进店的顾客(事情/任务),让顾客感到“购买了这件商品实在是太好了”。(效果)

第2步:验证假设。    

时间充足情况下,可以采用市场调查来分析验证假设。通过市场调查的方式了解影响假设的因素,用5W1H方式收集相关信息。判断我们设定的假设是否成立,如果不成立需要重新建立假设。市场调查与收集信息的工具可以采用5W1H法。


时间不足的情况下,可以直接询问上司或身边人求教等方式来分析验证假设。完全没有时间进行市场调查,可以直接与提问的上司进行沟通是了解价值,并且建立准确假设的最佳办法。

3.套用框架。使用框架提高思考效率,形成假设与验证假设的闭环。这个框架工具:空——雨——伞。通过这个框架,建立了“现象——原因——方案”闭环。

 “ 空 ” ( 事 实 ) →“ 雨 ” ( 解 释 )→“伞”(行动)就是一种框架。从什么地方开始思考?但如果有“事实是什么”→“对事实应该进行怎样的解释”→“应该采取什么行动解决问题才好”这样一个思考的流程,就可以避免出现不知如何是好的盲目思考的状态。框架可以使我们的思考力变得更加灵活,与自由思考相比,利用框架进行思考更容易使我们发现新的创意,提高思考的效率。从结果上来说,这也能够使我们的工作安排更加高速化。掌握最小化思考法的人,都知道如何利用框架来消除工作中的无用功。

找到工作价值以后,如何让领导看得见,认可你的工作?成果设计技术可以帮助你实现。

2.成果设计的技术

“成果”指的是你领到一个工作任务后,你想要交“一个什么样的东西”给你的领导,所以“最终成果”,也就是你的工作目标,要先想清楚再去行动。否则很有可能你做的成果不是领导想要,导致耗费大量的时间、资源和精力在做无用功,得不到领导的认可或者是客户的认可。成果设计的原则:明确的、清晰具体的(显性化)、可达成的、有时间限制的。最好符合SMART原则。好的成果设计可以消除无用功,决定工作的价值,影响工作的结果。那么如何进行成果设计?

第一步:把成果显性化。

参考公式:在XXX时间段内的XXX工作任务中,做出/制定/设计出XXX的成果

第二步:做好领导或者客户的沟通,把握对方的期待。如何来把握期待?可以通过黄金圈法则(Why-How-What)把握上司的期待值。

Why:这项任务的意义和目的(与前面价值导向对应)

How:我完成这项任务大致的思路和方法。

What:您期待的一个结果是不是这样?(即工作目标)

知道工作任务的成果以后,如何开展工作?合理高效的安排和完成这项工作?可以通过整体设计技术来帮助你。

3.整体设计的技术

“整体设计技术”指的是,根据工作成果把工作任务拆解为不同的阶段和时间节点,这样我们就能清楚的知道哪些阶段是重点,哪些阶段改产出阶段性的成果,哪些阶段可以安排出去高效完成。如何制定整体设计图呢?实现高效安排和完成工作呢?

(1)分解工作流程:将整个流程分解为创造价值的必要的几个阶段;

(2)挖掘各阶段附加值:对每个阶段的价值和阶段性目标进行挖掘;

(3)分解各阶段作业要素:分解每个阶段需要进行的具体作业;

(4)确定各阶段的负责人:

    ● 任何人都能做的部分→交给别人去做

    ● 与价值直接挂钩的最重要的部分→百分百全力以赴

(5)设计甘特图:按照各阶段所需要的时间设计,安排工作进度。

举个例子:假设你是一个大客户销售经理,你需要拓展一个新客户,与他完成签约。那么你的工作整体设计可以如下图所示。通过这张图,可以让你清晰知道自己工作或者负责的某个项目的关键环节,合理高效的安排工作。比如“商谈”和“成交”的工作环节是你的重点,其他事情可以安排他人去做。并且通过这个图能够准确把握领导的预期,让领导了解你的进度,让工作成果显性化,一目了然。一旦发生工作偏离领导预期可以及时调整工作安排。这里是一项工作任务的安排,如果是多项工作任务也可以采用“整体设计图”。

高效工作核心在于“最小思考法”,最小思考法的关键在于以价值和成果为导向的工作安排,专注最有价值的工作任务,才能让你工作效率事半功倍。让你快速完成领导交代的任务,上班时间“正确摸鱼”。

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