导语

12月5日下午16:00，我们的产品发布会如期落幕。全程没有出现任何突发状况，站在黑暗角落里的我，舒了一口憋了很久的长气。

现场嘉宾缓缓起立、离开座位，我打开场地的灯，简单的与嘉宾们道别之后，立即投入到媒体宣传工作之中：修改新闻通稿、分发给各媒体、撰写推送公众号文章、沟通和接待专访、撰写后期宣传新闻稿、联系行业垂直媒体沟通发布……直到昨晚，沟通完最后一波专访之后，走在回家的路上，心想，终于到了这个环节——活动复盘。

活动复盘，这是我2个多月前新学到的名词，之前从未听说过。

正如这个名词一样，整场活动办下来，于我而言，就像一个从未进过厨房的有点笨手笨脚的小女孩，或照着菜谱，或外请援手，一板一眼一招一式的学着做了一桌满汉全席。因为没经验，所以心里没底，这个过程充满着探索、怀疑、思考和尝试……

The Story

01  9月13日：我们自己干，而且，集体零经验！

故事的开始要从9月初一个秋高气爽的午后说起。我们CEO小黄走过来跟我说，“我们年底之前要办一场产品发布会，你到时候可能会比较忙一些”。对活动策划毫无概念的我，无知者无畏的满口答应了下来“好啊”！

因为当时马上到全国双创周，我们公司在中山、郑州和北京三地都有活动，也是忙的不可开交的时候，所以关于发布会，我们都没抽出时间细谈。

而自从知道这个事，我就开始搜集各类关于公关活动策划和执行的资料，文章和课程，在碎片时间填鸭式自灌。所有关于这件事的知识和信息，对于我来说全部都是新的。所以，自灌过程还挺嗨。

小黄的一位朋友给推荐了一家公关公司，专业做活动执行的。小黄给对方报了个预算，大约一两周之后，那边给了一个方案。我们一看，方案预算居然是我们给的预算的250%，重要的是，方案所呈现出来的风格调性和我们的品牌调性很不相符。小黄说：“我们自己干有可能吗？”，当时已经学了一些皮毛知识的我，得瑟的自以为已经学到了不少了，正好想找个施展的机会呢！于是，一拍即合，我们自己干，关键是，集体零经验！

02  我们小范围的自嗨时光

决定自己干之后，我和小黄就正式进入我们小范围的自嗨时光，也可以说是我自个儿的自嗨时光，因为他实在是太忙了，常常是神龙见首不见尾。

9月13日：确定活动时间

按照原本的计划，我们是希望在11月7-11日的上海工博会之前举办产品发布会的。所以发布会的举办时间最早定在了10月底。然而，在我们决定自己干的时候，已经是9月13号，接下来的9月15-21日是全国双创周，我们要兵分三路去参展，再除去10月1-8日的国庆中秋假期，我们的时间肯定不够用了。于是决定把时间定在工博会之后，11月底-12月初。结合小黄给我的时间范围、加上传播效果最好是在周二、又查了黄历找黄道吉日、……若干因素相结合，我们最终把时间定在了12月5日的下午。

9月18日：梳理准备工作的内容范围

9月13日，我们把活动日期拍定了。与此同时，全国双创周也如火如荼的开展起来。这一周，忙到不可开交的我们，还挤出了点时间做了两件关于发布会的事。一是理了理准备工作的内容范围，比如：确定主题、选定场地、确定设计方案、选定礼品、……等等等等，大概想象着我们发布会要呈现出来的是怎样的一个风格。这其中，及其重要的是整场发布会的视觉设计，这块我们心里非常有底，因为我们有一个强有力的队友——鸿文广告公司。这一周的另一件事便是，我们请来了鸿文的井总，一起聊了聊发布会的想法。井总也一副嗨到不行的状态。帮我们梳理了准备工作的流程，发布会现场流程，需要尽快启动的工作等等。

10月10-20日：选场地、看场地、定场地

双创周忙完后，很快迎来了国庆长假。国庆长假结束后，我立即投入到找场地的状态中。

之前自灌知识的时候，看到有资料说到场地的重要性：场地直接传达的是活动气质，会影响用户体验的60%甚至更多。所以，场地绝对不能将就，一定要找到最适合的。

找场地之前明确以下几点需求：

1.地理位置：考虑地理位置所传达的气质，以及交通便利性。我把范围锁定在中关村、奥体、798三个区域。

2.场地类型：考虑场地类型所传达的气质，我们将类型锁定为艺术馆、美术馆以及新型的特色场地。

3.场地规模：根据活动人数确定，200人左右的规模。

4.场地配套：因为搭建费、物料费和设备租赁费都是很大的成本，而且需要投入人力和时间，所以在找场地的时候，我们希望尽量找到音响、灯光设备齐全的场地。

5.场地费用：根据预算确定这部分的费用。

明确了以上需求之后，便开始了找场地行动。因为是外行，没有相关资源，我主要从以下几种途径入手。

1.盲找：网上海搜、百度贴吧等地方，以“活动场地”等类似的关键词搜索，可以搜到场地推广的帖子，看介绍，打电话联系，了解配套、价钱，索要场地图片、PPT等资料备用。

2.求推：之前加的一堆品牌、市场、公关类的群这下派上用场了。群里喊一声，一堆人响应，赞品牌/市场/公关行业小伙伴们的热心肠。有推荐场地的，有推荐有场地资源的人的，也是联系到场地直接负责人，了解配套、价钱，索要场地图片、PPT等资料备用。

3.会务O2O平台：这是这次get到的新技能，盲找的过程突然惊喜的发现，居然还有这样的神平台，其中，会唐网、酒店哥哥、淘会场、会小二被称为会务O2O四小龙。这些平台也挺好用的，会有专员对接服务，提供场地备选list，list中给出场地基本信息和场地负责人的联系方式。同上收集资料备用。

通过以上三个途径，我看了近50家场地信息，从中选出8家符合上述五点需求的场地，把场地基本信息、图片和PPT介绍打包发给当时已好几天没见着面儿的小黄，告诉他我建议重点看哪几家，并“命令”他“20号必须定场地”（对，在镁伽就是这样的风气，任何一个人都可以管CEO叫小黄，还可以命令他，连我这样的90后都行，哈哈）。

他对Mee Park 798店很感兴趣，和我预想的一样。于是，我们20号早上去798，打算先看Mee

Park，接着把798区域的几家都看看。看完Mee Park，我们都很满意，并且12月5日也有档期，小黄当场就确定了。

心得：北京太大了，并且交通状况堪忧，前期准备工作做到位了，可以节约很多现场看场地的时间。前期工作中，一定要明确需求，自己不确定的话，就多和领导沟通吧，套话去，问他希望传达一种什么样的气质，邀请的都是什么样的嘉宾，人数，等等吧。

10月20日确定活动主题

因为小黄太忙，挺难抓到他。我心里早盘算着，20号找场地的时候就要定主题，所以我自己提前想了3个主题，其中我感觉最好的是“机器之镁智慧有伽”。

20号定完场地，我俩一起在798附近吃饭，我先没说自己的想法，而是先问他关于发布会主题有什么想法吗？他想了想说，要不就用“机器之镁智慧有伽”吧！

噢耶，想到一块儿去了，只要不到2分钟，主题确定了。

03  11月5-13日：给力队友的超嗨助攻

场地和主题确定之后的一周，上海工博会也在准备中，我需要配合老乔准备产品资料、展位海报设计等等。

同时，我开始考虑发布会现场的流程，结合流程考虑现场视觉设计。11月2日，我们再次邀请到我们的给力队友鸿文广告的井总过来勘查场地谈设计思路。

2号与井总从场地告别，5号我们全司举一半之力前往魔都参加超大型的行业展会，一直到15号再度跟井总见面。这中间，我不知道他们经历了什么，反正井总往镁伽大会议室的大屏幕上一投出设计出来的一整套效果图，真是亮瞎了我的24k钛合金狗眼，太TM赞了。

这一整套视觉图包括：主KV画面、入口处三块小LED屏画面、电子签到屏画面、侧墙12联屏画面2套、后墙6联屏画面2套、吧台KT板画面、舞台LOGO背板画面、室外引导牌画面、室外玻璃贴画面、停车券、椅背贴……等等等等。这么多物料，这么短的时间内完成，而且设计效果特别特别特别赞（后来在发布会现场，真的是无数人为之惊叹，全都是我第一次狗眼被亮瞎时的表情）。

最值得一提的是，当我们在工博会个个忙成狗的时候，根本没人与他们沟通内容，井总他们画面的内容居然也是以工业发展史为轴线，和小黄想到的演讲内容完全契合，好基友奏是这么默契。

04  11月13日-12月3日：我们的集体狂欢时光

工博会的一周， “发布会”三个字就像三把利剑悬在胸前。我就感觉时间在我眼前一点点的流逝，从我的指甲缝里一点点的流逝，筹备工作还没有实质性进展（因为当时还没看到井总的设计），尤其在了解到产品演示准备的复杂度之后，我甚至焦虑到嗓子发炎失声。在展会的空闲时间，抓住老乔和小黄报告困难，请求支援，于是我有了一个负责产品演示跟进的给力搭档——小田同学。同时，小黄也说工博会之后回到北京，还有三周时间，他会推掉其他安排，全力备战。算是两颗大大的定心丸啦。

心得：有困难，找领导，管用！

接下来的三周，就是我们的集体狂欢时光。

场地设计/嘉宾邀约/内部宣传/PR部分/现场流程构想预演

这几部分工作是我来做。

说正事之前，这里插个小故事，继嗓子发炎5天说不出话来之后，11月21日那天早上醒来准备起床，突然感到天旋地转，头晕恶心到不行。躺下就好，一动就晕。我妈给我端来一碗小米粥，我半躺着喝下去，我老公给我买来了强力止晕的药，我吃下去之后，躺在床上用微信沟通公关稿件的事，半个小时后，我晃晃悠悠的赶往公司。一路上就在想，越是重要时刻，越要好好吃饭，好好睡觉，这种突然爬不起来的感觉太可怕了。所以接下来的两周我就拼命吃饭，每天忙到差不多赶紧回家睡觉，结果发布会结束后我成功的胖了两斤。

回到正事：

场地设计：在井总那套亮瞎双眼的设计的基础之上，细节作了一些调整，另外针对产品演示方案增加几个画面的设计。此外，按照进度，提前两周向场地提供实物物料的制作文件，提前一周，向场地提供LED显示屏的画面。

嘉宾邀约：统计嘉宾名单，设计制作邀请函，发送邀请函。

内部宣传：根据小黄演讲内容确定倒计时海报内容，撰写倒计时海报文案，设计制作倒计时海报。

PR部分：确定媒体宣传方案：会前会后分别通过公关公司发新闻通稿，结合邀请5-10家媒体到现场。按照这个方案，确定公关公司，沟通会前预热新闻稿件的撰写方向，审稿，发布；联系记者，一个一个记者的邀约。

现场流程构想预演：脑补现场流程，和场地执行小哥沟通现场状况，查缺补漏。工作人员安排，进场时间沟通，货物运输方案制定。

心得：这几部分工作好繁琐，每个模块环节都好多，需要对接的人也多，需要考虑到的细节也多，而且，每个模块对于我来说，都是在探索，都是现学现卖。看着不是特别大的模块，但是很费时间，每天打电话说话说到口干舌燥，微信敲字敲到手指发软。此时，我的脑海里始终萦绕着一句话“我能想到最繁琐的事，就是亲自去办一场发布会”，你们70，80后们自行脑补配乐吧。

心得2：当太多事务需要考虑的时候，根本无法静下心来精雕细琢文案的表达。此时我也想到一句话，“匠人的内心绝对是安静的”，心里千头万绪的时候，还必须静下来做文字工匠，真是逼得我精神分裂症都要犯了。

摄影摄像

现场摄影摄像又是一个专业性比较强的模块，我无力顾及。这块我属于安心无忧的交给了阿旭全程跟踪。这位最把镁伽当家的北京姑娘，绝对值得托付。

礼品服装

与此同时，采购的于哥和阿莲一直在跟进礼品和服装选型、定做、看样、批量生产、货运的整个进度。12月3日，礼品、服装就绪。

产品演示

与互联网行业相比，镁伽这类公司的发布会相对要特别点，主角除了台上演讲的CEO，还有台下耍酷的——10套协作机器人。也正因此，这次发布会镁伽需要动用研发力量。

拜北京这个秋冬命运多舛的快递行业所赐，距离发布会前两周，我们才收齐这10套协作机器人的物料。就在我们收齐物料的第二天早上，我们到达公司的时候，发现大会议室里灯火通明，空调温暖度不像是早上刚打开的，莱昂纳多·文博、尼古拉斯·龙和镁伽著名的第一天来公司放下书包挽起袖子就干个通宵的昱鑫同学，又悄默声的干了个通宵。10套机器总算装完，距离发布会还有不到两周时间。按照之前确定的演示方案和各方案负责人分配机器，立即开始测试。测试过程又出现了一些插曲，不过在研发大兄弟们没日没夜的奋战之下，12月3日，全部DEMO调试成功。此外，我们期盼已久的志彦大神仅用了两天就做出了能效曲线的数据可视化界面，简直酷呆了。

演讲内容

这场发布会最核心的内容，当然是要由我们CEO小黄自己来准备，其中产品和技术那部分必须由我们技术大拿琰哥亲自操刀。那段时间我也是忙到两眼冒金星，不太清楚他俩的详细情况，光知道他俩白天有很多其他事要处理，内容组织和PPT制作都是晚上搞。还有前文提到的设计水平屌炸天的井总和设计师小杜。凌晨2点，凌晨4点，凌晨5点的回龙观新村，他们一定都见过很多次了。咖啡已经免疫，直接干红牛，论箱干。

4号下午，PPT在场地的超大屏上彩排播放的时候，又一次亮瞎了我的24k钛合金狗眼。彩排，大家一起过PPT，记录问题和建议，晚上接着调，优化无止境，就是要那份完美的执念。强迫症星人始终不能理解，为什么某大司在大型活动的PPT会有错别字呢？

5号下午，发布会结束一直至今，总有人会跟我说，

“你们创始人PPT做的太棒了，那么晦涩的技术，呈现的深入浅出，而且设计的特别漂亮……”

“你们发布会的PPT做的太有水平了，创始人讲的也棒，我参加过很多场发布会，这是第一次看到，讲到最后，全场还是爆满的情况，其他发布会说到技术的时候，好多人就走了”

……

这段日子之所以被我称为“我们的集体狂欢时光”，因为我现在回头去想，别的都已模糊，只记得一张张兴奋的笑脸。一群人撂下手中的活，端碗来大口吃饭；吃完饭，挽起袖子接着干活的场面，好简单。恰恰就是这种简单，好难得，好可贵。

05  12月4-5日：破釜沉舟，背水一战，不成功便成仁

12月1日下午开会，我给大家讲未来几天的安排，说到突发状况的预案时，小黄说，我们不用plan B，破釜沉舟，背水一战，不成功便成仁！

12月4日一大早，我们23个人，10台协作机器人，各种演示配件，资料，礼品……浩浩荡荡的进入场地。按照预先设计的位置摆放机器人和演示配件，当天调试完成。礼品摆放，资料装袋，当天完成。演讲内容彩排，当天完成。

12月5日上午，产品演示上电运行正常。场地物料搭建完成。礼品小夜灯拆盒点亮完成。签到处布置完成。一切都在顺利的进行着，此时11点，我决定抽离半个小时，写通稿大纲，发给公关公司，交代撰写新闻通稿。一边写大纲，一边把饭给吃了。

午饭后，嘉宾开始陆续入场。产品演示区人头攒动，饮料自动售卖演示、绘画演示、积木抓取演示、递送签到笔演示、电子产品生产线演示、实验室溶液自动配比演示，吸引了众人的目光。我们的工作人员为嘉宾们讲述着各类应用。

2点半，发布会准时开始，此时，全场爆满。我站在后面的角落里观察着全场的状况。小黄，琰哥的演讲按照计划一步一步的进行着。

4点，发布会如期结束，全程没有出现任何突发状况，站在黑暗角落里的我，舒了一口憋了很久的长气。

发布会结束后，我就马不停蹄在赶新闻稿，大脑一直处在排外的工作状态，一直到晚上10点多工作结束，和霞姐在滴滴上简单的回顾了一下当天的情形，才有一种隐隐的感觉——我们的发布会好像还挺成功。拿出手机一看，朋友圈一片热闹，当天已经刷了N轮屏，许多朋友特地发来消息，称赞声一片片，我才知道我们这次是真的挺成功的，效果远远超出了预期。

06  12月5-15日：我的PR初体验

发布会后，我计划了两周的PR宣传工作，这其中有我们约的媒体，也有媒体主动约的我们。形式主要是发稿和专访，媒体有科技创投媒体，比如猎云网，Xtecher等，也有行业垂直媒体，比如中国智能制造网，中国机器人网等。PR初体验，新知识新技能get到不少，此处因为篇幅原因，不再展开细说。

How To Be Better?

关于对发布会的评价，这段时间最常听到的是“超出预期”这四个字。小黄说过，老乔说过，小蔡说过，还有谁谁谁说过，我都不记得了。我想，可以用一句话总结一下：整体成功，细节还可以更好。

1.时间安排：真正投入到筹备的时间合计不过5周，其中，大家全部投入的时间只有3周。时间安排的太过于仓促，定时间的时候对工博会以及产品演示环节的工作量没有合理考虑到。

2.邀请函的呈现形式没有做全面沟通，后期因多方有不一样的需求，导致额外花时间、人力和成本做了三个版本的邀请函。

3.嘉宾名单确定的过于零散，花费较多精力在分散的做邀请函。

4.演讲内容确定的太晚：演讲内容真正准备的时间只有最后几天，时间太紧迫。

5.PR部分：邀请到现场的记者数量偏少。150人规模，10家媒体合适。

6.PR部分：记者车马费的记账问题，下次考虑找公关公司代理邀约媒体，这样我们支付一定比例的服务费，可以有发票。

7.PR部分：由于发布会前事务太多，并且演讲内容没有最终确定，所以发布会当天的通稿一直没有准备。发布会当天写通稿，时间太仓促，没有时间优化修改就发布，导致质量一般。下次当演讲内容确定后，公司内部忙不过来，可以请公关公司或者关系较好的记者代写通稿。

8.发布会流程安排：演讲结束后可以考虑圆桌论坛等形式的其他活动，丰富发布会的内容，也可以分散嘉宾离场的时间，工作人员可以有精力送行。

9.场控的细节问题：入场时间段，由于demo集中在入场通道内，吸引围观者太多，导致现场看起来有点混乱。

10.场控的细节问题：因为座位没有标注嘉宾姓名，导致引导工作复杂度增加，并且因为引导不及时，导致嘉宾乱坐、不入坐的情况发生。

11.场控的细节问题：重要嘉宾临时不来，应通知全部相关人员，不能有遗漏。

12.场控的细节问题：提前5分钟提示入座，感觉有点短，导致演讲已经开始了，还有陆续进场入座的情况，考虑提前10分钟也通知一次。

13.场控的细节问题：左侧12联屏在演讲过程中没有切换到第二套画面，场地工作人员遗忘。我本人应该在开场10分钟的时候提醒会场工作人员。

14.早期选择的手机号后4位的签到方式，因许多嘉宾没有手机号而无法执行，临时更换签到方式。

15.设计几套典型DEMO，调试成功后，各类活动备用。

三个月，摸着石头过河，终于上岸！全程打怪升级get新技能，一个字，爽！本打算这个活动复盘只写后面这15条How To Be Better?的，但是思考总结的时候，除了一张张可爱的笑脸，和一阵阵爽朗的笑声，还有在此期间诞生的镁伽F4，一切都变得很模糊。于是，我一点点的去回忆，去深挖，去还原整个过程。谨以此文，献给正在成长中的镁伽，以及镁伽20多位可爱的兄弟姐妹们！

———————————————The End!———————————————