十七、【第六周6.1】了解大脑特性：激发高效能

了解大脑的特性：

特性一：我们容易被内外部信息干扰

特性二：我们的大脑内存非常有限

特性三：我们很容易遗忘

特性四：我们的大脑很容易产生焦虑

十八、【第六周6.2】日理万机的秘密：执行三大流程

日理万机的技术，行动的三大流程：

记录、排程和执行！

1、正确的记录

凡事做记录！

批量记录，养成“随手记”

言简意赅

2、准确的排程

选出最近2周要完成的事务，有明确截止时间的就把它放进“日历”，没有明确截止时间的就把它放进“弹性清单”

3、严格的执行

每天我们必做题是日历上少的事件，往往和时间密切的相关，到点就做。做完就根据要事优先和情境优先的法则，做更多清单事件。

在此过程中，执行4D原则：

1、删除（Delete）：把与目标无关、不重要、没意义的事情从自己的记录中删掉，不执行；

2、推迟（Delay）：把和重要不不紧急或者暂时没有考虑好的事件暂且搁置，推迟执行的时间；一旦没有重要紧紧事件的时候，一定要抽出时间来关注这些被推迟的事件。

3、委托（Delegate）：学会授权与合作，将能委派出去的事情尽量派给更适合干这件事的人去完成；

4、执行（Do）：那些无可推脱，非你不可的重要紧急事情，就不要犹豫，马上去做！做完以后，去关注重要不紧急的事件，并思考如何改善。

一个收件框和便签贴：

有任何其他事务来打断或者脑子有其他打扰的时候，我都写一个便签贴丢入框中。

把事情按照家庭、领导、电话等等分颜色；

便签贴言简意赅。

十九、【第六周6.3】全脑规划法:利用左右脑对事件进行分类

根据大脑的物理构成，来揭示一个排程的核心方法：

1、了解我们的脑部结构；

2、易效能排程三个问句；

3、执行事件的三大分类。

1、我们的脑部结构

1981年的诺贝尔生理学或医学奖的得主，斯佩里博士通过著名的割裂脑实验，证实了大脑不对称性的“左右脑分工理论”，我们的左半脑主要负责逻辑理解、语言和书写等，因此左脑常被称作是“意识脑”、“学术脑”、“语言脑”；与之对应的右半脑则主要负责空间形象记忆、视知觉、想像、灵感和顿悟等，因此右脑也常常被称为“本能脑”、“潜意识脑”、“创造脑”和“艺术脑”。

2、高效执行的三个问句

要不要做？

想象要达成的结果。

思考行动的步骤

3、执行事件的三大分类。

时间管理的本质是对事件进行分类、排序与选择。

日理万机三个流程是记录、排程、执行。

对记录下来的事情进行分类，排程时现在你可以进行三个问句来进行。

首先进行大分类，

第一、把不重要、无意义的删掉；

第二、把没想好或暂时没机会的搁置；

第三、按照资源聚焦近期事件、执行的事件需要细化“近细远粗”的原则，把重要且紧急要马上做，再次分类，分成日历和清单。

建议对于紧急不紧急的时间按照两周进行划分。

1、两周内就是紧急事件。

选出最近2周要完成的事务，有明确时间日期起点和终点的事件的放进“日历”，其他的放进弹性清单。保持严谨不失弹性，日历事件一定要少，它是我们的承诺，弹性清单我们放置更多的事件。但不管是日历里的事件，还是弹性清单里的事件，只要是确定最近2周内要做的，我们就要把它们优化细化，按照重要紧急程度分别找到每件事的行动第一步。

2、而不在这两周内的事件，我们就可以只是粗略地记录，不用过于细化出它的具体安排。等到把两周内的重要紧急事务做完，我们再来关注那些重要不紧急的事情。

3、那些两周以上的重要不紧急事件包括：

3-6个月要去完成的“项目”、

一年维度的八大关注、1-2年的目标、

长期的使命和愿景，一生的宗旨。

以上内容就是我们今天所讲的“全脑规划法”。

练习：A4纸工作法

二十、【第六周6.4】最好用不容易用好的神器

三个维度：工作、生活与人生，必须掌握的神器：日历。

3 个方面跟进行拆解：

1.误区与难点；

2.日历的起源；

3.我的日历用法。

第一、误区与难点

有一种叫做“赶投胎”的现象，有的同学想完成很多事情，就把所有想到的、安排好、没安排好都写在上面，日历上的事件密密麻麻，什么都放在上面，没完成的还留在上面，但是时间过了很难查询，造成巨大的心理压力。

还有在日历上跑步的笑话。很多人把过多很想做但做不到写在日历，而且还设置了重复。比如说想跑步，想着每天跑养成习惯，就设置重复，结果日历满屏都是跑步。由于各种原因又没去跑，大量的记录只是让自己在日历上跑了一圈。

这是搞不清楚清单、日历、项目和习惯的区别造成。

第二、日历的起源

结论：日历上记录的应该是相对固定的或者公共事务，只放明确一定要做、也一定会做的事件。

第三、我的特殊用法

我用日历来管理自己这些约定，首先预先留出固定的时间给重要的人和事。

每逢重要的节假日，以及家人的生日、小孩的开学、演出、寒暑假，还有老婆关心的日子等等我都一定会陪伴他们。

生活上的大事特别责任与承诺，应该首先记录在日历中，而不能因为约定俗成不记录。

留出家人和自己健康的时间之后，再来安排其他工作，如课程、会议，也会因为减少了工作的时间，来一步步要求我提高工作效率或者更加注重目标的选择。

练习：在你的电子日历上留出重要时间，并搞定你的日历关键操作。

1、搞定工具

Calendars 5

2、分类清晰

建立日历分类设定颜色，

个人

工作

家庭

某类事务多了可以再细分。

3、在手机系统设置中设定日历默认分类

一般是个人分类，设置日历的页面从周一到周日显示，最好日历的app放在最醒目的手机首页，保留日历的弹屏通知。

4、先大后小，先安排重要的大事，体现为跨天事件。

请现在在一年的视角里，放入假期、旅行，孩子寒暑假、学校活动等对家人重要的日子。

然后把在1-3月的重要日程也详细写上，出差、学习、会议、约会、重要娱乐。

5、严谨少量

日程往往与多人相关的，具有严谨性，确定好时间地点后不能修改或取消，不能安排得过多。

6、远粗近细

近期要做的事情，例如2周内的事务，要记录准确精细，精确到具体的时间。远期的事情，例如3个月后要去旅行，我们安排大概日期哪天到哪天，早一天晚一点没关系，还可以更改，但一定要先写上。

7、记录详尽

对于月度内日程会比较多，例如我的课程、航班，旅行时的酒店都会记录得很详尽。

8、减少重复

一般情况不用日历来管理习惯类的事务。

习惯，使用打卡系统软件或者清单app中设置单独的文件项目来管理。

9、查看更新

每天早上晚上查看自己的日历，可以随时添加，也可以随时根据具体情况的改变做出更改和补充细节，同时发现日程事件所产生的清单事件，例如去旅行，就增加清单事务如要订机票、订酒店、办理签证。重点要查阅当天以及未来一周的日程，每天重复看，大脑基本上可以大概记得日程。对重要事务需要提醒自己准时处理的，不用日历提醒，因为声音很小，最好设上闹钟。

10、局部原则

日历只是其中一个时间管理方法。

二十一、【第六周6.5】弹性事件的管控

大量的事件进入时间流，解决方案是“保持严谨而不失弹性”，重要紧急的事件分成“日历事件”和“弹性事件”，同时把紧急的视角从一天扩展到两周。

日历事件：非常严谨地安排，数量要少，优先级最高，一定保证完成。

弹性清单：把两周内一定要完成的重要紧急的其他事务，灵活地根据时间、空间、精力能量和他人的配合状况来批量完成它、委托它；今天做不了，明天做也可以，只要符合时机与条件，就优先完成可以完成的。承诺少，先完成重要，然后其次。

这套行动的管理方法叫做排程五要素，配合全脑规划三问句，包含五要素“T/STEP”，其中：

第一个T，是time的首字母，代表时间；

S，空间

T，工具

E，精力、能量

P，自我和他人，一件事情的参与人员

T优先级最高就是日历事件。T优先级下降，STEP标签法，它可以帮助管理弹性事件。

在全脑规划法的三问句中，我们将一件事情转换为行动描述语言，即“主语+动词+参与人员+事情”。非日程事件，我们在此基础上再加上多标签，包含STEP四要素。

例如：

我打电话医院预约体检#电话；

沟通喜马拉雅音频第七章内容#在家#电话#高能#云霞#以诺。

当事务在排程阶段，我们根据“STEP标签”标注每一件事情，形成不同的弹性清单。在执行时，我们就能快速地知道自己此时此地，可以做些什么！

例如：

这周我在深圳陪爸妈、讲课，昨天飞机一到深圳，我手机里的Omnifocus自动弹出我事前放入“深圳”这个标签的事务：到达深圳时我要做的事、要见的人、要关注的事物，有这样的提醒真是非常方便。这是基于空间Space的提醒，而不是时间流的提醒。

使用现代的智能工具，我们可以根据自己的需要设置各种各样的提醒，例如：

1）到地提醒，就是你到达某地时会得到的提醒，例如到公司、到家、出差某国某城市时获得的提醒；

2）人物相关查询，很多事务需要我们和团队、家人一起处理，我们可以增加某件事情的人物标签，这样沟通时就可以检索。

3）拥有某种工具时可以处理的事务，如智能设备、电话等。

练习：A4工作表

二十二、【第六周6.6】事半功倍的法宝

对于长期的、复杂的、重大的事情，我们就需要在项目的维度统筹管理。 如：

与爸爸妈妈一起到非洲旅行；

2018年学会新的技能潜水；

彻底整理自己的房间；

改变自己的形象和气质；

准备生二胎；

6个月减肥15斤；

练出马甲线……

这些事项很重要，一般是我们3到6个月甚至1年内需要完成的事项。

项目的定义是：

一组为了实现同一个目的的行动。

短期完不成，需要很多个步骤才能完成的事。

事情不简单，不像一个步骤就能完成的日历和清单事件，但它们又是非常重要的。

项目PAS法则即：

描绘画面P（Picture）

描述行动A（Activities）找到项目行动的关系并排序S（Sequence）

通过这个方法，轻松搞定项目，作出成果。

第一步，想象并描绘项目大功告成的画面P（Picture）

为了能够激发你想象成功画面的全部，我推荐的工具是思维导图。无论是纸笔也好还是思维导图工具也好，把你头脑中想象的成功画面所有的关键人物物体物品，即“名词”写下来。

第二步，根据名词进行项目行动描述A（Activities）

根据画面找到名词之后，需要结合名词描述对应的行动。

通常我们在描述行动的时候，需要将前面的名词加入动词，再描述成为具体的行动，也就是“我+动词+参与人员+事件”。项目与此前讲到的清单的不同之处，在于它是多步骤的复杂事件，往往既有日历事件，又有清单事件。通常，我们把其中的日历事件作为项目重要的节点（里程碑）。

对于清单事件则需要进一步的加工。我们此前在讲清单的时候讲过STEP标签法，也就是清单中的行动需要为它添加S空间、T工具、E能量、P参与人员这几个标签。

在项目中，也要加入这类标签。此外，因为项目有关的行动是包括了更为复杂的维度，因此就需要考虑到在行动描述中增加期间、金钱、资源这几个限制性条件，更有助于项目的推进。（也就是我们在项目表中填写的备注内容）

第三步，找到项目行动的第一步、第二步、第三步……第N步是什么？即S（Sequence）

在项目中，我们需要把清单事件分解成1+1步，逐步推进。为了能够有序，就要对事件进行排序。当你站在项目出成果的维度，一项一项地去完成各类事件，你就会得到良好地反馈。

当能得到这样的正向反馈，就会促使你花更多的时间、精力投入到项目当中。同时，当你在项目中不断完成各个行动、不断推进的过程中，自然对项目有了更多的研究与探索，能够持续更新项目，也就做得越来越好。

练习：一个案例和两个图表。

还是以婚礼为例，大家需要做的，就是首先想象并描绘项目大功告成的画面，画出一张思维导图，清晰地用导图记录成功画面中的关键“名词”。

通过思维导图，我们可以得到顾问、策划、酒店、场地、道具、婚纱、仪式、摄影师、礼服、伴郎、伴娘、花童、美食……这些名词。只要想到的“看见”的的名词都先记下来，甚至可以和团队一起头脑风暴，越多越好。

接下来，需要为这些名词进行行动描述，这时候不考虑顺序，比如：

全体在希尔顿酒店草坪进行婚礼仪式

在希尔顿酒店进行彩排

与婚礼顾问总监沟通婚礼立项

确认婚礼顾问团队成员

预定酒店场地

与婚礼顾问制作婚礼道具清单

……

前两个都是日程事件，后面都是清单事件。

对于清单事件，根据具体的行动描述进行排序，找到项目行动的第一步、第二步、第三步……第N步。还可以不断补充不断调整执行事件的顺序。

因此，项目就是基于一个特定的成果产生的一系列日程与清单事件，匹配相关资源比如金钱、人员的集合。

可贵的是，当你能够完成一个项目，你就能够掌握处理重大、复杂事情的方法，把它变成简单的、可分解的、可操作的步骤，用这种方法解决你遇到的所有难题！

二十三、【第七周7.1】迭代你的系统：新时代工具的特征

1、移动化是大趋势

2、云和大数据是未来

3、多设备多屏操作是高手

4、无线远程控制是亮点

花一个番茄钟的时间根据你自己的情况列举出来50个工作和生活中经常遇到的事件或场景。

简单列出我的一些例子，供参考

1、上课用我的电脑、充电线、接口我装在一个包里

2、手机上的app归类

3、把微信二维码贴在手上背面，随时可以让人扫描

4、经常要去国家把相关的银行卡、外币、电话卡放在一个小包中

5、各类会员卡找软件管理

6、孩子睡前的行动整理一个清单贴在床边

7、经常方位的网站整理出标签

8、经常需要发送给他人的文件放在微信收藏里，并加上标签，删除其他内容

9、经常需要录入的短语，如自己的相关信息变成输入码

10、在经常用信用卡打上公司开发票信息

列完之后，用哪些工具可以简化这些场景，提升你的效率。

二十四、【第七周7.2】同步日历：轻松掌控纷繁复杂的日程

以我自己的日历为例，一打开日历就能看到各种颜色标记着各种各样不同的事，这就是分类，非常重要的。有横条状的全天或者跨天大事件，还有点状的时间段小事件。

在我的日历上，建立家庭、孩子、父母、工作、课程排期的子分类。

看我个人这页6月份的日历，

橙色部分代表的是家庭事件，孩子放暑假，我需要在这段时间里抽空陪伴家人；

绿色部分是公司总部的日常运营，这些事件反映了我们公司一些重要的日常事务；

蓝色部分就是我们所有的线下收费课程的课程排期等等。

为了能一目了然地只查看某一类事务的情况，使用苹果自带日历的“部分显示”功能。

事件分类共享

前面说到了云存储带来的“数据共享”功能，苹果自带日历享有这样的功能，它还能进行“事件分类共享”！把某一类的事件信息共享给与之相关的人，例如：家庭事件，你只需要共享给自己的家人。

强大的信息备注功能

一件事情，涉及到的信息往往会有很多，以坐飞机为例，除了你的目的地名称，还有起飞降落的时间，以及是否有接送机服务、接送机时间、航站楼T1/T2/T3等等。

苹果日历的备注功能非常好用就在于：

它不仅可以输入文字内容，还可以添加访问链接！一点就可以进入与该日历事件相关的详细信息界面，一点跳转，不用再去其它地方翻找。

如果你输入有地址，它还可以直接调用地图并进行导航，实在太方便。在手表上可以快速点击导航。

一般情况下，我会在酒店、门票、约会等事件中加入备注，一收到信息，就把它复制粘贴到日历的备注里，要用的时候，只需要打开日历或者抬起手表，所有的信息就能一秒获得。

APP之间的信息调用

“航旅纵横”，管理航班信息的软件。你只需要把你的护照和身份证号输进去，就可以调用你过去搭乘的航班记录，以及你刚刚买到的机票信息，它就是一款可以调用日历数据的软件。

我一买票，航班信息就会自动添加到日历中。我只要把这个事件分类改成是给团队共享，放到我“总部行程”这个子日历里，我团队的所有成员就会立刻收到我的行程，这种无声的沟通，感觉很美妙。

二十五、【第七周7.3】苹果清单工具推荐

Omnifocus：值得信赖的大脑外挂系统

1、OmniFocus实现对所有事务的记录！

“收件箱”的功能按钮

随时随地，快速记录一切你的突发事件和头脑中的灵光乍现，让你做到万事不遗漏，不忘记！让我们实现“记录”的四大属性—一切、快速、手边、可靠！

记录在这里面的事件，你在一天的早晚养成固定时间进行排程的习惯，即思考判断把不做的要删除，暂时不做的搁置，马上要做的再分成日历和清单。

2、使用OmniFocus对事务进行排程！

以对“截图上传喜马拉雅”这件事进行排程为例，首先点开这一事件，在“信息”那一栏下面有：标签、项目、标记、到期和通知这几项选择按钮。

“截图上传喜马拉雅”这件事，我对它安排就是：

在标签部分，我给它打上了“智能设备”的标签，（【STEP标签法】可以给同一件事情打上多个标签）例如在文稿中的一张截图上，有一件事是“晶晶给我电话的最终文件”，这件事我就给它打上了3个标签“委托、电话、纽约”。

“标签”功能按钮，可以设置的所有标签。通过标签来查找事务，这样我们就可以在不同的时间、不同的地点、不同的精力状态下，选择做不同的事情。例如：电话、智能设备、委托&等待、在家、外出等等。而每一个标签里面都放置了很多的要执行的事务，以智能设备为例，我就放置了诸如：

截图上传喜马拉雅；

下载乐速通安卓充值；

移动回复；

下载成绩单等等。

说回到“截图上传喜马拉雅”这件事，在标签功能下面的是“项目”，于是我把这件事放进了“线上爆款课程”这个项目里，因为这件事属于这个项目推进的一小步。

项目下面是“标记”，如果这件事对你来说非常重要，那么给它标记一下，点亮这个小旗子，然后你就能按照重要紧急的原则来优先处理这件事。标记下面是“到期”，在这里选上这件事的执行截止时间。如果没有选上，你是放置到紧急事件栏目里，那说明它是在未来一到两周要完成的。

最后一个是“通知”，给予你及时的提醒。但是你千万不要高兴的太早，设置过多除了会造成压力之外，同时通知的声音非常小。

建议你要养成每天早晚排程的习惯，这样你经常看到这些重要的事件，你的大脑非常熟悉它们，并完全可以记得短期的重要的安排，我们需要具体细节的时候，还可以通过软件快速查看它。

完成了排程，“行动的三大流程”中的最后一步：执行。

OmniFocus可以调用苹果自带日历上的内容，基于我们“严谨而不失弹性”的事务计划原则，在每天的排程中，我们可以在OmniFocus上，一目了然地看到日历上少而精的固定日程事件，同时也可以在同一界面上，看到安排在今日的弹性事件清单，这样的功能设计让我们既能掌控全局，又能有重点地开展执行。

大家看文稿中的截图，在6月28日这天，我有3个日历事件：

鸿儒放暑假

全天录音

墨尔本时间管理公开课

原则上这三件事就是我在当天要优先关注并且让自己或者团队完成的事，它们的重要程度其他清单事件之上！我先完成关注完成日历事件，然后才能去选择完成其他的弹性清单事件。