解锁内在力量:有效的任务管理策略与技巧

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事件1:昨天下午,接到领导电话,说一位公司领导办公电脑有点小毛病,让我处理下。当时将任务记录在本子上,继续处理手头工作,然后就忘记了。今天早上想起来,才着手进行处理。

事件2:还是昨天下午,老二幼儿园微信群里,老师说明天园里有活动,所有小朋友穿园服。今天早上老师在群里又提醒一遍,急忙将老二穿好的衣服给脱掉,换成园服。

这些小事是工作和生活中的缩影,如果没做好,则说明能力欠缺。但如果因为个人原因忘记了,那就是态度问题,容易给人留下不可靠的印象。

为什么容易忘记任务

1.人的记忆是有限的

人类的大脑容量是有限的,它只能存储有限数量的信息。虽然大脑非常强大,但在面对大量信息时,它可能无法完全记住所有的细节。

同时,人的记忆存在遗忘现象。大家肯定深有感触,很容易遗忘一些早期学习或经历的细节。这可以归因于记忆的衰退或干扰,以及存储和检索信息时的一些限制。


艾宾浩斯遗忘曲线

2.缺少关注和重视

当我们没有给予任务足够的关注和重视时,大脑在信息处理和存储方面可能没有充分的资源分配。这可能导致任务的细节没有被有效地编码和保留在记忆中,从而容易遗忘。

同时,缺乏关注和重视意味着我们对任务的重要性和紧迫性没有足够的认识。如果我们对任务的意义和影响没有充分认识,我们可能会把它置于次要的位置,从而在记忆中给予它较低的优先级。

正如事件1,如果当时投入足够的重视,则会立即放下手头的工作,马上联系处理。

3.未建立有效的任务管理系统

有效的任务管理系统是一种帮助你组织、跟踪和完成任务的方法或工具,它具备明确的目标设定、任务分类和归档、提醒和提醒功能、优先级管理、任务追踪和进度更新等特征,以帮助你更好地管理和完成任务。

如何有效管理任务

为了避免任务被遗忘,保证任务管理系统有效运作势在必行:

1.选择合适的任务管理系统

选择适合自己的任务管理系统,可以是一个任务管理APP、电子表格、笔记本或任何其他方法。

需要强调下,任务管理系统可以不局限于使用一个APP管理所有来源的任务。我就使用微信、滴答清单APP、便签等工具管理任务。

在保证你能有效管理任务的前提下,尽可能保证使用的便捷性

2.记录任务

无论是使用纸笔、备忘录应用程序还是任务管理APP,确保将任务详细地写下来,这样一来,你可以在需要的时候回顾并提醒自己。

3.制定任务优先级

为每个任务设置优先级,以确定哪些任务需要首先完成,这样就可以集中精力处理最重要或最紧急的任务,减少遗忘的风险。

4.设置提醒和提醒

使用提醒功能来提醒任务的截止日期或其他重要时间点。可以使用手机的提醒功能、电子日历或专门的提醒应用程序来设置提醒,并确保这些提醒与您经常使用的设备同步。

例如事件1,我应该将该任务添加到滴答清单APP中,并设置提醒。事件2,我直接借助微信的提醒功能,设置明天早上6:30提醒我。

5.经常回顾任务:

定期回顾任务清单或管理系统,确保了解当前和即将到来的任务。这样可以帮助你记住任务并做出相应的安排。

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