前天见到Jan，一脸疲惫不堪的样子，他跟我说道：整天加班、瞎忙，生活似乎变得除了工作一无所有。可是又总羡慕那些不知疲倦的，每天好几个地方到处飞的“超人”......
好像他们一天拥有48小时一样！
为什么同样一天24小时，同样的8小时或者10小时工作，别人就能做那么多的事情？是因为自己不够努力吗？是因为自己能力不行吗？是因为拖延症？是因为焦虑？
其实这些都可以用两个字来回答，就是：效率！
那么如何让工作变得有效率呢？
我在文章《你是真忙，还是真的在瞎忙？》中也与大家讨论了这个问题，不过今天会再详细和大家讨论一下。
有朋友会问我：有什么有用的方法来提升工作效率呢？有朋友会反馈说：有时候经常做某件事情，中途插入领导要求做的其他事情，那么经常做着第二件事情就忘记第一件事情的步骤。
NO.1 首先要明白为什么要做这件事情
比如，领导告诉你说，让你做一个项目的PPT，第二天就要用。这时候埋头苦干的实干家就始找模板、写资料，可能一会儿就弄好了。
可是最后的结果一定会令领导满意吗？不一定吧。
如果不问清楚为了什么要做这个ppt？展示给谁？突出的重点是什么？即便做的再酷炫，达不到目的就等于做无用功。
所以，要告别盲目忙碌，开始之前多问几个什么？
NO.2 分清轻重缓急，把时间用在重要的事情上
瞎忙的人在做手头工作时，面对临时派来的任务往往会放下手头的工作，立刻把注意力转入新的任务，结果任务越忙越多，一天下来觉得自己做了很多事情，如果仔细想想会发现什么都没做好。
而高效率的人则会将任务划分优先级，在有限的时间内把每件事情处理的漂亮。所以，多数人效率低下看起来是因为时间没管理好，究其本质则是没把工作任务按照重要性安排妥当。
对于这个问题，我有三个方法建议大家去尝试：
*大家可以我之前的参考文章《真的忙还是真的在瞎忙》一文中提到的四象限法则，根据紧急性和重要性这两个标准将任务划分为紧急重要、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四个区域。
这个法则能帮助大家快速决定哪些任务该优先处理，从而妥当安排时间。
*还可参考《二八法则》这本书，里面提到的对最重要的20%的事花80%的时间，对不重要的80%的事花20%时间。
*还可以用番茄工作法，提升自己的效率，减少不重要的事的打扰，让自己更专注。具体做法就是：
1、每天开始的时候规划今天要完成的几项任务，将任务逐项写在列表里（或记在软件的清单里）
2、设定你的番茄钟（定时器、软件、闹钟等），时间是25分钟。
3、开始完成第一项任务，直到番茄钟响铃或提醒（25分钟到）。
4、停止工作，并在列表里该项任务后画个X。
5、休息3~5分钟，活动、喝水、方便等等。
6、开始下一个番茄钟，继续该任务。一直循环下去，直到完成该任务，并在列表里将该任务划掉。
7、每四个番茄钟后，休息25分钟。
在某个番茄钟的过程里，如果突然想起要做什么事情——
a.非得马上做不可的话，停止这个番茄钟并宣告它作废（哪怕还剩5分钟就结束了），去完成这件事情，之后再重新开始同一个番茄钟；
b.不是必须马上去做的话，在列表里该项任务后面标记一个逗号（表示打扰），并将这件事记在另一个列表里（比如叫“计划外事件”），然后接着完成这个番茄钟。
NO.3 少些抱怨的声音
看看你身边有没有爱抱怨的同事？
其实职场负能量也是降低工作效率的元凶之一。有时候常听到“唉，太忙了”、“活多的做不完”，“队友不给力啊”......等等。
当你还沉浸在抱怨的负能量里，难以自拔的时候，那些注重效率的小伙伴已经消除完表单上的一个个难搞对象了。
专心做事的人，在职场拥有的潜力更大。
NO.4 请经过思考之后再回复
在职场中说“不”和做承诺的时候需谨慎，一定要经过思考之后再做出决定，不然就是挖坑给自己跳吧。
就比如，拿公司里的A来说，他在团队里负责给项目做配合，有一次领导问他关于项目的进展情况如何，其实领导只是了解下现在到了什么程度，A却不经思考随口说两天后他的部分可提交审核。
领导一听，诶呀，不错嘛，挺高兴，就又调整了其他人的任务。就算是“超人”也要三天才能完成的事情，这一调整徒劳增加工作量不说，更是拖累了团队。
结果呢，没按时完成任务，还给领导和同事留下了言而无信不务实的反面印象。
NO.5 一定要有执行力
就像咪蒙曾提到她的助理黄小污，第一天安排她去香港试一试采访，结果第二天她就去了，第三天就交稿了，采访很扎实，稿子也很完整。这就是很好的执行力！
别把时间浪费在各种犹豫不决上，要知道自己想要达成什么结果。
执行是不管有多难、多么不情愿，先“做”起来，别有“万事俱备，只欠东风”的想法，边走边看，目标才会越来越清晰，离终点也就越来越近了。
你可以忙碌且高效，也可以忙碌但低效，但是有一点要记住：忙碌不等于高效！
