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第十二章轻松存档，“文件堆”一扫光

我在很多办公室里都见过，不少桌子上的文件堆积如山。有些同事表示，这就是他们管理文件的方式 。不过我也见过他们翻遍每个纸堆，只为了找一份“肯定放在这儿的文件。”他们浪费了无数时间在文件堆里翻拭。我真奇怪他们为什么不想个更好的方法。

“文件堆”可能适合一些人，但对其他人来说，那只是个乱七八糟的烂摊子，只会让人压力倍增，头痛不已，还会浪费时间。简单来说，文件堆究竟是什么呢？它意味着我们有两件事做失败了。

1.打造一套简单的存档系统

2.养成定期使用这个系统的习惯。

如今，我的办公桌上非常整洁，只放着电话、苹果电脑和小笔记本，因为我已经学会了做这两件事。接下来，我们也会逐一讨论这两件事。

打造简单的存档系统

打造简单的存档系统，关键在于保持精简。如果系统太过复杂。难以使用，过一段时间，你就不想它了。那么，要如何打造适合你的系统呢？

1.整理之前先删减。组织管理的首要原则就是，在整理之前称把无关紧要的东西统统删掉。如果你放文件的抽屉已经快溢出来了，或者有一大堆乱七八糟的文件需要整理，你可能永远弄不完。即使勉强整理好了，你也很难找到自己想要的东西，简化文件的步骤如下：

把所有的东西摞成一堆。如果实在摞不成一堆，那就多摞几堆 ，但要把它们视为第一堆的延续。如果你有很我乱七八糟的文件夹，就把它们全摞成一堆。我最近就是这么整理家里文件的，结果，我只花了一个小时，就把文件减少了三分之二。

逐个浏览，一次一份。逐一取阅每份文件、每个文件夹，想想要拿它怎么办。尽量选择扔掉（或者切碎、循环利用），能扔多少就扔多少。我从来没有因为扔掉哪份文件而后悔过。

转交。如果你不能丢掉某份文件，那就把它交给最适合处理的人，不要留在你的办公桌上。

存档。如果某份文件非常重要，你确信日后会用到，那就存档吧。接下来，我们会看一看怎么打造简单的存档系统 。

2.简化存档。你需要一个按字母顺序排列的存档系统。你可以用带标签的普通牛皮纸文件袋，也可以买个标签打印机，给每个客户、每个供应商、每个项目创建一个文件夹。我相信，大多数人只需要一个抽屉就能装下所有的文件。有些工作要用的文件比较多，但对于普通员工(或自由职业者）来说，一个抽屉就足够了。如果你规定自己只能用一个抽屉，等抽屉满了，你就会被迫丢掉无关紧要的文件。不要想得太复杂，你只需创建文件夹，按字母顺序排列，保持简单明了就行了。

3.即刻存档。避免存档系统过时的关键就在于即刻存档。如果你在整理收件箱的时候发现了一份不需要采取行动，但日后可能会用到的文件，千万不要把它搁在一边，想着等一会再存档，也不要把它放在命名为“待存档”或“杂项”的文件夹里。

打开你存档的抽屉（应该就在你手边），抽出相应的文件夹，把文件塞进去，存档完毕。只需要花五秒钟，就大功告成了。如果你现在不做，文件就会慢慢堆积起来，那可行不通。

为什么说“文件堆”行不通呢？因为文件会渐渐积累起来，变得越来越吓人。很快， 就会有一大堆永远也不想去看的文件。接下来，你就会找不到自己想要的东西，更别提打造存档系统了。我知道，有些人觉得自己的文件堆很有条理，可以算是一种存档系统。但文件堆会降低你的工作效率，因为你必须不断思考哪一堆文件是做什么的，每一堆里分别有哪些文件。当你需要某份文件的时候，还得花上很多时间去找。此外，文件堆还会让你的办公桌显得杂乱不堪，使你在工作的时候更容易分心。

4.建档材料放手边。我们一般会在触手可及的地方放上一些牛皮纸文件袋和标签。如果有一份你觉得日后需要参考的文件，却没有适合的文件夹，手边也没有建档用的东西，你就会把它搁在一边。如果每次需要把某个东西存档的时候，都需要站起来找牛皮纸文件袋和标签，你肯定会受不了的。然后，你就会把它们丢在一边。文件堆就是这样一点点形成的。

因此，请把建档用的材料放在方便取用的抽屉里。如果你想创建新的文件夹，只需给文件袋贴上标签，所文件塞进去，然扣按字母顺序排列就行了。

5.逐渐减少存档需求。在过去的一年里，我有意识地减少了存档需求，现在几乎已经用不到存档的抽屉了。当然，我每个星期都会拉开抽屉查几份文件，但我存的东西已经比过去少多了。我建议你也这么做，有意识地逐渐减少存档需求。有几个诀窍可供参考：

网上存储参考资料。现在，每当需要查找资料的时候，我都会按下快捷键（我用AutoHotkey软件打开网站和存档），相应的文件就会打开，提供给我需要的信息。我把联系人、预算表、好点子和日志都存在网上，所以不需要纸质版，也不需要存档了。

减少收到的纸质文件。请大家给你发电子邮件，而不是发传真或邮寄文件。如今，所有的东西都是电脑打出来的，发送纸质文件已经过时了。你应该坚持数字化，抵制纸质版的报纸、杂志。

不再打印。很多人还是会把电子邮件、收到的文件或自己创建的文档打印出来。但这样一来，同一份资料就有两个版本了。这么做不但浪费了造纸的木材，还增加了存档的工作量，因为纸质版和电子版都需要存档。需要查资料的时候，搜索电子版更方便。

分析其他收到的文件。每次整理文件的时候，都请扪心自问：“我是不是真的需要纸质版？我能在网上找到它吗？我真的需要别人寄过来吗？扫描成电子版是不是更好？有没有办法减少对它的需求？”就这样，慢慢减少你对这些文件的需求。

管理家中文件的小诀窍

上述五个步骤即适用于办公室，也适用于家庭。针对管理私人文件，下面还有些具体建议。

1.在家里设立“信件中心”，集中处理邮件和文件。“信件中心”应该包括一个收件箱（把所有收到的文件都放进去）、一个废纸篓（精简主义者最重要的工作）、一个小型存档系统（只需要装在抽屉或纸箱里的一些牛皮纸文件袋就够了），还有一个用来装信封、邮票、支票簿、钢笔和其他小文具的容器。

2.家用收件箱。把收到的信件、学校寄来的通知和其他文件直接丢进收件箱。不要把它们丢在茶几、餐桌或办公桌上，只放在一个地方———收件箱里。最好马上把信拆开，把信封、垃圾传单和商品目录扔进废纸篓。即使不这么做，至少也要把东西统统丢进收件箱。

3.立刻支付账单。处理信件和文件的时候，所付款日期相同的账单放进同一个文件夹（比如，你可以每月付款两次，或者每个星期付款一次）。当然，你也可以整理完收件箱后马上付款：要么写张支票，和账单一起塞进信封，第二天丢进邮箱寄出；要么打开电脑，在网上支付账单。无论哪种方式，赶紧把账单付清，你就不用老想着它了。

4.把事情记在待办事项清单或日历上。对于那些包含任务、约会或时间安排的文件，你可以把事情记在待办事项清单上，或者把日期标在日历（我用的是谷歌日历）上。我甚至把孩子们的足球比赛和学校的其他活动都输入了谷歌日历，然后把学校寄来的东西统统放进命名为“学校通知”的文件夹里，以便日后查看。

5.即刻存档。付完账单或完成文件上交代的任务后，赶紧把它存档（除非它可以直接丢掉）。不要把它留在茶几上，不要塞进“待存档”文件夹里，也不要丢回收件箱，一定要马上存档。打造一个简单的存档系统，里面包含牛皮纸贷、写着结算公司或组织名称的名称的标签，还有存放其他重要文件的文件夹。把东西按英文字母排序，找起来会更方便。把一些牛皮纸文件袋和标签（有人建议买一台兄弟牌标签打印机）搁在手边，有必要的时候能迅速创建新文件夹。存档的诀窍是马上动手，不要等东西堆积起来。

就是这样，每份文件都应该待在收件箱或存档系统里。这么做既简单又高效。关键就在于养成习惯，把它纳入常规活动。每天或每个星期找个固定时间整理收件箱，付清账单。打造一个像这样简单存档系统，不但能清除杂物，还能减少烦恼。