总结汇报怎么写?看这一篇就足够了!
作为笔杆子,写材料的时候经常要面对何种各样的复杂问题,我们需要拆解它,然后解决它。得到解决方案之后,我们最后需要做的便是汇报和总结。
往往,总结问题的重要性会被很多笔杆子低估了,如何在材料中突出自己的能力,如何在材料找中说服别人你所提的解决方案是一个比较优的方案?如何在后续的方案实施中争取到更多的资源?其实,这些问题很大程度上都得取决于我们的问题总结和汇报怎么写了。
这个过程就像医生给病人看病一样,医生可能是个非常优秀的医生,具有高明的医术。这时候碰到了一个病情严重且紧急的病人需要立马动手术解决,虽然医生知道立马动手术是最好的解决之道,但是没有病人或家属的认同,没有他们的支持,你直接推向手术台,也是有很多后续问题的。
因此,医生需要在手术前做一些必要的动作,以换取病人和家属的理解和全力配合。那么应该做一些什么动作才是最具效用的呢?
相信我们大家都不陌生,医生惯常采用的方法便是做检查,做各种分析和测试,在这个过程中用“证据”说话,展开解释工作,向病人和家属说明现在遇到的问题是什么?现在面临的选择有哪些?为什么现在做这个手术是最佳选择?自己拥有什么资质和经验可以最大化的保证手术的成功率?
有的时候,我们解决问题的方法正确与否不一定是最重要的,但是让他人知道你的解决方案是正确的更加显得重要。所以,写汇报作总结,就需要实现的第一任务便是让别人觉得你的解决方案是对的,这要比你觉得解决方案是对的更重要一些。
要达到这一点,具体怎么做呢?
首先,我们要从你想要达到的目的出发,拆解出来支持这个目的或结论的几大支柱论点是什么,每一个支柱论点的佐证分别是什么,春节完成之后要做的便是反问自己,这些论点和论点的佐证他们都是无可辩驳的么?
其次,拆解后的支柱论点和每个论点的佐证数量不宜过多,每一个存在都应该是对于总结或汇报结果来说是重要且必要的。因为,我们在和他人沟通的时候,尤其文字传递信息的时候,讲了一大串的论点和论据,但是对方可能只是记住了你讲过的其中一个或部分,你讲的论点多了,论据多了,对方还会混淆,找不到重点。
比如:我们要想领导汇报并提出下一年度的资源分配方案,我们可以这么写。
例一:
我们单位去年的收益下降了XX%,因此我们做了很多的研究,我们最终得出来的结论是今年必须要将资源投入到M项目当中去,这样做才能让我们单位焕发一新,请给我们XXX的预算吧!
例二:
首先说结论:如果我们把明年新增的预算投入到M项目当中去,我们单位明年的收益将会得到XX%的增长,这是为什么呢?
第一,从我们单位最近汇总出来的往年数据来看的话,单位最大的收益虽然自于N项目,但是N项目过去三年的增长率一直在下降,今年呈明显的负增长了,出现增长率下滑和负增长现象的主要原因是行业升级和消费者观念的升级,预期N项目在未来的一年还会呈现下滑趋势。
经过对比,我们单位在行业中的占比依旧在50%以上,人效坪效均处于同行业的前列,今年的负增长和未来的预期结果不够好,这不是我们做的不够好,投入的资源不够,而是在行业大环境下,N项目即使有较大的投入,也很难会有较好的数据回升。
第二,我们在M项目上去年和前年的收入分别上升了75%和32%,这两年里增长率均呈现出快速上升的趋势,我们研判行业都在快速的上升,为了稳固已有市场、拓展新市场,我们还需要借助这股行业增长的势头占据M项目的行业第一位置。值得称赞的是,在过去的两年里取得的成绩是在没有资源和高配团队支持的情况下取得的。
最后一个原因是随着消费升级和政策的倾向,M项目所在行业将会有每年200%左右的增速,从长远来看,在未来五到十年里,都将会是一个非常巨大的蓝海市场。
这样写,我们会发现,例二肯定比例一容易让对方理解笔者想要表达的意思,也容易让领导下决策,最终获得资源和资金方面的支持。
那么除了上面所述的技巧之外,汇报和总结还需要注意以下几个基本要求:
第一:汇报总结要统揽全局
根据全年或项目周期的“整体性”思考,列出总结汇报的大纲,在大纲的规划下再做工作回顾。
第二:汇报总结要实事求是简单明了
写总结写汇报,务必本着实事求是的原则和态度,尽量使用简洁明了的语言,因为领导是多少知道结果和了解过程的,在总结中要避谈大话、空话和假话,去除官话和套话。
第三:有理有据,数据图表等多种呈现方式
在总结汇报中,能用数据图表的尽量用数据体表说明,比如折线图是很好的数据变化说明方式,饼状图是数据比例说明方式,这种图片的配合说明,很容易让阅读汇报材料的人理解你想说什么。
第四:总结汇报以肯定成绩、反思和规划为主
在总结中要对已经取得的成绩给予肯定,对还存在的问题予以反思和解决方案,对未来一个阶段和下个周期的工作给出基本的思路。
最后的话
总结汇报还有几点要注意:
第一要切记在文中事无巨细的全盘交代一遍,把总结汇报当做流水账;
第二要切记过份谦虚,适时恰当的表现是一种能力,对自己或团队的过份谦虚,将功劳归于领导反而给人一种溜须拍马的感觉;
第三切记简单罗列,不做深入总结、反思和规划,没有系统的踪迹额和自己的思考,那这个笔杆子就和打字机没啥区别了,这样出来的总结汇报是没有灵性的,如一潭死水;
第四切记内容华丽却不切实际,有的笔杆子写的总结汇报材料中,题目很是吸引人,格式很规范,但是内容却很是“恶心”人,只是注重了形式,却过于忽视了内容本身,这一类的总结和汇报是没有意义的。