任何一个任务或活动,我们都可以将其视为项目,以做项目的心态去完成。
身为壮族的我,自小生活在大山里,向下的乡亲父老街坊邻居都比较淳朴憨厚,常年没有年轻人在家的村落,没到春节外出返乡的小伙儿给安静的村落增添了些热闹。
2018年春节,我们几个年轻人商量,组织一次全村春节烧烤活动,让全村老少一起热热闹闹过新年。
一、 启动(项目启动和规划)
南方气候,天气暖和,适合户外活动。
确定要组织烧烤活动,则和几个干系人一起开始规划这次活动的内容范围。可用工具Xmind拆解(实际操作是用家里小学生的作业本和笔随手画的),如图:
活动内容拆解后,再一起逐项的拆解,大家一起脑暴,完善内容。补充食材采购清单、场地准备清单、成本预算表、活动时间计划表等。
二、 执行和监控(确保任务顺利完成)
1、实际操作
资金筹集
腊月廿六,三人,负责挨家挨户去筹集资金。全村25户,每户200RMB,共计5000RMB。
采购
腊月廿七,三人负责采购(原定四人,有一人在出发前告知要去外婆家,人员管理问题)。烟花爆竹、食材、烧烤所需物品全部采集。
按照采购清单,物品采购集全,但由于原先采购时对物价预估有误导致超出预算500RMB,最后几个负责人凑齐500给采购的人。(预算管理问题,风险管理问题)
场地准备
搬红砖头搭建灶台、架上烧烤网。
音响准备,拉线检测话筒。(风险:在此出现了问题,常年不用音响,没注意到电池没电的问题,派了一个人去买电池。村里没有商店,只能跑镇上买)
舞狮道具,锣鼓、狮头等。
食材处理
腊月廿九,将采购的食材清洗,切好,分成几份放到到冰箱保存(由于初一不能动刀,所以天前把食材准备好)。
正月初一早上,把食材拿出来,放大盆里稍为解冻,到中午后加上配料腌制。
活动进行时
主持人(不固定,自由发言),可以邀人唱歌跳舞,做一些游戏,猜拳等。
残局收拾
晚上十一点后,活动基本结束,剩下的年轻人(风险:非原先安排的人,由于喝高了走了)草草收拾一下。把火灭了,剩余食材收拾等。
第二天初二早上,大家一起来收拾,打扫垃圾、把红砖归位等。
2、项目执行和监控管理
以上内容则基本是项目进行的过程。
在项目过程中,需要注意的是:
人员管理
关注某个事项的完成情况,是否需要临时找人替代;观察成员情况,是不是有什么困难,执行不了。为项目的顺利进行,需要对人员进行控制。
风险管理
风险管理贯穿整个项目的始终。如上文说到的音响的话筒电池没电了;活动结束收拾残局时,原本安排的人喝醉了等风险应该在项目进行之前尽可能的预测到,做好应对措施。
事项管理
定时间询问项目干系人事情的进度,
完成了哪些
哪些正在做
还有哪些还没做
质量管理
每个任务事项完成后,一定要按照先前制定的质量标准来验收。
三、项目收尾
在各位小伙伴的合作下,成功把春节烧烤活动完成。完成后,作为此次活动的项目负责人,则需要对活动进行总结,做出报告,然后告知干系人,作为经验。
项目的总结报告主要包括几个部分:对项目背景,目的,分解后的项目目标,参与人员,责任部分,考核标准,交付物清单,项目成果及效果,复盘及风险报告,沉淀及总结等。