作者：一鈅

从毕业开始，我们就要踏入一个漫长的工作岁月，当然不同的人会选择自己理想的职业。

在这么快速变化的大气候里，我们其中一项需要极速提升的莫过于自我的工作效率。千金难买早知道，当你比别人早一步知道窍门，你会比别人更快地提升。

工作职场上，每天总有做不完的工作，不论是现实中正在排队的文案或工序，或是心理上的漫长无限期。我们有时会灰心、忙碌到透不过气来。

同样是工作，为什么有些人可以轻松工作完毕，或者比自已做得更快更好？我与那些人又有什么分别？为什么偏偏有些人两三下便把一件事情完成，同一件事情放在自己身上，总觉得要花上几倍的心力才能完成？

阅读其中一项好处就是可以提升自己。从阅读中得到的经验，在此想分享一下，有用的可以拿去参考：

1. 早上的工作从前一天的延续开始

试想一下，如果约会的时候对方迟到一分钟，你是不是觉得这一分钟好漫长呢？反之，听喜欢的音乐、读喜欢的书、做喜欢的运动，这些时候的一分钟，仿佛咻一下就过去了。

有意义地过一分钟或是白白浪费一分钟，端看个人。

一早进公司，当天的待办事项已准备好在桌上，就像这在前一天为隔天的工作做好准备，应该很多人都会这样做吧。

既然准备妥当，应该很有效率地完成才对，可是往往并非如此。 "唉！” 地叹声，总是心生抗拒或提不起劲， "不做不行” 的焦躁感在心底作乱，脑袋和四肢动也动不了。

正所谓万事起头难， “必须从零开始” 会造成心理上莫大的负担。

如果你希望一早就能充满干劲地迎接工作，要诀在于前一天留下少许工作不要做完，剩下的部分最好能在一分钟内完成。

2. 累积的工作 “花一分钟做看看”

依照自己立定的计划开始一天工作，但却事与愿违的情况所在多有。出乎意料的事情一件一件接踵而来，上司又再指派新的工作......

就在诸事横扰中，原本预定的工作根本就停滞不前。如果只是一两件工作停滞，还能想办法挽回，但如果积少成多，便会沦为恶性循环。

好不容易完成了一件....... 因为被压得喘不过气，于是心生 「 眼不见为净」的鸵鸟心态。 「 剪不断，理还乱，一想就烦 」这种心态不难理解。

这种时候，最重要的是提起 「 一点点也好，先做再说吧 」 的意念，先尝试做个一分钟看看。

不必将工作做完，”做一点点就停手” 也无妨。事实上一旦做下去，往往比想像中还顺利。

脑神经科专家表示，人的大脑有一种机制，即使一开始感到万事起头难，只要一开始着手，便会渐渐涌上干劲。这种现象称为 "劳动兴奋”。

这是成为 “不累积工作的人” 最强而有效的方法。

3. “同时进行” 数件工作会更有效率

要处理好多工作，有以下2种方式：

   “逐一击破法” 今天处理A公司的报价单，明天搞定B公司的提案，如此依序逐一完成。

   “同时进行法” 各项工作之间有互换性。为A公司所发想的点子就算行不通，或许能在B公司派上用场；尝试用在C公司的做法，说不定也能应用在D公司。

4. “处理完毕的文件” 直立放置

有时面对上司的询问，有时连自己也搞不清楚。当中隐藏着一个令你无法保持工作热情的要害。那就是，如果看不见工作 “还剩下多少” 是非常辛苦的。

所以为此，采取的策略是：将工作 “可视化”

例如下图：

此方法重点在于呈现 “明显的差别” 及 “可看到已完成的工作越来越多”

藉由将工作 “可视化” 不仅能获得 “我完成这些了” 的成就感，及 “就快做完了” 的安心感。

5. 将顺利完成的工作 “标准程序化”

能胜任工作者与不能胜任工作者的差别在于 “工作的速度”

制作相同文件，比起不能胜任者，能力优秀者只需一半或三分之一的时间就能完成，而且内容的完成度更高。

那为何能胜任者的效率都这么高呢？因为他们都有一套自己的 “标准作业程序”在曾经做过的工作当中，将成功的模式建档起来。

6. 花一分钟思考 “上司要什么？”

不论哪种工作都一样，如果商品卖不掉，不是去找人来买，而是应该去研究那些不买的人。

为什么不买？有何不满意吗？若改善某一点后是否就会买了呢？

彻底调查这些问题，再将调查结果反映在商品上， "不买的人” 就很有可能变成 “会买的人”

如果向上司提出企划案却不怎么顺利的话，在思考新的企划案前，花一分钟先研究一下你的上司。

倘若内容不符上司的需求，你进行再多的提案都只是徒劳。

要是你觉得上司的事跟你无关，那就大错特错了。你的工作能不能顺利进行、能不能获得更好的工作、能不能领到更高的薪水⋯⋯ 这些全部掌握在上司的手中。

因此，就算你对你上司没兴趣，研究上司仍是你必须去做的工作之一。研究过程中，说不定还能取获一些新的想法。

7. 花一分钟思考 “如果我是上司的话，会怎样做？”

若遇上前所未有的麻烦，大多数人都会脑中一片空白，失去思考能力；要自己找出原因之道是挺困难的。

这时，从你的框架里 “往外跨出一步” Thinks Out the Box。

例如，当你脑袋一片空白的时候，切换成如下思考：“如果我是上司的话，我会怎么处理？” 、 “如果我是松下幸之助的话，会如何克服难关呢？”

意思是向那些比自己更有才干、想法更丰富、更会危机处理、社会地位更高的人谋求解决之道。

将自己当成那些参考对象，说不定就能激发出跳脱既有框架的大胆想法。养成这个好习惯后，说不定派上用场。

8. 抱持 “花钱买时间” 的积极想法

该把有限的时间和精力用在哪里？用错地方，只会徒劳无功。除了花钱买时间，也可以 "花钱买劳力”

例如： “我请你吃一星期的午餐，你能不能帮我做这件工作？’

任何工作都可以是一种平等交换。 “有困难时彼此互相帮忙” 当同事请求协助时，就应尽可能伸出援手。

那么当自己有难时，平时建立起来的互助关系就能派上用场。

自掏腰包买时间、提升自己的工作表现时、出人头地，然后把花出去的钱赚回来。

能够抱持这种 “积极主动的想法” 的人，就是能够成功的人。

9. 利用早餐一分钟决定 “今天不做的事”

将工作分为四类，然后决定优先顺序。这个方法很有名，知道的人应该不少。

第一顺位： "紧急且重要的事”

第二顺位： “不急但重要的事”

第三顺位： “紧急但不重要的事”

第四顺位： “不重要也不紧急的事”

首先，最刻不容援的是 “紧急且重要的事” 比较容易弄错的是第二和第三的优先顺序。

第二顺位的 “不急但重要的事” 虽然明知重要，却往往一拖再拖。乍看之下似乎优先顺位没那么前面，然而一旦疏忽，第一顺位的 “紧急且重要的事” 就会增加，

便容易陷入一筹莫展、进退两难的困境。

反之，第三顺位的 “紧急但不重要的事”，指的是回电或回信，以及意义不大的接洽和交际。虽然对方说 “请立即回信” 或约定见面，看似很重要，但其实可能对工作成果帮助不大。

然而，你总是被那些事搞得团团转，就自以为 “我整天都忙着工作”

不要一头栽进 “紧急但不重要的事”，而要好好完成 “不急但重要的事”，这是成功的关键之一。

第四顺位的 “不重要也不紧急的事” 就是没必要去做的事，或更该说是不能做的事。

10. 区分 “必须亲自做的事” 和 “可委由他人做的事”

决定工作优先顺序，能为一天的工作带来迥然不同的成果。

最应优先处理的是 “紧急且重要的事”，也就是迫在眉睫的工作。例如：今天是提交报告的期限，自然非在今天之内完成不可。

其次，优先顺位高的工作是指什么呢？前面已说明是指 “不急但重要的事”，其实还有一个决定性指标，就是 “能够请别人处理的事”。

例如：身为主管，有些工作你必须交给部属去处理，也有些工作必须外包出去，或是拜托其他部门协助等。将这些工作委由他人去做，那么你忙其他事情时，就有人能帮你同步完成这些工作。

决定优先顺序这件事本身并非工作的实际内容，但只要抽出一分钟做好这事，目前的工作就能逐一向前推进。

11. “扣掉睡眠时间后” 再开始安排工作

很多人拿睡眠不足来彰显自己能力很强，但，连睡眠时间都管理不好的人，是无法胜任工作的。

睡眠不足的话，头脑就不灵活。头脑不灵活，工作就无法顺利进展。工作无法顺利进展，加班时间就长，自然睡眠时间又不够。根本是恶性循环。

我们每个人都被公平地赐予一天24小时，大部分人是将工作之余，扣掉入浴、用餐等日常生活后，剩余的时间作为 “睡眠时间”

然而，工作胜任愉快的人，想法刚好相反，他们是以确保睡眠时间为前提，利用睡眠以外的时间来安排一天的工作行程。

工作的成果，并非取决于所花费的时间长短，而是以品质决胜负。睡眠充足与睡眠不足的人，胜负关键在于作出决定的这一分钟，而且结果往往天差地别。

12. 收拾会让你浪费时间的 “多余事物”

哀怨自己老是不能专心的人，恐怕是因为 “开始做事的方式” 有问题。

着手一项工作时，请先花一分钟时间将周遭整理一下，只要是与待会要进行的工作无关的东西，全部让它消失在眼前。

人类的意志力非常薄弱。别再徒叹意志不坚定，还是赶快采取具体对策吧！

13. 一分钟内 “决定” ，三天后再 “拒绝”

用一分钟判断是好是坏，若要拒绝的话，宜在三天后才告知对方。例如：没有机会实现的提案，以及是想拒绝没必要的商品，等个三天再回答对方。

反之，如果是有前景的企划案，以及想买对方推销的商品时，我会立刻告知对方，因为越早回答 “yes” 越能让对方高兴。

那为什么拒绝的情况要等三天呢？请站在对方立场设想便明白了。

对方理应是抱持相当的勇气来进行提案，为了不让他的努力白费，就让事情保留三天，让对方认为我需要仔细思考这个方案。

这种拒绝方式，有个能取得对方原谅的要点，就是表达出这种立场： “我很想采用这个企划案，但因为其他人的考量而进行窒碍难行。”

当然，拒绝的理由不必然是事实。重点在于，即使拒绝也不能破坏双方的关系。 “即使拒绝，也要与对方保持良好关系。”

14. 实现 “写在记事本的梦想”

没有一种方法是人人适用的，因此请自行找出适合自己的使用方式。

为了保持最佳状态，我会记录饮食和体重。为了克服弱点，我会写些鼓舞自己的话。

此外，我也时常会在上头 “写出梦想”。买车、买房、成为畅销作家⋯⋯ 从微小到远大的梦想，全部一一写出来。时时翻阅，就能将梦想灌输到潜意识当中。

然后，每天花一分钟浏览写在记事本上的梦想。一再浏览目标，花时间思考目前已达成多少？还能再如何加把劲？便能够确实的往美梦成真的路上迈进。

15. “不重蹈覆辙” 的一分钟笔记术

人在年轻时期经历过越多挑战，自然也会累积越多失败经验。

初犯的错误将成为人生资产，你将获得 “原来这么做会招致失败” 这个经验值，因此，周遭人会原谅你。

但，若不能善用这个经验值而一错再错的人，就不会得到上司和公司的原谅。

以现实问题来说，犯同样的错误，又跑一遍同样的解决方式，实在是太浪费时间。

为了不再重蹈覆辙，可以将失败经验记在记事簿中。每次要工作时，就花一分钟好好看一遍失败笔记。

不能积极看待失败的人就不会反省，结果就不能有所成长。趁年轻，不妨多累积能被容许的失败，从失败中努力汲取教训。

节省时间，轻松工作。越活时间越少，所以要把时间用得其所，才是王道。