如何提高工作效率

那工作中哪些做法是科学用脑呢?

1. 固定的时间、地点做同一种工作

严格地说起来每天日出而起,上午9到12点钟,跟下午2两点到5点,是最适合做需要注意力高度集中的工作的,特别是那些需要大量做信息处理,文字或者是数据处理的工作。比方像编程、像写作、像大量的阅读。

提高大脑的效率的一个很重要的办法,就是在固定的时间跟固定的地点做同一种工作。我们时下没有办法给我们的大脑编一个程,那我们的大脑就很依靠我们给它固定性。

2. 像上课那样工作和休息

你肯定上过学,不管是小学还是大学,一堂课大概45分钟左右,然后总有10-15分钟的休息时间。然后,毕业了,工作了,这个制度就没有了。其实这是不对的。

在工作中,提高大脑效率,也要做板块性工作,一节、一节,像上课、下课那样,工作跟短暂休息相间。而不是坐下来,就无始无终,做到哪里是哪里,或者是分明没有效率,也还在苦苦地撑着。这样其实效率是非常低的,而压力也会很大。

板块性工作是指工作的时候, 工作30到50分钟,休息5到10分钟,这个对消除疲劳、重振注意力是很有帮助的。


站起来走几步,喝点水,到外面呼吸新鲜空气,或者是看一眼有绿色的东西,恢复一下自己的眼睛。

在工作的时候,记住正常地、有规律地喝水,这不单单做到了补水的目的,这对调节你的工作跟休息时间也是很有帮助的。因为这样,你会需要上洗手间,也就达到了休息大脑,活动身体的目的。

公司在开会的时候,主持会议的人也需要注意到这一点,最好不要超过1个小时。如果一定要超过1个小时,应该给大家5到10分钟时间稍微松动一下,哪怕只是在会议室后面走动走动,伸展一下。

3.纸张化处理信息

如果需要阅读,大量地处理文字,最好的方式不是在电脑上来做,而是把它打印出来。

今天到处都在讲无纸化办公,其实,电脑从一间屋子的大小到平板只花了60年的时间,而人的脑子在60年的时间里,是没有办法有重大的进化的。我们可怜的大脑在拼命假装自己是台新的苹果机!

这意味着什么呢?这意味着如果你需要做工作上的阅读,处理、修改文件,用打印出来的纸质版,你的处理比用电子版会有效率得多。

因为读电子版,只用到视觉的处理,而且在电脑上,因为连上了互联网,还有各种各样的可以分心的地方,几乎没有人可以抵制这种诱惑。

而读打印件呢 ,则需要动用几个不同的感官,因为在读打印件的时候,可以用荧光笔,可以画杠,可以运用数字来表明系统化信息,你的视觉,你的触觉,动感,不单单你的视神经区,你的语言、数据,你的计算与抽象思维处理中心,连你的运动神经中枢都会得到运用。

这对集中你的注意力,减少分心走神有莫大的帮助。大家都知道,注意力不集中是我们工作效率最大的敌人!

读打印件还可以减低拖延,心理上,打印件给我们的心理压力远远小于在电脑上的压力。因为打印件是可以实实在在地,不单单可以看得见,还可以“摸得着” 的实体,看完,“处理完”一页的成就感不是你在屏幕上走过一面可以比较的!

电脑上连页都找不着,更不要说“翻过去”了!看打印件,可以做笔记,可以少伤眼睛,或者减低视觉疲劳,帮助恢复。而且在短暂休息以后,也更容易重新开始。

4. 让完成的工作可视化

这是我在辅导麻省理工的博士生完成毕业论文多年来指导他们一个技巧。他们通常的反馈是,这个对于减低焦虑特别有帮助。

现在很多人用各种App做计划。但这类App普遍的缺点是,绝大部分的,在你做完一件事情,打完勾以后,这一个项目,这件事情,这个任务就消失了。

我的建议是你用纸笔,在纸上做这样的计划,然后一个项目完成之后把它划掉。因为是用纸张的关系,这个项目还是在你的纸面上,所以你可以看得见。

如果一项工作很庞大,一时不能够完成,你可以记录一下你花了多少时间,也可以用很简单的图像来表明,你完成了这个项目的百分之多少。

能够看见你完成了什么东西,跟计划你需要完成的任务是一样重要的,尤其在压力管理这个问题上。

人类进化过程的需要,使得我们的大脑,我们的注意力除了危险经历,通常都在我们需要做的事情上头。因为任务繁重,也就难免有焦虑的心情和压力感。

如果同时可以看到需要完成的任务,也能够看到已经完成的任务,至少是已经完成的部分,这个对于信心,对于成就感,对于减轻焦虑,对于减轻压力都是非常有帮助。

我们是人,不是机器,我们的脑子不是电脑。这还不单单是人性化的问题,而是一个如何最优化的,最有效率的,最符合自然的,运用我们的大脑来完成我们的工作,充分得到成就感的问题。

5. 听没有歌词的音乐

听音乐是一种良性的、控制分心的方式。

我们的脑子已经习惯了同时有多种事情,多种任务,而听没有歌词的音乐,不单单是陪伴,不单单可以减低我们焦虑的心情或者是压力,它还可以很积极地、建设性地,良性地,甚至是友好地分一些神,达到帮助我们集中注意力,坚守岗位的作用。

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