话都说不好,还谈什么升职加薪

图 / 网络

一早和同事下去工厂检查工作,铃铃铃……,同事的手机响了起来。接通电话,电话里传来了她老公急促的声音:“女儿走丢啦,你知道不?”

“你开玩笑吧?”

“早上和她爷爷去超市,她爷爷接了一个电话,女儿就离开了他的视线,急得她爷爷楼上楼下一直都在找……”

还没等她老公说完,同事手上的手机差点就掉在地上。

同事急得都快疯了,说道“我得回家去看看,我得回家去看看。”

我提醒她再问下她老公现在是什么情况。

“然后呢?”同事着急得问道。

“我也是刚刚接到家里电话,现在在超市附近,一来听说这边有人带了一个走丢的小女孩,一过去看,是我们的女儿。已经找到她了。”

这个电话同事听得是心惊胆战,吓得不轻。如果是换另一种表达,会有什么不同效果呢?

“早上女儿和她爷爷去超市,差一点就走丢了,幸好现在已经找到,情况是这样……”

两种不同的表达方式,带给听话的人却是完全不同的感受。

我们在平时的生活和工作中,也经常面临这样的困境:

开会发言的时候,别的同事“第一点、第二点、第三点”侃侃而谈,轮到你的时候,突然就大脑一片空白,只能“嗯嗯…这个…那个…”

朋友聊天的时候,同样的想法,别人说出来的话更能说服大家;

闺蜜争论时,别人一句话就平息了这即将引起的战火,而你说了一大堆,却没人听明白你想表达的是什么。

为什么会出现这种情况呢?归结到底就是“不够有逻辑”造成的。所以,学会逻辑思考方法,才是你在生活和工作中立于不败之地的武器。

最近看的《麦肯锡教我的写作武器-从逻辑思考到文案写作》,这本书就很好的解决了如何提高逻辑思考方法的问题。它的作者是高杉尚孝,他曾任职于麦肯锡、美孚、摩根大通等世界一流企业。目前在逻辑思考、商务写作与交涉等领域从事企业研习、培训与写作工作。本书是根据作者在麦肯锡管理咨询公司工作的丰富经验,通过三个部分,“何为信息?”“如何有效传递信息”“如何利用信息解决问题”来教你“用得着的”逻辑技巧。


一、     何为信息

我们经常在生活中遇到很多人,说了半天,不知道他究竟要表达什么意思;在工作中,有时候明明做了很多的工作,但不能很好的表达,最后导致了同事和领导的误解。追根究底,就是他们不清楚对方要的是哪种类型的信息,如果他们事先对信息有所了解的话,就可以避免白费功夫、白挨骂。

何为信息?本书中给出的解释是:借由主语与谓语的关系而形成的意思表现(即句子),全部都算是信息。高杉尚孝在《麦肯锡教我的写作武器》中,将信息分为三类,分别是记述信息、评价信息和规范信息。搞清楚信息的不同归属,对于我们的表达至关重要。

记述信息,描述事物的情况和现象本身。

如:这个保温杯容量为350毫升。(描述事物的情况,不判断好坏的信息)

评价信息,表现出情况或者现象的好坏。

如:这个保温杯真好看。(说话者对评价对象某个方面所作出的判断)

规范信息,要求事物应有的状态以及人该采取的行动。

如:这个保温杯的容量应该要有350毫升。(表示事物应有的状态)

了解了信息的三种分类,你就应该学会在何种场合之下给对方想要的信息。

A公司最近在与B公司洽谈一项业务,经理想与负责业务的主管了解下情况。

经理:最近与B公司的关于华南地区的销售业务怎么样了?

主管:上次出了方案一,他们对里面的一些条款有些异议,业务员小李已经跟他们商谈,后来又出了方案二。

经理:然后呢?

主管:方案出来后,跟B公司经理约好周四上午过来公司详谈,昨天又接到B经理说临时有事,要改时间……

还没等主管说完,经理已经有些不耐烦了。

经理:我是问你“现在到底谈妥没有?”

主管:已经谈好了,合同也已经签了。

主管为了回答经理的问题,拼命地传达信息,却惹得经理不耐烦。从上面信息的三种分类中,我们可以看出,经理要的是“评价”信息,主管却不断传达“记述”信息。所以,理解对方想要的是何种信息,就可以大幅度提高办事效率,而且给对方一个良好印象。


二、    如何有效传递信息

有效的传递信息,首先在于信息的表达要“清晰明了”“一目了然”;其次传递人对于信息的理解程度,最后是在整体设计方面。

1.  信息的表达

作者高杉尚孝在书中提到,“一则信息是否容易理解,关键在于它的明了程度。”

“明了度”,指的是表达方式的明了,与信息内容的难易程度无关。明了的信息可以减轻接收者的负担。

●使用主语与谓语关系明确的句型

有逻辑表现力的信息,都是包含主语和谓语的句子。使用,最重要的是在你的句子中,主语和谓语都很明确。

如:现在我们正在吃饭。

●使用让人产生印象的具体表现

“下午开会的人大概有30人吧。

“今天下午两点的会议,30个人参加。产品组20人,营销部10人,主语是梳理一下部门间的共同需求,预计4点结束。”

不用多说,我们也知道哪种说法更让人明白。

逻辑思考的根本就是抽象表现,在说服别人时不可或缺。可是,如果从“赋予动机”这个观点来看,具体表现则比较有效,可以激活对方的想象力,接触唤起他脑子庞大的信息。

2. 传递者对于信息的理解程度

对所传递内容的理解。作者认为原因在于“想做出适当的逻辑衔接,必须对传递的内容有着深刻的理解才行。如果传递者对内容一知半解,就难掌握信息的前后关系”。然后还要注意运用逻辑连接词,建立信息间的前后关系,将信息明了地衔接起来,这样可以减轻接收者的负担。

[if !supportLists]3.  [endif]信息传递的整体设计

对于信息传递的设计,作者采用了麦肯锡常用的金字塔结构设计图。金字塔结构,就是依照层级来配置主题或信息的图表。

在金字塔结构中,把最想传达的信息放在最上层,这种信息称为“主题金字塔”;主要信息之下,紧接着的是“关键信息”;从关键信息再往下一层,则是“次要信息”。通常在金字塔结构中,只需推想到第三层的次要信息,就已经足够了。

我们看个例子。

“刘总,王经理来电话说他项目出了点状况,要去紧急处理,下午4点的会议无法准时参加。小张说晚一点开他也有时间,或者明天也行。但是会议室明天已经被别人预订了,但是周三是空的。李经理的秘书说他明天要很晚才出差回来,我建议会议定在周三上午,你看行吗?”

听完是不是一头雾水,如果我们采用金字塔结构,就很清晰明了。

“刘总,我们把会议定制周三上午,你看行吗?因为所有参会人员都可以出席,而且会议室也可以预定。”先把最想传达的信息放在前面,让人知道你说话的重点,然后再说明原因。


三、    如何利用信息解决问题

很多时候,我们传递信息的目的都是为了解决问题。比如商业文案主要是为了推销某些东西,个人简历是希望把自己推销出去,写作很多时候是为了解决某个或某些问题。

而本书中介绍的高杉法,就从发型各种类型问题以及设定课题,从而找到问题的解决之道。

问题的本质都是我们所期待的状况与现状之间存在距离。在高杉法中,依据“距离”的发生时机以及我们的期望,问题可以分成三种类型:恢复原状型、预防隐患型、追求理想型。

●恢复原状型  当前不良状态非常明显。因此,解决之道是恢复原状,只有恢复原来的状态,就能填平鸿沟,解决问题。

●预防隐患型  现在没有大碍,但未来将产生不良状态。解决之道是预防不良状态的产生,也就是维持现状。

●追求理想型  当前并无大碍,记述放置不管,也不会产生不良状态,但是期望现状能够往更好的方向发展。解决之道就是实现理想。

因此,我们在解决问题之前,先要意识到问题的类型。如果我们一旦确定了核心问题的类型,并将课题范围依照顺序排序,反映在解决问题的过程中,就可以进行简明易懂的展开了。

A先生是某电脑公司的营销人员,他的服务内容是推销公司为汇集所所设计的会记软件。有一次,某位公司的会计人员运用软件时出现问题,A先生赶紧出门,要向这位客户说明情况,并且帮他维修。A先生心想一定要好好解释才行,所以花了相当多的时间去说明发生问题的原因,然而,会记人员已经快忙翻了,因此听得有些不耐烦。看到客户的反映,A先生赶紧结束说明。

A先生说,如果我事先学会问题类型和设定课题的分析结构,就能够了解客户关心的课题是恢复原状型问题的应对策略,特别是防止复发的策略。

因此明确问题的类型,再对应寻求解决之道,才是解决问题的根本。

大学问家金岳霖就说过:“逻辑是生活中寻找并满足愿望的实际工具,没有逻辑,我们的生活将十分沉重。”在我们现在的社会中,很多人经常把“我很忙”挂在嘴边,可是工作却没有多大起色。那么,你就要警惕了,你是否是在瞎忙?希望有这些问题的人,都能看看这本书,学会用逻辑去思考并解决问题。

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