记得08年刚进公司做出纳，那时经常输员工的身份证号码以及员工银行卡号，当初多输入了银行卡位数导致把员工工资退回，需要再一次去银行付款，导致被领导批评罚款。那时却不知Excel还会防止多输入或者少输入数据。你是否跟我一样遇到过此类问题呢？今日学了储君老师讲解的数据有效性你在也不用担心了。
数据有效性的作用
数据有效性是Excel中经常使用且实用性非常强的一个功能，通过有效性设置，不仅可以减少数据输入的时间，而且可以增强数据输入的规范性和准确性。今天虫就来和大家分享下数据有效性的基本用法。
首先来看一道例题。假如你是一名HR的小伙伴，统计个人联系方式，收回来的表格五花八门，有把姓名填在身份证号码列的，也有直接写在一起的，且都是大量的数据信息。你一般是怎样防止少输入或者多输入的呢？
实际上市很简单的，只要学会数据有效性即可轻松完成。这次我们首先做好数据有效性设置，确保姓名列只能输入文本并能保证你少输入多输入的现象。
基本用法
首先我们来了解了解数据有效的基本用法，数据有效性在2016版本中叫做数据验证，今日给我大家分享的步骤是按照2016版本来的。
基本用法我将分为了三种：第一种是手工录入，第二种是引用，第三种是使用名称框
那么问题来了我们要如何使用这三种方法呢？
如果我们需要在下图C列中输入部门时我们可以采取以下三种方法
001 手工输入
方法1：首先输入每个部门名称------输入第四个的时候按ALT+向下键头-----选择即可
方法2：选中区域-----数据选项卡----数据验证------允许选择序列--------来源手工输入需要的数据（中间的分隔号”，逗号”一定要在英文状态下输入）----确定-----手动选择即可----如下图
002 使用引用的方法
首先选中数据区域-----数据选项卡-----数据验证----允许-----选择序列-----来源-------选择基础信息表里面的参数如下图
选择销售员区域----确定-----然后-----选择即可
003 使用名称框的方法有两种
如果我打算在上图中D列输入以上的A,B，C怎么输入了
方法1：先给数据区域定义名称框为-----绩效-----然后选中数据区域-----数据选项卡----有效性----数据验证----数据验证
-----允许选择序列-----来源------输入=绩效（或者按f3）如下图
可以调出粘贴名称的窗口-----直接选择即可------确定
方法2：例如在F列输入工龄工资
选中区域----数据选项卡---数据验证----数据验证对话框----允许选择整数----来源-----输入如最大值100----最小值10
确定---然后直接输入----这时候我们输入大于或小于设置的值-----就会有错误提醒如下图
方法3：在B列输入长达18位的身份证号码
选中区域----数据选项卡----数据验证---允许----文本长度-----来源设置为18位----确定即可如下图
进阶用法
提示信息：例如输入身份证号码----选中区域----数据选项卡----数据验证----输入信息----标题---提示---输入信息
-----请输入18位的身份证号码如图---确定
出错警告：选中区域---数据选项卡---数据验证---出错提示---样式选择停止----标题输入提示---错误信息----填写请输入正确的号码如图
圈释无效信息：将对输入好的数据进行圈示----先输入好数据验证信息----然后数据验证下拉框----圈出无效信息----自动会出错误无效信息
----当修正数据后---圈出无效信息的框框就会自动消失
高级用法
001 动态下拉菜单
首先选中数据----菜单栏-----插入选项卡----表格----就已将超级表格创建好如图
然后数据选项卡---数据验证----允许选择序列来源----输入=销售员（或者按fn+f3）-----调出粘贴名称框----直接选择确定
快速录入当前时间：例如我们要在下图中输入下图样式的时间你又是如何操作的呢？
选中空白单元格---输入公式"=now"----点击确定即显示当前时间----然后在选中区域---数据选项卡---数据验证----允许选择序列来源---等于我们刚才输入公式的空白单元格确定----然后再按CTRL+1或右击-----设置单元格格式----自定义----把类型更改为-----h:mm:即可如图
002 借贷只能一方输入
例如会计科目中一方输入另一方就不能输入-----使用以下函数结合
002：二级下拉菜单
有一天你想做一个如下图这样的表格你会怎么操作比较快捷方便呢？是手工一个字一个字的巧呢还是选择快了？请看下面又是如何操作的呢？
第一步：选中省份区域----定义名称框为----省份-----选中省份区域----数据数据验证-----允许选择序列-----来源=省份
确定如图
第二步：选中对应的区域（省份、城市区域）按CTRL+G定位----定位常量----确定----公式选项卡-----根据所选内容创建----默认首行
确定，这里如果我们的省份在左边，城市在右边-----直接选择最左列----确定如图
第三步：选中城市区域----数据选项卡----数据验证----允许选择序列----来源-----输入=INDIRECT(A2)（注：引用a2单元格就是城市引用对应省份）
：
003 动态二级下拉菜单
第一步首选选中省份区域---数据选项卡----数据验证动态二级下拉菜单---第一步首选选中省份区域------数据选项卡-----数据验证
允许选择序列----来源输入---=OFFSET($F$1,0,0,1,COUNTA($F$1:$XFD$1))----确定
第二步选中城市区域----数据选项卡----数据验证-----允许选择序列-----来源
输入=OFFSET($D$1,1,(MATCH(A2,$F$1:$XFD$1,0)-1),COUNTA(OFFSET($D$1,1,(MATCH(A2,$F$1:$XFD$1,0)-1),999,1))----确定即可
联想式下拉菜单
除了上述炫酷的建立下拉菜单以外还分享一个联想式的用法。
第一步----源数据排序----第二步----选取A列要设置的区域----右键菜单----定义名称-----在如图所示的新那建名称窗口中名称：城市----引用位置
=OFFSET('7.联想式下拉菜单'!$C$1,MATCH('7.联想式下拉菜单'!E6&"*",'7.联想式下拉菜单'!G:G,0)-1,,COUNTIF('7.联想式下拉菜单'!G:G,'7.联想式下拉菜单'!E6&"*"),1)
第三步----数据选项卡数据验证-------允许“序列------来源 =城-----第四步------在数据有效性窗口中-----去掉“输入无效数据时显示出错警告”的勾选------在数据有效性窗口中------去掉“输入无效数据时显示出错警告”的勾选
下图就是一个创建好的联想式下拉菜单供参考
以上就是今日所学内容，只要你不断极致的努力学习，没有学不会的。
今日就分享到这里，如喜欢请留言与我联系。同时也希望在这里能找到一群优秀的小伙伴一起来讨论更多的Excel知识。
