2020-09-26

最近这个系列，我们讲述的主题是“工具”，工欲善其事，必先利其器。易效能就是把所有的时间管理理念融会贯通，并通过工具来落地。如果你熟悉之前的理论部分，那你一定要学习工具部分，把这两个结合在一起，你就可以不断地提升效率。

今天我们继续来为大家分享一个新的工具，它叫做“扫描全能王”。

我们很多时候会有这样的场景：我们有大量的文件放在家里或是办公室里，当我们外出的时候，可能会突然要用到它们，这时会很不方便，所以我们需要进行电子化。到目前为止，我们离不开纸质的系统，对纸质的文件、文档进行电子化，叶老师运用的是扫描全能王。它类似于上一讲我们所讲的手写工具。Notability是一个过程性的软件，扫面全能王也是一个过程性的软件。把纸质文件拍照，经过简要的处理，最终还是会把它存在印象笔记当中。

先来介绍一下扫描全能王的基本功能，再来强调一下它的一些关键功能。

扫描全能王的基本功能有：拍照生成的功能和导入图片生成的功能。这两个基本的功能你只要点开软件，进去就会使用了。界面下方的正中间有个拍照的按钮，还有个“+”号，分别是拍照和图片导入的功能。

我们主要来讲讲它的特殊功能。

首先是标签分类功能，我们有大量的文件，如果不进行分类，会不便于查找。所以分类和标签非常重要。

我们一起来看看叶老师是怎么分类的：叶老师有很多证件，他把它们电子化以后，会建立“证件”这个分类。有时候他会读一些书，书不需要整本的拍照，只需要拍关键的页面，然后建立“书籍”这个分类。很多健康的记录，比如体检报告等等，叶老师会把它分类为一个叫“健康”的标签。

还有合同、说明书、保修卡，或者旅行过程当中有一些需要记录的。还有关于家庭事务的记录，比如说关于孩子的一些文档，成绩单之类的。工作当中的会议纪要、重要文档。还有学习过程当中学习笔记等等都需要有记录和分类。可能你的分类和叶老师的会不太一样，没关系，我们要做到的只是建立好分类，这样你拍照和记录的时候就有地方存了。

其次是“云空间”功能。

扫描全能王提供了在多个设备之间存储以及同步的功能，你注册一个账号就可以使用。有的需要花钱买，但是它有给一定的免费空间，不够用了你再买。叶老师不把它作为最终存储的地方，他会先存在这里，然后再导出到印象笔记当中。它的导出也很方便，而且我们可以把它导出成PDF。PDF的好处是文档比较小，但它也有坏处，就是不易更改，所以扫描全能王的底稿也要保存好。

比如说当我们的证件更换了的时候，“全家的证件”这个文档，就需要更改了。要用扫描全能王再拍一遍，然后再把原来的删除掉，重新生成一个PDF的文档，放在印象笔记当中。你们可能会问：为什么不直接用印象笔记呢？印象笔记可以用来保存，但它目前没有生成PDF的功能，你只能拍一张张的图片进去。这样的话，第一，它的文档比较大；第二，要分享给别人很不方便，而PDF的分享是很方便的。

每一个软件都有它的特点，不能按照厂商所宣传的那样说它能满足用户的所有需要。每一款软件都不能满足大家的所有需要。即使有软件真的做到了能满足大家的所有需要，那它也不见得是做得最好的，这叫术业有专攻。

去参加易效能的课程，他们就会告诉你每个软件之间的优势和劣势，然后你融会贯通，把它用好，就能提升效率。

最后还有一个非常好的功能，它可以在拍照和导入图片的时候，可以对每一张图片进行自动裁边。你拍的图片可能歪歪扭扭，有点像梯形，但是，它可以给你裁成方方正正的长方形。

扫描全能王应该是全平台的。它也是一款过程性的软件。你通过拍照、导入图片，然后把它编辑好导入到印象笔记当中存储，但是一定记住要保留原稿在扫描全能王中。最后需要特别强调的是：一定要建立好标签。