周一开完早会,已经快11点了,刘媛从会议室出来,坐在电脑前,看着桌面的一堆单据,即使是再多出来一双手也无法在今天内完成。
正准备进入工作状态,王主管拿了一份参展的文件和表格过来,要尽快填好寄过去给主办方,尽快确认好展位的理想位置。
表格中有一项具体怎么填要上网百度一下才能确定,于是,刘媛在百度搜索,打开网页,腾讯新闻的页面弹了出来,页面显示着韩国女星宋慧乔的新闻,喜欢看娱乐新闻的刘媛一下子就被吸引了眼球,很快点击进去浏览,把娱乐新闻看完。
电脑右下角wps热点新闻的页面又弹了出来,占据在电脑屏幕的中央,上面有新闻、娱乐、生活、购物、淘宝等等十几个热点,刘媛打开娱乐新闻,一看到赵丽颖和男友的合照,鼠标上的手指就情不自禁的按下去,浏览了一遍又一遍,看了一次又一次。
一个早上的时间就这样过去了,要查的工作资料也没有找到,时间就这样子白白的浪费掉。
刘缓在早上的时间其实都没有在工作,而是把时间花在浏览娱乐新闻上,连一张表格都没有填好,更加谈不上完成自己手头的工作,这样的工作效率真低。
在职场像刘缓这种情况的有很多,早上回到公司,打开电脑,看看新闻,或者是玩手机,刷刷朋友圈。时间过去了,才发现工作只做了一点点。
那么,应该如何有效的管理工作时间,既能高效轻松的工作,又能把时间分配好,充分的管理好。
每一个员工的岗位工作都是不同的,你要根据自己的工作,对时间分配和掌控。每天的工作,有轻重缓急,有紧迫要处理的工作,有不紧迫也要处理的工作,要把最有精力的时间用在紧迫重要的事情上。
1首先要安排好工作时间
按正常的逻辑,一个人在早晨上班的时候,精神是最充沛的,精力也是最集中的,要把重要的工作安排在这个时候段做,下午的时间容易犯困,经过早上的工作时间会有些感到疲惫,不紧迫不重要的工作就搁在这个阶段做。
任何一项工作,只要合理安排好一定的时间内去做,就会产生非常好的效果和效率,心里要有一张排定好的工作时间表,按期在规定时间内完成所定的工作量。
刘缓显然没有把时间管理好,因为中间的一个小插曲,填张参展表需要在网上查询资料,这一查把一个早上的时间都搭进去了,不但表格没有填好,自己的本职工作也没有做好。
2有序的排定好工作的优先顺序
每天的工作都有一些非常重要的,有的是紧急的,有的是不紧急也没那么重要的。
先做紧迫重要的工作,再做不紧急而重要的工作,不紧急也没那么重要的工作就搁在最后做。
千万不要每项工作都在同一个时间段做,特别忌讳这项工作做一下,那这项工作做一下,这样下来没有一项工作是完美完成的,这样的工作效率也不高。
科学研究表明,一个人的专注力持续在25分钟左右,顺着这个规律,我们要在这25分钟内专注的做一项工作,这样才能更好提高工作效率。
3拖延时间是个不好的习惯
在工作中,有的员工喜欢拖延时间,本来一项工作一个小时可以完成,偏偏要拖了两个小时才做完,原本一项工作上午就可以完成,偏偏拖到下午,拖延工作的时间或者说是故意拖延工作,行为行事处理缓慢是非常危险的一种习惯。
对于有这样习惯的员工,要制定完成的期限,安排上级管理人员监督,要是真的要这样的条条框框去监督一个人的工作,那么这个员工在职场不会有太大的作为。
任何事情,任何工作都要有计划的进行,今天的工作今天完成,今天的工作不要拖延到明天,明天有明天的工作。
不要以为拖延工作的时间就占到便宜了,你拖延的不是老板的时间,是你自己的时间,职场上的任何提升和升职加薪,都和你的工作能力挂勾。
4工作中避免分散注意力
一项工作从开始到结束,在这个过程全神贯注,认真去做,效率很快,准确率也高,如果在这个工作的过程中被某些事情打扰了,不得不中断手中的工作,再回头接着做,起码要十几分钟的时间才能对接好中断的工作。
要如何避免这种中断呢,手机要调小一点声音,如果可以最好调成静音,这样就不会被外界的这个因素影响工作的专注力。
其次是办公室电话,这个很难避免,办公室电话通常是客户打进来,或是是内部同事因为工作需要沟通,有的时候一个电话要磨掉十几二十分钟的时间。
这个时候接到电话,要分析电话内容的重要性,能缓些回电的就做完工作再回电,若不能就简单及时的回应处理,尽量不拖延时间,不耽搁手中的工作。
有的时候工作中难免会遇到其它部门的同事过来沟通或咨询工作的事情,不紧急的都可以做完手中的工作再处理。
只要能够把工作的时间管理好,运用好,就会有事半功倍的效果,对于完成工作,提高工作效率都大大的提高,并落实到实处。
有很多刚刚入职的年轻妹纸抱怨工作忙,一天的时间不够用,在办法里忙忙碌碌,桌面上堆积如山的单据和资料,每天很忙还不出工作效率。
有这种状态,其实是你没有管理好工作的时间,没有排序工作的轻重顺序,时间对于每个人都是公平的,每天都是24小时,没有偏爱谁多一点。
合理的管理好时间,轻松高效的工作,才能更好的享受生活,你如何对待时间,时间就会如何的回馈于你。你要知道,你今天的状况是什么样子的,就是你对待工作的样子?