因为本次会展软件运用实习出现特殊状况，无法按照原计划进行，所以根据新的安排，由原先的个人实习变成了小组实习。实习要求则是让各小组集体策划一场会议活动写出策划书，并就策划书里的内容来操作名为31会议的会议管理信息系统，达到学习与实践相结合的目的。所以，根据小组内的讨论，我们选择策划一场主题为跨时代·心理学的全国心理学学术会议。我们将会议定为两天，地点则选在了北京国际会议中心。
根据我们课堂上所学的知识，再结合之前的实习经验，先将这场会议的框架大致建立起来，并把这份策划书分为八大模块，分别是：会议整体思路、会前工作、会议注册、会议报到、住宿、餐饮及交通、酒店会场布置及物料、预算经费方案和应急措施及其他信息。然后再依据每个模块指向，逐个去搜集相应的信息。信息除了要选择与主体密切相关之外，还需要具有准确性和实效性。不仅如此，我们在讨论和查找信息的过程中，还不断修改当初定下的初级框架，使其更加细致完整。
说起会议的举行，我和组内的一名同学都曾经去过企昀会务公司做过会务实习，所以对一场会议的前期的物料准备，会议进行中的控场和会议结束后收尾工作的流程较为熟悉。因此，针对策划书当中会议物料这一板块，我们利用PPT和微信的截图功能，设计出本次会议所需要的物料样图如：背景板、报到处的背景板、各类指引牌、胸牌和餐券。在关于住宿这一块，我们也详细列举了北京国际会议中心及附近部分知名的酒店信息，包含酒店的地址和电话。而在交通这一块，为了更好的表述，我们将主要的高铁站与机场与会议中心的出行线路罗列出来，并配上出行路线图。
在完成策划书之后，我们就根据策划书的内容，在31会议系统上亲自动手操作了一遍。从最基本的操作开始，把个人信息和公司信息设置好，接着建立会议活动，并附上与会议相关的大致文案，像会议简介，邀约信等。在大屏模板的设置上，我们就可以用上自己设计好的专属本次会议的大会背景图。在操作过程中，我们发现该系统在参会人员这一块做得特别系统化与高效化，在同一个界面可统筹与参会人员相关的因素，如与会人员的注册与分组、与会人员的行程管理与签到等。系统风格十分简洁，所有的操作都是在同一个界面上，容易查找。而且该系统还可以轻松一键群发通知，减去许多不必要的步骤，进一步提升会务人员的培训成本。
复盘这次实习，我们会发现有些问题仍然值得我们去注意。其中有一个较为明显的问题是忽视了地接服务的重要性。因为在地接服务这一块我们确实不太了解，所以仅是粗略地描述一下。我们将大会的日期定为4月13-4月14日两天，所以应该要把那两天的航班或车次罗列出来。并且需要落实会议报到日期接站所用车辆规模、大小和大巴司机的联系方式。
随着全球经济的演化发展，越来越多新的技术浮出水面以满足人们各个方面的需求。有了这些新技术的支撑，既能够保证活动的顺利举行，从长远来看还能大大地缩减活动成本。因此，会展软件作为互联网时代下的会展业新兴利器，会展专业的我们需要去接触它、认识它，以进一步强化我们对现代会展业发展的认知学习，我想这就是我们这一次实习周的真正意义所在。
