小强升职记非常适合作为时间管理的入门书,因为这本书完整地介绍了时间管理的各个阶段,以及适合每个阶段的工具。在这里,我按照自己的理解重新命名这些阶段。
第一步:觉察(你的时间去哪儿了)
时间管理的第一步,就是对时间的流逝有"知觉",并且"观察"时间的去向。记录时间日志可以让我们"看到"时间的花费。
1、计算“无意义浪费时间”比例
2、记录一天工作情况,分析预期和实际结果差别
3、工作四步法
I 工作篮
II 任务筛选
III 任务处理
IV 高效时段做最重要的事
建议:
1、如何避开时间黑洞
2、时间日志好处
I 提醒你珍惜时间
II 分析自己时间的投入与产出
III 找到你的最高效时间段
第二步:重置(无压工作术)
知道了时间的花费情况之后,自己使用时间的问题也会一览无遗,于是就需要更加合理地分配时间。那怎么样使用时间才是合理呢?有两个工具可以帮助我们评估。
1、四象限工作法
目的:让我们专注于完成第二象限(重要不紧急)的事情
第一象限——压力来源
第二象限——工作重点,第二象限工作法就是指分解、详细描述第二象限的内容
第二象限工作法好处:
I 精力花在第二象限
II 明确下一步
III 明确任务完成标准
IV 方便控制进度
时间管理杀手:信息不够、拖延、预期结果不明确
第三象限——需要移交,可用猴子法则
第四象限——尽量避免,是工作中最不重要的部分,却是最需要重点对待的部分。因为它是我们的时间黑洞,比如说追剧、闲聊、刷微信
2、衣柜整理法
目的:让我们保持一时一事的状态
I 捕捉:清空衣柜
II 明确意义:为衣物分类
要求:
a.一次一事
b.不再放回
c.任务分解为行动:通常造成你拖延、效率低下、行动力差的原因
d.行动命名:动词开头,内容清晰,描述结果,设定时间参数
III 组织整理:将分类的衣物重新储存
3+1清单
IV 深思:对衣物做到心中有数
a.每天下班前问题
1.今天做了什么?
2.对哪些满意/不满意?
3.推进了哪些重要的事?
4.明天的规划是什么?
b.每周回顾问题
1.清空收集篮
2.检视清单
3.检视日程表
4.本周笔记
5.年度目标
V 行动:选择最佳方案
知道应该做什么,事情就完成了一半。
第三步:执行(行动时遇到问题怎么办?)
虽然明确任务相当于事情已经完成一半,但是如何不去执行,那一半就没有任何意义。执行的过程中会遇到很多问题,例如工作压力、拖延症、注意力不集中,书里提到了几个武器来帮助我们胜过人的惰性。
1.番茄工作法
大脑喜欢简单 、有时限的事情,所以偷菜、愤怒小鸟能吸引人。番茄工作法是衣柜整理法的延续,它的目标是帮我们在行动时也能保持一时一事的心态。
2.游戏化
(如何游戏化自己的目标,需要进一步阅读和思考。因为现在游戏化的方式越来越躲,像朝夕日历的21天打卡,李笑来的众创书籍模式,都有游戏化的原则渗透在其中)
游戏四大特点:
I 目标明确:沟通清楚,目标尽可能清晰
II 规则限制:建立小系统
III 及时反馈
IV 自愿参与
如何应用:
I 使项目明确、量化、可追踪
II 设置里程碑,相当于游戏里的Boss
III 写下搞定Boss的奖励,然后一定要兑现它
3.要事第一
为什么工作时通常会琐事优先?
I 简单、明确
II 即时满足
III 不愿改变
时间管理的问题,其实是表象。往下挖,是和自己的沟通方式问题;再往下挖,是不相信自己坚持的东西;再往下挖,是不知道自己想要什么。
第四步:持续行动(如何养成一个好习惯?)
鲁迅说:其实世上本没有路,走的人多了,也就成了路。对于人来说,持续不断地做一件事,就能在脑子里形成特定的回路。这些回路被称为习惯。
1.找到驱动力
驱动力>约束力 ,写下原因
2.自我鼓励
意义是赋予的 ,再微不足道的成就都要大肆庆祝
3.找到小伙伴
motto-自律即自由
第五步:实现目标(如何让想法落地?)
1.SMART法则
Specific
Measurable
Attainable
Relevant
Time-based
2.思维导图梳理计划
3.甘特图掌控进度
设置里程碑
4.九宫格平衡人生
总结
整本书虽然为读者描绘了时间管理的各个阶段,但是主要的篇幅还是放在了第二步,即介绍四象限工作法和衣柜整理术。四象限工作法可以用来评估任务的价值,衣柜整理术可以让我们有条不紊地用行动来实现任务的价值,可以让人在执行层面做得更好。不过,经过实践之后,我觉得时间管理最难的部分,还是在于后两步——如何持续行动,如何实践目标。毕竟真正有意义的事情,通常不是短期内能做到的,如何在某一个方向上持续地推进,就成了非常关键的问题。