处理工作的五个步骤：

（1）收集引起我们注意的事务和信息；
（2）理清每个项目的意义和相关措施；
（3）组织整理结果，提出选项；
（4）进行思考回顾；
（5）选择行动。

除非所有环节都紧密结合，并按统一标准加以管理，否则，其最终效果将难以保证。

许多人无法把工作安排得井井有条，主要原因是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。（很多时候，当前所处的情境并不支持我这样做）当他们坐下来开列工作清单时，大多数人试图按照重要性和紧急程度来罗列“最重要的事情”，但他们却没有拟订任何具体的行动方案。如果你因为某些事情（比如秘书的生日）目前“并非那么重要”，而暂时将它搁置一旁不做任何考虑，那么这件事就成了一个悬而未决的问题。而它也将时刻消磨你的精力，阻碍你集中精力思考那些真正重要的事情。

一旦你给某项事务贴上“需要做”或者“应当做”的标签，它就变成了一件“未竟之事”。

成功收集的3个必要条件：

1.每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里。
2.你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。
3.你必须定期清空这些设备。

项目的定义：任何一个需要多个步骤才能完成的任务。

那些不到两分钟即可完成的工作和那些你早已完成的工作是已经过去的行动，你就没有必要继续跟踪了。需要紧追不放的是：那些将要在某一个特定时间或日期执行的行动（把它们记入你的日程表），那些需要尽快完成的行动（把它们添加到你的“下一步行动”清单中），以及那些等待他人去办理的事情（把这些纳入“等候”清单）。

工作安排越有弹性，人们越能承担繁重的工作。——迈克尔·麦格里菲，医学博士

日程表是一块神圣的领地。一旦在那里标记了某个行动，你就必须在那个特定的时间完成，而在别的时间则根本不用考虑这个行动。只有在约会本身发生变动的时候，才允许在日程表中进行相应的变更。

“将来/也许”清单这类清单可以用于保存一些目前你不打算实施，但又希望在将来某个时候处理的工作。

保存那些你当前无法处理，却又不打算彻底遗忘的事情。

回顾系统

在纸上记下你“需要牛奶”是一回事，而在商店里回想起“需要牛奶”就是另一回事了。同样，把“给朋友打电话，询问他在经历某件人生大事之后的情况并表示祝福”记录下来，有别于当你守着一部电话无事可做的时候，唤起对此事的回忆。

需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。

工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。也就是说，你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，这非常重要。

拥有一个“项目”清单、一个日程表、“下一步行动”清单（一个或多个）和一个“等待处理”清单就是回顾的全部内容。

在任何时候，只有在对不得不完成的事情和其要求的时间都了如指掌的情况下，你才有可能更加机动灵活地安排其他工作。处理日程表的最好方式是，将上面罗列的任务（如开会、打电话、完成到期报表的最终稿等）逐项完成，不要遗漏。

成功的关键因素：每周回顾

一切需要采取行动的事情，我们都应当对其进行定期的回顾，以使我们的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情。我们无时无刻不在凭借我们的直觉对某些行动做出快速的判断，要保证这些判断的正确性，我们也必须有机会从更高的角度俯看全局。根据我的经验（这也是成千上万人总结出来的经验），使这些事项转化为行动的关键就是：每周回顾。

每周回顾应该完成以下任务：·收集和加工处理所有的“材料”。·回顾整个系统。·更新各类清单。·做到彻底、清楚、实时和完整。

大多数人并未真正拥有一个完善的、没有疏漏的系统，他们之所以无法从回顾中真正有所收获，正是因为他们无法做到总揽全局。他们总是模糊地感觉好像还有些事情被漏掉了。而一个完善的系统，将形成一个良性循环：你建立的系统越完备，你就越信赖它；你越信赖它，你就越有坚持运行这个系统的内在动力，而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤。

四标准法

确定某一时刻具体行动的“四标准法”在星期三下午3点22分时，

你如何选择下一步行动呢？

这个时候，你可以按顺序采用下面四个标准：

• 情境、
• 有多少时间、
• 有多少精力
• 重要性。

前三个标准描述了你每次采取行动的制约因素，第四个标准则是评估行动的价值大小。