自我管理的第一篇为时间管理。时间管理是为了更好地分配自己的时间。时间分配决定了我们的人生。
为什么时间管理是自我管理的第一步呢?因为你做任何事情,都是需要投入时间的,如果你连时间都不投入,那就不要期待成果了。
时间是最公平的,每个人无论贫富,贵贱,美丑,快乐或不快乐,生病或健康,都是24小时,没有人会多一秒,也没有人会少一秒。
在开始阅读之前,大家先回顾一下自己的时间是如何分配的?你觉得自己的时间利用率如何?
也许你根本想不起来自己过去一周到底做了什么事,把时间花在了哪里?当你去记录和统计,你会发现,很多时间都是浪费在无关紧要,鸡毛蒜皮的事情上。但,当你不记录时,你是不会发现的。
不同的时间理念:投资 VS. 固定
我用“爱今天”APP记录自己的时间消费。“爱今天”APP把时间分成4类:投资,固定,睡眠,浪费。我非常喜欢这个分类。
何为投资类时间:对目标产生实际帮助的时间。比如,你背英语单词花费1小时,这对目标有实际帮助,则这1小时属于投资时间。
何为固定类时间:对目标无帮助又必须做的事情所花费的时间。比如:做家务,吃饭,洗澡,上厕所,上下班走路等,对目标无帮助的都归为固定时间。
何为睡眠时间:为睡觉所花费的时间。
何为浪费时间:即非必须没有实际帮助的时间。
这四类时间,看似非常清晰,在实际使用时,我发现投资与固定时间之间的微妙差别。有时候,你可以把固定的时间转为投资的时间,而且当把固定时间转为投资时间时,也会影响你做这件事的心情。
以我自己为例。作为上班族,最开始我不喜欢做饭,每天做饭对我来说是痛苦的事情。在我使用”爱今天“APP之后,我想每日做饭是我不得不做的事情,有没有什么方法让这件事情变得有趣呢?当时刚好也下载了下厨房,我就给自己定了一个目标:2个月内尝试50道不同的菜。因为这个目标,我对做饭这件事也不再那么反感。我开始为目标投入时间。
后来,我再转念一想,那我现在在做饭这件事上投入的时间就不再是固定时间了,是投资了,而我的目标就是:提升厨艺。而这个小小的转变,让每日做饭这件小事变得不再那么枯燥。
我想,投资与固定时间的区别是:你是否愿意用心去做这件事,当你在用心做事,一些固定类的时间也可以转化为投资类时间。
《时间投资法》作者认为时间投资法的核心是“在相对较短时间内创造同样的成果,应该怎样规划时间?”,以及“从中长期的角度考虑,应该对哪些事情进行时间投资?”
时间管理第一步:记录时间。
如果要管理好自己的时间,首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。如果你不知道自己的时间是怎样消费掉的,那你也就无从自我管理。
很多人以为自己很忙,时间利用已经非常充分了,不需要通过记录时间来看自己的时间消费。
其实不然,彼得∙德鲁克在《卓有成效的管理者》书上写道:即使是工作非常忙的高层管理者,通过时间记录也会发现自己的时间利用率并没有那么高,也会花很多时间在毫无意义的事情上。所以德鲁克在书中写道:卓有成效管理者的第一步是记录时间,第二步才是管理时间。
吴伯凡老师在《青年人如何在快速变化的时代胜出》的在线分享时也是推荐大家去记录自己一周的时间消费情况。
如果完全靠记忆,我们恐怕所不清楚自己的时间是怎样打发的。当你去认真记录了,你才会发现,自己的时间消费情况,才可以对症下药,找到可以改进的方面。
我从2015年3月份开始记录自己的时间,现在已经记录了9个月了。我使用“爱今天”APP来记录自己的时间。
以下是我的时间消费情况。
我在投资类加了一些小类:写作,阅读,和君商学院学习,微信公众号维护,职业生涯规划,英语练习,提升厨艺,运动,工作等。
除工作以外,我在投资类的时间统计:
一个人每天都需要花不少时间在固定类事情上,比如,洗刷,交通,吃饭等。我在固定类的时间花费:
吃饭:296小时
洗刷:223小时
交通:211小时
做家务:120小时
睡眠时间就更多了,一天差不多三分之一的时间都是睡眠时间。
某一天的时间统计:
我在2015年开始每日写作,写了60万字左右,我在写作上花的时间也不过236个小时左右。我每日花费30-50分钟写作。我知道自己30分钟大约可以写1500字。
当你清楚地知道自己的时间花费,你就可以预测工作量和完成的时间。
很多人在设定的目标无法实现,是因为从来没有去预估过完成这个目标需要多少时间,因此也容易设定过高过多的目标,到头来却什么也没有完成。记录时间,也可以帮助你更好地设定目标。
彼得∙德鲁克《卓有成效的管理者》:有效的管理者并不是一开始就着手工作,他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点,认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。然后他们管理自己的时间,减少非生产性工作所占用的时间。最后,再将“可自由运用的时间”,由零星而集中成大块连续性的时段。这三个步骤,是管理者有效性的基础:
1. 记录时间;
2. 管理时间;
3. 统一安排。
第二步:预留整块的时间。
德鲁克在第2章就讲了要掌握自己的时间。时间是最稀有的资源。若不将时间管理好,要想管理好其他事情就只是空谈。有效的管理者知道他必须集中他的自由时间。他知道他需要集中整块时间,时间分割成许多段,等于没有时间。
卓有成效如果有什么秘诀的话,那就是善于集中精力。卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做(first things first),而且一次只做好一件事(do one thing at a time)。
管理者越是想做重大的贡献,越是需要有更长的“整块时间”。时间管理的最后一步,应该是将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来。
时间分割成许多段,等于没有时间,这句话非常有警示作用。现在人们的时间很容易被碎片化,我们仿佛有很多时间,但想想又每个人都很忙,每个人都没有时间来思考真正重要的事情。
我近来越来越发现集中整块时间的重要性。以阅读为例,原来我的阅读方法是每天读20页,一本书要读很久,而且,读到后面总是忘记前面读的内容。近来,开始用整块的时间阅读,发现阅读速度快了很多,而且效率也提高了。专注阅读的话,2-3个小时就可以阅读完一本200页左右的书。第二天早晨就写读后感,发现自己对书本的内容吸收程度挺高的。以前,每天读20页,读完整本书,写读后感并不能那么得心应手。
做其他事情也是如此,当你有整块的时间集中处理时,你的效率会更高。其实,你每次拿起一件事来处理,都需要一个进入时间,如果你把事情分成很多个小块,那你每次都需要一段进入时间。
想要更有效地利用时间,那就需要预留整块的时间,而不是碎片化的时间。
如果能够集中处理,就尽量不要分散处理。我们也可以借助番茄钟等工具,让自己集中注意力,不要被其他事情打扰,专注地完成一个或2个番茄钟。
第三步:减少碎片化的时间。
其实这一步与第二步是同一个意思,我在这里再写一遍,是想重申”减少碎片化时间“的重要性。我们常常在想如何利用碎片化时间,其实更好的方法是如何减少碎片化时间,把碎片化时间整合成大块的时间。
微信联接了人与人的关系,同时,它也把人们的生活碎片化了。但你完全自己可以选择使用微信的方法。有很多人,他们会任由微信控制或者安排自己的时间,比如,一有信息通知就放下手中的工作,先去看微信消息,回复。等回过神来,往往忘记了自己手头在做什么。
德鲁克在《卓有成效的管理者》书中写道:当你只有碎片化的时间就相当于没有时间。很多重要的问题是需要整块整块的时间来处理的。微信把你的时间碎片化的最大危害不是你花在微信上的那些时间,而是把你整块的时间碎片化了,相当于你完全失去了那整块的时间。
我们应该自己主动控制微信。我很早就把微信的消息通知关闭了,只有我自己想要微信消息时,才会打开微信APP,查看是否有需要回复的消息。至于朋友圈,我已经很久没有看了。我没有刻意去戒掉朋友圈,而是忙于其他的事情,想不到去看朋友圈,也就不看了,只是极偶尔点开看一看。
第四步:100小时定律
说到100小时定律,很多人应该会想到1万小时定律吧。
作家格拉德威尔在《异类》一书中指出:“人们眼中的天才之所以卓越非凡,并非天资超人一等,而是付出了持续不断的努力。1万小时的锤炼是任何人从平凡变成超凡的必要条件。””他将此称为“一万小时定律”。要成为某个领域的专家,需要10000小时,按比例计算就是:如果每天工作八个小时,一周工作五天,那么成为一个领域的专家至少需要五年。这就是一万小时定律。
1万小时,如果每天1小时,需要30年,每天3小时,要10年。
1万小时对于普通人来说,可能觉得不可思议,而且很容易被吓倒,直接放弃了。通过我自己的“每日写作”,我也在思考,如果把时间维度缩小,把1万小时缩成100小时会怎样呢?
100小时对于大家来说,就容易很多。对于一件事,你先花100小时去学习,说不定能够培养兴趣,而且能够初步入门。比如,我自己的实践“每日写作”,我花费的时间也就200多小时。
很多人常常会讲,我对XXX很感兴趣,我想当你有这个想法时,何不用100小时去实践,看自己是否对此真正有兴趣,而不是停留在口头上。
在某一件事上投入100小时,说不定你就能从门外汉到了初级或者中级水平,因为在现代社会,很多人根本就不愿意行动,当你投入了100小时,你已经把大部分的人甩在后面了。
总结:把握时间,掌握人生
时间分配决定了我们的人生。我们应该真正思考一下,自己的时间和资源该怎么分配,这会决定你的人生。
当我们开始记录时间时,我们可以意识到自己的时间分配,如果想要更好地管理自己,你可以有针对性地调整自己的时间分配。
但是,即使你知道了自己的时间分配情况,如果你没有自律,你依然容易把时间花费在鸡毛蒜皮的事情上。而这些鸡毛蒜皮的事情,会花费你大量的时间和精力,但是它们可能对你未来十年都无关紧要。
之前听毕淑敏老师的在线分享,有读者问,总是会为眼前的一些小事费心费力,怎么办?毕淑敏老师说,当你有远方的目标,你就不会如此纠结这些小事。
我想大家可以站在未来的角度上,来分配今天的时间。想清楚这个世界,十年之后,需要的人是怎么样的?想清楚你自己,十年之后,想成为什么样的人,你最终想成为什么样的人?
当然这是一个非常大的话题,我也还没有想清楚自己想要成为什么样的人。但你哪怕是有一点未来的想法,都可以更好地帮助你分配当下的时间。
然后,在足够重要的事情上,一定要持续行动。先从100小时开始行动。
实用工具
1. 爱今天APP
爱今天是一款完全免费时间管理软件,能够记录你花费在目标上的时间,并自动生成统计图表,帮你量化你的努力,让你更高效的利用时间;每天自动生成时间分配图,让你对自己时间花费有更好的控制,同时自动生成每天起床曲线图,帮你养成早起学习的好习惯。
2. 番茄钟
可以帮助你集中时间做一件事情。
3. 每天三件事打卡
这是古典老师在”100天改变自己训练营推荐的工具“,在清晨或者前一天晚上确定好自己第二天要做的三件事,这三件事最好是对你来说最重要的三件事,而且是可以为人生增加正资产的三件事。具体可阅读文章【100天改变自己训练营】-开营第一讲
4. 100小时行动
设定一个目标,在三个月内完成100小时。