今天跟大家聊聊工作中文件保存规范这件小事。

初入职场，如果所在公司没有要求，加上员工自己没有意识，很多朋友往往在处理工作文件的时候，对文件命名及保存的方式很随意，当时看起来处理速度很快，节省了时间，可是慢慢随着文件量的增多，如果依然没有形成自己的文件保存规范，就会陷入每天为不能很快找到想要的文件这样的痛苦之中。

我曾经就经历过这样的烦恼，工作一段时间后，发现日常的工作中经常要找寻一些之前的文件，一开始是尝试各个盘模糊搜索，或者按文件类型、时间、大小等排序查找，如果依然没有找到，基本就会放弃查找重新制作了，前面浪费的大量找文档的时间就这么在反复搜索的过程中渡过，终于有一天无法忍受，决定停下来好好整理下自己的工作文件夹，结束这个痛苦的查找过程。

首先，自查一下自己是否已经有文件命名规范的意识？如果没有或者觉得自己做的还不太满意，希望下面的内容可以帮助到你：

第一步，请根据自己的工作内容划分出第一级文件目录， 比如可以按内容重要性，时间顺序，内外部协作关系等进行自定义，把握一个原则，就是尽量使文件分类合理，这样用的时候可以快速精准定位。二级、三级文件夹目录同理。对于刚接手一份工作的朋友，一开始可能对自己的这份工作内容还不太熟悉，建议每3个月或半年整理一次。

第二步，建好了文件夹，下一步就是给文件定一个命名规则了，文件的命名原则是要做到让人一眼就知道这个文件是什么内容，文件名的设置可以参考文件内容标题并加上时间、版本号、处理人员等信息以示区别。

此处特别提醒：如果别人发一个有文件名的文件需要你处理后进行回复，请一定记得回复的文件名也要做修改，区别收到的文件，方便别人也可以从这样的小事开始，相信你一定能做到。

第三步，为了让文件目录看起来统一，建议在文件夹目录前加上数字编号进行区分，此处也可以按照重要性或使用频率进行编号，越重要越常用的编号越靠前，也可以节省一部分定位文件夹的时间。

下面附上文件夹及文件命名前后对比图，如果是你，会选择哪种方式呢？

文件保存规范前后对比图

看过前面的内容，相信大家心里都做出了自己的选择。再提醒大家一句：文件整理的工作并非一蹴而就，而是一开始请先有这样的意识，然后不断根据实际情况优化整理，让自己养成定期整理的习惯，主动为自己创造并保持良好的文件使用环境，提升日常工作效率。

各位宝宝们经历过文件命名不规范带来的烦恼吗？你们后来是怎么改进的，欢迎评论留言分享！