作为一名老HR，每天的工作中至少有1/5的时间在处理邮件，犯过错、埋过雷、吃过亏，从不专业到专业，一路跌跌撞撞，总结出了几点处理邮件的小细节，仅供参考。
一、标题中的细节
1、如果这封邮件非常重要或紧急，标题中一定要包含“重要”“紧急”的字眼；
2、如果这封邮件规定了某一个时间点，例如通知全体员工7月30日集中报销上半年补充医疗费用，标题中一定加上具体日期；
3、标题简洁且包含员工关注的“痛点”，例如工资、社保、培训、扣款、加班费等。很多员工都视HR发出的邮件为空气，如果再没这些和他们息息相关的关键词，基本就如同垃圾邮件一样了。
二、正文中的细节
1、无论是发通知，回复员工咨询的问题，或者给员工、秘书、领导发邮件，凡发出的邮件，哪怕邮件正文只有一句话，也一定要有称呼和礼貌用语。例如“领导，您好”；“某员工，您好”“全体秘书，你们好”；
2、正文中的内容切不可长篇大论，条理清晰，用“1、2、3...”分段罗列。需要特别关注的地方，如时间、地点等，用其他颜色标注；
3、邮件中添加的附件要在邮件正文中予以说明，告知收件人附件中是什么内容。还以上面提到的通知全体员工7月30日集中报销上半年补充医疗费用为例，通知中可能会包含的附件有：附件一：《理赔通知书》、附件二《报销流程与注意事项》、附件三《报销所需材料》，在正文需注明，报销所需材料请见附件三；
4、凡涉及敏感内容不要在邮件中体现。例如，有员工询问公司的社保基数按照什么缴纳的，实际公司是按照最低社保基数标准缴纳的，切忌在邮件中直接回复，而是给员工打电话告知；
5、附件中的关键内容或呈现的结果要体现在正文中。例如：领导要求统计1-10月人力成本数，在正文中要这样描述：附件为1-10月人力成本数，从统计结果来看，7月和10月的人力成本数增长较多，原因是7月北京地区统一调整当年社保基数，带来社保成本的增加；10月发放了国庆加班补助。具体情况请见附件；
6、正文中一定不要带有情绪化、攻击性、模棱文字，哪怕是收件人先用了攻击性的言语，也不要以丫还牙。邮件是专业化的一个很好的显性体现。
三、发出邮件后的细节
1、完成领导交代的任务，并以邮件发出后，一定要第一时间给领导发信息或打电话告知邮件已发出；
2、非常重要的通知邮件或需要对方配合的邮件，也一定要第一时间发信息或打电话告知。实际上邮件是及时性最差的一种沟通方式；
3、私下里找几个员工问问收到邮件没。像我们公司大部分时候是将邮件发送给各部门的接口人，再由接口人发送给部门员工。所以要找几个不同部门的员工问问，否则万一接口人忘了呢？通知邮件的结束工作一定不是终止的邮件发送成功，而是确定收到邮件。
四、读取邮件后的细节
1、收到的邮件要予以回复，哪怕邮件发错了人，也要回复对方邮件发错了，否则可能会耽误事儿；
2、如果收到的邮件是自己无法解决的，不要直接回复不清楚或不是我负责，而是要回复这件事有谁负责及负责人的联系方式，或者同时将邮件回复给该负责人就更好了；
3、没有来得及查看或者内容重要的邮件要标记记号，以免自己遗忘，毕竟每一个HR都至少会有上千封邮件的；
4、重点邮件一定要及时备份，万一哪天邮箱被黑客了呢。
暂时就想到这么多，最后一句话：越是司空见惯的事，越是要精益求精。
