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昨天，我牵头抓总的一项大型会议终于顺利召开了。

为了这项工作，我已经前前后后忙活了近1个月，从领导提出、方案草拟、工作分工、材料及物质准备、表彰环节的彩排再到会议的召开，环环相扣，细节众多，耗时耗力，总体来看，推进得比较顺利，效果也还不错。

工作这么多年，负责过多起大型会议，复盘来看，有些细节还需要改进，但大差错没有，每场下来，领导也比较满意。

对于大型会议，牵头抓总的人要把握大方向，掌控关健点，精进小细节，在筹备时应尽量把工作做细做实，这很考验人的统筹、策划和执行力。

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那筹备时，做好哪一项工作能够四两拨千斤呢？

磨刀不误砍柴工，个人认为，一份详尽的工作方案最关键！

方案制定的过程，其实就是统筹、策划工作的过程，细节考虑得越详尽，执行起来越容易。

如何做好一份大型会议的方案呢？五步走：

与主官沟通，明确主官意图

这是必需的，没有体现主官意图的方案完全是做无用功，因此开始方案前，必须和领导做好充分的沟通，比如会议要多大规模？请哪些领导？哪些单位要参加？希望什么时候召开？议程是什么？要不要宣传报道？有没有需要特别交代的事项？等等。

草拟初步方案，将主官意图落在纸上

根据主官的意图，先草拟初步方案，然后报主官审定。这一步其实就是验证主官意图的过程，有时在沟通时，双方对某一项工作的理解会有所偏差，将这些落到纸上，交主官审定，就能够纠偏，避免走弯路。

实际工作中，我有一种体验，就是有些主官的思维比较活跃，睡了一觉后，想法又会不一样。经常是我将初步方案提交主官审定时，他又会提出新的想法和思路来。因此这一步也能帮助我省点力气，至少对没细化的方案做出修改要容易得多。

头脑演练，细化每个环节

一旦领导审定后，就要进行方案细化了，五步中这一步最为重要。

我惯常的做法是，在头脑中演练一遍，按“会前、会中、会后”的逻辑思维去抠细节、抓关键。

以本次大型会议为例：

会前：一个大会开始前，要做哪几项工作？

肯定少不了：草拟会议通知，落实会场，落实领导名单，落实参会人员，画出会议座位图，安排会场，会议签到及材料印制分发等。

这个座位图有讲究，比如台上领导要怎么排序？听会单位要怎么安排？有没有特殊单位需要重点关注？这次会议是表彰会，那我就需要划出一个区域突出受表彰的对象，让他们成为焦点。

哪些材料需要印发？譬如表彰会，那要要印表彰决定？要不要制作光荣册等？

会中：每一个议程都需要什么材料？什么物质？什么人配合？

譬如这次会议是个表彰会，那肯定要宣读表彰决定，要有颁奖环节，大领导要作讲话，一一在头脑中演练后，工作自然就细化出来了：

（1）草拟会议材料：主持词、表彰决定、领导讲话稿等。

（2）颁奖环节是全场会议的关键：谁来颁奖？谁来受奖？分几批次颁奖？前期奖牌准备好了么？现场的配乐要什么样的？谁来引导？怎么引导才能让各批次的受表彰对象上台衔接得当？受表彰对象要怎么排序，才能让最大的领导颁发的是最有份量的那块牌子？要不要彩排？

这样一梳理，这个环节需要做的工作进一步明细：明确颁奖领导、受表彰对象，落实现场配乐，落实奖牌和证书并排序，落实受表彰对象的排序（与奖牌及证书排序一致），制作受表彰对象座位图，落实引导人员，择机彩排等。

这个环节细节非常多，稍不留心就有可能出现差错，在实际工作中也需要通过彩排去发现问题，纠正方案。

需要特别注意的是，一般来说，不到最后一个时刻，颁奖领导是难以确定下来的，因此还要做好应急预案，譬如受表彰对象的人数怎么设置最合理最省力？如果颁奖领导与受表彰对象人数不一致时，要怎么处理？等等

做好这个环节，个人的建议是：以最方便操作、不出差错为总原则，怎么容易怎么轻松怎么来，不然得累死自己！

会后：媒体的宣传报道需不需要？

如果要，就必然要涉及到宣传稿及媒体对接问题，这项工作也要细化出来。

人尽其才，合理分工

细化方案出来后，就是分工问题。一场大型会议，大包大揽最要不得，别以为自己牛，真要到了紧要时刻，往往是顾得了头顾不了尾，因此必然少不了同事的配合。俗话说，不怕神对手就怕猪队友。一个好的队友会让自己少操很多心，关键时刻还能帮忙出谋划策，解决难题，甚至还能化解危机。因此平时就要留心同事的特点和擅长事项，将最合适每个人的工作合理分配下去。

每当承接大型工作时，我都进行分工，效果很好。我有个同事，已经负责过两次大型活动了，但从来没见她分过工，人缘也不好，因为没分工，所以看她抓瞎甚至出错时，大家也不怎么搭理。第一次在现场时，最后还是主官跳出来，临时分工，同事们明面上不说什么，背地里也是超级不爽的。

报主官审定并由主官公布方案及分工

始终要明白，虽然主官指定自己牵头抓总，但是如果主官没有明确告知大家必须听咱的，那么这个牵头抓总也是做不下去的。因此，分工方案的初稿出来后，务必要求主官亲自召集所有参与同事，共同讨论并最终确定方案及分工，并明确强调所有人必须要按分工执行，必须要听从咱的指挥，这个方案才有可行性。

没有主官出马，任何分工都是抓瞎，别人可做可不做，就算做了也会说成是“帮你”，这个词一出来，那性质可就变成“帮你是情份”了哦，那咱可就要记得人家的情啦！

方案一旦有效可行，那执行下去就事半功倍啦！当然，在执行过程中，还会出现很多突发情况，要视情况及时做调整，但大方向一般不会错。