第3章｜电子书截图
第3章 方法
学习工作法
方法很简单。选择“今日待办”表格中最重要的工作，扭启番茄钟到25分钟，开始专注于这项活动——仅此一项。
终于说到正题了！本章将带你了解阶段、工具以及番茄工作法的常见问题。到本章结束，你应该已经完成了一个全天练习，包括创建“活动清单”表格和“今日待办”表格。
阶段
我们预览一下，番茄工作者的一天具有以下5个阶段。
※计划：在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。
※跟踪：确定当天活动后，扭启25分钟的番茄钟，从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段（称为一个番茄钟）内，你要收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。
※记录：在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数，就把中断次数写下来。
※处理：从所记录的原始数据中提取有用信息。例如，可以计算在每个25分钟的时间段，平均遇到几次中断。
※可视化：最终你要将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯，在自我调整过程中，基本上每天都要做这样的回顾。
在每天开始时，进行计划；每天结束时，进行记录、处理和可视化；在两者之间，进行对25分钟周期循环的跟踪。
戴明循环
美国统计学家威廉·爱德华·戴明和安德鲁·沃尔特·休哈特共同创立了戴明循环，也称品质管理循环或PDCA循环。它是一个解决问题的周期流程，可用于对其他流程进行改进。基于“假设—实验—评估”的科学方法，戴明循环的4步为：计划—执行—评估—应用。
※计划（Plan）：定义预期的结果，以及达成它所需的流程。
※执行（Do）：实施该流程。
※评估（Check）：对流程进行衡量，比较实际结果与预期结果，找出差距。
※应用（Act）：对差距进行分析，找出问题根源，以图改进。
这一系列的计划、监控、衡量和改进，也正是番茄工作法的核心，番茄工作法是一套典型的PDCA流程。在每天早晨确定要做哪些工作，跟踪什么。然后贯穿全天的是跟踪事件，在表格画叉号、撇号、减号等。在每天结束时，将当天的跟踪数据，与最近几天的数据以及事先的期望值进行比较。问问自己，有没有努力完成早晨在“今日待办”表格上承诺的活动？然后想想如何改善明天的流程。每天重复这个循环，对流程进行改进。
工具
简单易用的工具可以简化方法。你可以忽略流程管理方法，专注于真正要做的事。番茄工作法只需要一支钢笔或铅笔、一枚厨房定时器、三张白纸或横格纸。
可以为你的办公环境选用任何类型的计时器。可以是机械厨房定时器、数字厨房定时器、沙漏、手机的振动闹铃或者电脑软件。扭启设定机械番茄钟的动作，对培养条件反射有好处。要不了多久，这个动作就能帮你找到感觉，保持节奏。
三张纸的用途如下。
※“今日待办”表格：填写今天日期、你的名字，列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。
※“活动清单”表格：填写你的名字，列出最近要进行的活动，随想随填，不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天，增加新的活动，划掉已完成的。
※“记录”表格：记录所采样的流程指标，以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天，以便比较每天的跟踪记录。
自己动手：做一张活动清单表格
把书签放在这一页，去找一支笔，一张纸，一枚厨房定时器。扭启5分钟番茄钟。在纸面顶端写下标题“活动清单”，想想你在家要完成的活动，把它们全记下来，无论是否重要，不必考虑重要程度和优先级，也不必写出具体做法，只写活动完成后的状态。比如：
※客厅整洁；
※买烹饪书；
※发电邮给西娅。
言简意赅就行了，不要刻意地缩写或长篇大论，也不要考虑措辞能否让别人理解，最重要的是你自己能看懂，即使你今天写下它们，一个月后回来看也能明白。一种好方法是，第一个词代表活动的主题类型（事情虽多，总能归类到几种主题），后面第二个词则明确表达想要实现什么。
将活动从上到下列出来，每行一个活动。如果你知道某件事必须在某个时间完成，也可以标上最后期限。如果晚上七点你要在家里请客，可以写上“客厅整洁，7:00pm”。继续这个练习，不要停止，直到番茄钟响铃。然后回来接着读这本书。
寻找起点
假如没有番茄工作法，我每天的工作如何开始，有时就很犯难。感觉是千头万绪，有无数的事要做，苦于分身乏术，没等真正开始做什么，突然发现该吃午饭了。
“现在就做”是一个很好的原则，可以减少你“不得不做”的工作数量。作为一名独立的软件开发顾问，我要自己管理公司，也就是说我得承担日常工作，包括强制性的书面工作：处理账目、寄送发票、填写纳税申报表格。这些事儿拖着不办，不会减轻困难，只会雪上加霜，再怎么等也等不到天上掉馅饼，而且时间长了我会忘记一些重要细节。
在我这里，仅仅整理出一个长长的工作清单是不够的，关键在于选择。在当下此刻，我决定进行一项活动，等于隐含着决定不去做我积压清单里其他几百项活动。
将最重要的活动排到第一位，并全力以赴去做，有一种脚踏实地的安全感，否则注意力会一直被这样的问题扰乱：“我现在真的在做最重要的事吗？”在我的例子中，每天早晨我先纵览整个积压工作清单，选出最重要的一项活动，在一小段时间内与它共舞，之后再重新评估它是否仍然是最重要的。我在心目中将“必须得做完”换成“从哪里开始”，将“这个项目很大很重要”换成“我可以走出一小步”。
早晨
使用番茄工作法，要找到起点变得简单了。看我是怎么做的：在一天的开始，从我的“活动清单”表格中选出一些最重要的活动，填到“今日待办”表格中。这就是计划阶段。
然后我选择“今日待办”表格中最重要的工作，扭启番茄钟到25分钟，开始专注于这项活动——仅此一项。在脑海中，我把这项活动加入“当下清单”，这个虚拟列表是二进制的，它只有两种状态：现在有一件事做；现在没有事做。
因为你能够自动自发地选择去做一些事，并将其做成，这将成为良好时间管理的基础。当要决定做什么的时候，应当有全局的眼光，避免陷入琐事当中。使用番茄工作法，在每天早晨所有备选的活动你可以一览无余，从中作出选择。
番茄工作法有一定的目标导向。量力而为地选择一定数量、今天能完成的活动，这是你的承诺。如果它们得以完成，满心欣慰是回报给你的精神奖杯。
自己动手：做一张今日待办表格
拿一支笔、一张纸、厨房定时器，还有你刚刚做的“活动清单”表格。扭启5分钟番茄钟。在纸面顶端写下标题“今日待办”，想想你觉得今天要进行的活动。
先看看你的“活动清单”表格，有没有漏掉没填的内容。比如：
※开车带埃达看球；
※做晚饭；
※电话姐姐。
“活动清单”表格里的事情，别一股脑都抄到“今日待办”表格里，要考虑全部做完的承诺是否合理。继续练习不要停止，直到番茄钟响铃。然后继续读这本书。
如果抄过来的这部分活动今天全部完成了，你会有什么感觉？选出活动填入“今日待办”表格，也意味着你拒绝了那些没有选出的活动。现在是不是更容易专注于所选活动了？
承诺
传统的工作清单不算是承诺。将一项潜在的活动填入清单，可能会让你感到安全，包括填入别人强迫你做的事。列表很长，而且还在源源不断地增加，可以肯定地说，它们完成不了。没有承诺，就没有动机。从这样一份巨大的清单里完成和删除一行，不会带来什么成就感。
“今日待办”表格是在时间段限定内的承诺。某件事你今天不打算做，就别把它填进去。在这张表格中，只让你看到今天可以达到的目标。相比之下，“活动清单”表格更像传统的工作清单。它的容量没有限制，一些锦上添花的事也可以填进去，不用担心其重要程度，即使它永远都排不到优先执行的队伍里也没关系。
这里要强调的是，“活动清单”表格很有用，但只有它是不够的。为了激发动力，你需要量力而行，为一段固定的时间，从“活动清单”中提取一组适量的活动。如果该提取过程由你自主完成，你确实相信这段时间内可以实现这些目标，这就成为自我承诺。一天，是一个可以预期的时间段长度，而且要完成所承诺的活动，一天的时间也足够长。
区别“活动清单”（传统工作清单）和“今日待办”（所提取的承诺），这项必要的策略可以保证你做正确的事情，现在就开始，并全心全意投入你的工作。它们帮你明确目标，建立个人控制。
直接和立即反馈
打保龄球的时候，我们有一个明确的目标，就是将球沿着球道滚出，尽可能多地击倒球瓶。每次投球，马上就知道投的好不好。最让人欲罢不能的，不是每次击倒球瓶的数量本身，而是前后投球成绩的关联。这次我打倒6个球瓶，会导致什么结果？我下一步的策略做何调整？当人类心智能量（注意力）的投入获得成功的结果时，人们会感到满足。
例如，在进行一项历时几天或几周的活动期间，我难以得到类似这样直接和即时的反馈。整件事情完成之前，我看不出成败。如果距离最后期限只有几天，情况就更糟了，对于能否在最后期限达成目标，我不确定，也很焦虑。
使用番茄工作法，为刚才25分钟的工作打个好评，能让我们获得立即反馈。
前瞻记忆
为避免一头扎进不太重要的活动，要记得定期评估活动的重要程度，还要记得频繁地休息，而且还要时不时地提醒自己，进行自我评估，努力扬长避短。我个人是利用一系列辅助手段（例如书面的计划、连续的流程、定制的铃声信号）来支持我的前瞻记忆。
回溯记忆关注的是过去的事情，作为补充，前瞻记忆帮我们记住未来要做的事情。例如，前瞻记忆用来帮我们记得要开会，记得给某人打电话，或更普遍地说，记得做我们“曾经打算在未来做”的各种活动。
随着年龄增长，我们的额叶活动，以及未来的记忆力都逐渐减弱。生老病死是自然规律，但可以通过外部刺激来弥补，比如给自己建立一些提醒。前瞻记忆与我们的意愿密切相关。假如我们想让事情在未来发生，就为此建立长期计划。当计划实现时，我们心满意足，得到奖赏。
当下清单
在1933年，海德薇·冯·雷斯托夫进行了一组记忆实验，并得出结论：在一组类似项目的清单中，视觉上孤立出来的项目更容易被记住。例如给你看一张购物清单，其中一项是天蓝色突出显示的，结果比起其他事物，你更容易记住突出那件。这一现象今天被称为“冯·雷斯托夫效应”。
“当下清单”并不是番茄工作法要求做的真实表格，只是我自己取的一个概念，指我在现在、此刻关注的事情。在我脑海中“当下清单”是二元的，只有0和1。我关注某1项活动，或0项活动。它永远不会是2、3、4或其他数目。我会选择一项单一活动，然后扭启番茄钟，接下来面对的挑战是，在25分钟的番茄钟期间，不要给其他活动任何的机会。
冯·雷斯托夫效应的启发是可以通过突出重点的方法促进记忆。要借助这一效应来实现“当下清单”，我可以将此刻正在做的活动明确地写到一张纸条上，放在眼前。或者，要严格按照番茄工作法套用的话，我可以在今日待办表格上，用荧光笔标注当前活动，当活动完成后，再用黑色笔划掉它。
休息
当厨房定时器走到25分钟响铃，表示你已经完成了一个番茄钟。这时应该立即在今日待办表格的相应活动旁边画一个×，然后休息一下。休息时间可长可短，但我是用3～5分钟，完全放下工作，分身出来，也远离其他任何挑战智力的活动。可能会喝点水，或想想晚上吃啥。
我休息的最低标准是，站起来，从我的办公椅走开，至少两步远。一般这样足够消除我对之前工作的思考，还能做一些对肩背有益的运动。像我们这些办公族，每天在单调的位置坐太久了。
休息之后你要决定：是继续进行同一项活动，还是切换到另一项。切换是因为重要程度有所改变，也可能只是因为上一项活动已经完成。
放下
在休息期间，思考上一个番茄钟或下一个番茄钟的工作是不允许的。不要打重要电话，不要写重要的电子邮件。让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡。
如果让压力系统一直工作，而不借助心智休闲进行调节，一些症状会找上门来。脑干的思考系统会受到影响，包括边缘系统的感知能力，甚至破坏你的生物节奏。例如会造成失眠。
长期的精神紧张，会导致工作记忆能力和集中力下降。从而使工作的快乐变成焦虑，灵感变成敏感，还更容易发怒。
阶段性休息
在每隔25分钟的常规休息之外，番茄工作法要求安排时间更长的阶段性休息。我将4个番茄钟作为一组，所以每4个番茄钟后，我进行阶段性休息。阶段性休息通常可以是15～30分钟的消遣。可以利用这段时间来清理办公桌，去一趟咖啡机那，或者到喜欢的社交网站转转。
你甚至可以看一眼电子邮件收件箱，但是不要开始写任何重要的回信。回复重要电子邮件应当和其他活动一样列入计划。
出于人类好奇的天性，你可能更愿意进行较小型的活动。能够在一开始就看清目标的小型活动，更容易作为承诺。在短期工作之间，用休息和奖励作为点缀，能促使你全天保持一个可持续的步伐，而且日复一日。
这些休息是“无忧休闲”的例子。因为在休息的时候，你知道自己在上一个番茄钟已经达成了目标。还有一个好处是，一整天你都会有良好的洞察力，包括在休息时间。
如何在5分钟内打个盹
作者：伦佐·布加迪
番茄工作法主张在25分钟时间段内专注进行高质量工作，接着进行5分钟的休息。休息时间做什么？方式很多，但主要目标是让大脑充电，并且对之前吸收的知识进行后台处理。因此而言，你应当抵制诱惑，不要在休息时间阅读电子邮件、阅读新闻、打电话，不要做对下一个番茄钟会造成额外压力的任何事情。
按照以上原则，看着窗外发呆就要比聊天、读电子邮件省心省力。更极端的对比是睡觉和工作。番茄钟期间的目标是专注的高质量工作，休息期间的目标则是专注而高质量的放松。我曾错误地认为，仅仅看一下电子邮件的主题或者新闻的标题，应该算足够放松的休息吧？经过与5分钟深度放松的效果进行比较，我的想法改变了。
理想的休息，应该是浅睡5分钟。我不确定5分钟时间可以真的睡着，但你可以训练自己真正地放松。经过几个星期的自我观察和实施一些放松技巧，所取得的成果让我非常满意。我发现，一段高质量的5分钟休息可以马上给我足够的能量，以意想不到的轻松开始下一番茄钟。
问题是，如何迅速进入深度放松状态？我是这样做到的。
（1）找一张舒适的椅子，或者在你办公室有张沙发更好。
（2）休息一开始就闭上眼睛，身体找到最能放松的姿势。让脖子、手臂、腿完全放松。
（3）想象有一台光扫描仪：一条明亮的水平线从头到脚、从上到下缓缓移动。集中注意力在光带所及之处的全部肌肉，让它们进一步放松。尤其注意眼睛，仔细地消除眼部的紧张。
（4）想象有一个白色巨大的矩形轻轻地漂浮在空中，如果它消失了，没关系。这只是一个引子，让你放下对之前番茄钟工作的思考。
（5）当休息完成后，轻轻睁开眼睛，启动番茄钟，专注，前进。
如果这5分钟感觉像10分钟，说明你做对了。每次我没有足够放松，代价就是5、6个番茄钟后的效率受到影响。我也试过想在20分钟或更长时间里睡一觉。不过真正的睡眠没有带来深度放松的效果。不用说，对高效的番茄钟工作日而言，长休息和短休息同样重要。
这一方法适用于安静和熟悉的环境（即人们不会太注意你的地方）。我这种训练借鉴了“多阶段睡眠”中训练身体在短时间进入深度睡眠的方法，多阶段睡眠是一种每天睡眠很少却可以保持精力充沛的方法，很“邪门”的。
行程
空闲时间为大脑工作提供燃料。我不会为了完成活动，在响铃之后又多花5分钟时间继续工作，那样会减慢我下一个番茄钟的进度。番茄钟一响铃，我只写完现在这个词，顶多再写一个速记纸条，来标记我当时的思路。
行程设置了界限。在计划阶段，你必须要设计出全天旅行的行程。这并不是说要禁止随机应变、修改计划。如果要进行计划日程表的修改，头脑应当处于全局观状态，而不是心流状态。还有一点，刚刚经过短暂休息的头脑可以更清楚地作出决策，胜过刚刚从埋头苦干的长期专注中走出来的时候。
确实有形的目标，能激励我完成工作。在早晨量力而为地选择一定数量的活动，是我的承诺。努力通过一些较短的周期（番茄钟）来履行承诺，是我的行程。无视休息，只会破坏承诺，丧失动力。尊重行程，有助于持久地实现高效率。
已完成的活动
于是你现在一个又一个番茄钟地进行下去，其间间隔着休息。列表中的活动逐个完成，每次有一项活动完成，就在今日待办表格上把它划掉。
不要在番茄钟进行中切换到另一项活动。如果番茄钟进行一半，你当前的工作已经完成，就用剩下的时间进行“过度学习”。例如我提前做完这件事，就会再回顾一下所做的或重复一下所学的，看看刚才的工作是否可以改进，或透过字里行间发现新结论……直到番茄钟响铃。
过度学习，指达到熟练程度后，继续学习或练习的行为。马尔科姆·格拉威尔认为，如果我们想要真正精通于某个领域，则必须进行过度学习：“一旦一个演奏者进入顶级音乐学校，唯一能使他出人头地的方法就是：刻苦练习。就这么简单。还有一点，那些顶级演奏家们，他们练琴比其他人练琴不只是更加努力，甚至不只是更加十倍努力，而是更加百倍努力。”
所以不要一时冲动，在番茄钟一半的时候随便切换到其他活动。事实上，光是有这个切换的选项横在中间，也是经常性的干扰。也不要在一个番茄钟中间停下休息，这会让你失去节奏，而且由于停止的番茄钟比较短，它所跟踪的数据也无法与其他番茄钟匹配比较。
抽象时间单位
假如没有番茄工作法，而你总是有很多任务要做，你的同事或客户也需要知道这些任务未来完成的时间。这常常会造成问题。
预测一件事要花多久，然后发现你的猜测被当成了承诺，这真让人郁闷。问题是你也不知道某活动到底需要多久，而且一旦之前的预测没有兑现，你还要受罚，让客户失望是轻的。焦虑降低了动力和生产力。
如你所知，在番茄工作法中，1个番茄钟等于25分钟的努力。这是一个不可分割的抽象单位，是一段“一视同仁”的时间。你的基本承诺是，花上25分钟，尽可能地努力做好。在这段时间内，关键不在于当前活动是否能在当前番茄钟内完成，关键是在这一刻你尽了全力。
这能有助于客户和同事了解你的工作进度吗？当然不行。我只是说，在番茄钟内，你就应当只关心这25分钟，而不是整个活动何时完成，这有助于你完成工作本身。
清晰可见的时钟数字，从25倒数到0。25分钟后，你获得内在奖励，画下一个×，停下来进入无忧休闲。11番茄钟让你感到奖励就在眼前，而且与最终目标越来越接近。
记录和处理
结束了一天的工作，你要马上进入记录阶段。首先，将你的原始跟踪数据复制到“记录”表格。
所跟踪的内容取决于你希望看到什么。刚开始使用番茄工作法时，只跟踪每天完成的番茄钟数就好。所以表格第一列可以是日期，第二列是番茄钟数，每行代表一天，同一张“记录”表格要用很多天。
这些跟踪数据可以显示出你的工作方式，而且有助于提高生产力。为什么我在工作上花了这么多工夫，但完成的活动这么少呢？可能是因为我顺利完成的25分钟时间段太少。这是好还是不好呢？也许是好事，因为我可以花很多时间去帮助别人做事。无论如何，现在我有一个解释，而且这个解释是实事求是的。
记录阶段之后是处理阶段，就是让这些抽象的数据变得言之有物。例如，你可以计算平均每项活动花费的番茄钟数。如果数字很大，你就要试着拆分活动，使之成为更小、更易于管理的部分。或者你可以计算一项活动在“活动清单”表格停留的平均时间，即从记下该活动到它得到处理的时间。计算结果也写在“记录”表格上。
自己动手：记录
拿一支笔，一张纸，番茄钟，还有你的工作日程表。把书签放在这一页上，扭启3分钟的番茄钟。在纸面顶端写下标题“记录”。
看看你的工作日程表，有多少项目安排在昨天？例如办公室会议等，在第一行填写昨天的日期，日期右边填写项目个数；在第二行填写前天的日期和数据；继续回溯之前的时间，直到番茄钟响铃。然后回来读这本书。
看看你的“记录”表格，算一算你每天平均安排了多少事。结果比你想的多了还是少了？你觉得日程表里的事应该更多还是更少？
持续改善
日文汉字“改善”（Kaizen）的意思是“持续改善”，即随着时间的推移，让好的更好。持续改善是一种工作方法，是以改进为目标，对渐进变化的专注。例如，保持简洁应该成为你的日常工作的一部分。你应该每天问自己：我是否需要让活动更小型化？我是否遇到经常性的困扰？在我的标准化活动和个人流程中，是否有不必要的开销？
使用一套科学方法，有助于提醒我进行工作改进。首先，我将一个做法标准化；然后，以某种方式测量标准化的做法；然后，将测得指标与需求进行比较，也许为了满足需求，我不得不改变做法；然后，再次进行测量；最后，将新的、改进后的工作方法标准化。
举个例子：我打算将工作周期设为40分钟。于是我反复测量一天可以完成多少个周期，然后将数字与我的预期进行比较，结果发现实际完成的周期数太少，所以我决定缩短周期的长度为25分钟。
记录跟踪数据，在每天结束的时候进行分析、观察，基准点是自己。在分析的基础上改进方法，是以自己为起点进行的增量升级。
此时此地
番茄工作法的特性之一是自我调节。每一次失误可以转化为一次认识。在一天结束的时候专门分配一段时间和空间来进行每日回顾，用以定制属于自己的个人流程。对于我来说，我的个性化流程就是一套因地制宜的习惯，以适应于当前的活动类型、我的办公室、队友或者其他环境因素。
较小的执行周期和每日回顾，收缩了我当前重点事务的范围。在番茄钟内，我不关心过去和未来。我有以下通盘考虑全局的时间：在早晨做计划时；在每个番茄钟之前分配优先次序时；以及在一天结束，进行记录、处理和可视化时。
每天要有一个承诺：一个番茄钟，一个活动，一个目标。
问自己：方法
※你是否有过一个长长的工作清单并深受其害？
※你的精神奖励是什么？
※哪种计时器适合你？
※你在工作当中多久休息一次？
※你在什么时间对工作习惯进行反思？
注释
1 《5s精益》（5s Kaizen），[Sco08]。
2 《搞定一切，还有时间玩》（Get Everything Done），[For00]。
3 《战胜拖拉》（The Now Habit），[Fio07]。
4 《搞定一切，还有时间玩》（Get Everything Done），[For00]。
5 《心流》（Flow），[Csi02]。
6 《大脑未来时》（Hjärnans futurum），[Ing01]。
7 《决断2秒间》（Blink），[Gla06]。
8 《战胜拖拉》（The Now Habit），[Fio07]。
9 http://en.wikipedia.org/wiki/Polyphasic。
10 《异类：不一样的成功启示录》（Outliers: The Story of Success），[Gla08]。
11 《战胜拖拉》（The Now Habit），[Fio07]。
12 《5s精益》（5s Kaizen），[Sco08]。
