R:片段选自《搞定1》
I:重述知识
what
该片段讲述了在确定的某一时刻有多项工作可以处理时,如何应用“四标准法”规划自己下一步的具体行动。
why
这样做的好处是:既能够提高我们的工作效率,同时也能帮助我们合理利用时间、精力。
不这样做的坏处:工作节奏会被打乱,绝大部分时间和精力会被各种小事占据,从而影响工作效率。
how
那么,如何应用“四标准法”来规划自己某一时刻的具体行动呢?
第一步,确定场景
要完成这件事情,需要在什么地方完成,在室内还是在室外,需要什么依赖工具(如电脑、笔记本等)。
第二步,估算时间
估算一下,完成这件事情需要多长时间?1小时还是30分钟。
第三步,评估精力
评估一下自己现在是否有足够的精力完成这件事情。如果可以就开始执行,如果过精力不足,就选择一件相对轻松的事情进行。
第四步,评估事情的重要性
评估一下这件事情的重要程度,是否是重要而有紧急且需要尽快完成的事物。
when
在某一时刻,有多项事物可以进行选择处理时。可以根据“四标准法”来进行判断,并作出选择。
A1:联系过往经历
平时工作中,做一件事情基本上不考虑场景、时间、精力等因素,经常都是想起什么事情来就做什么。做完一件事总是断断续续,每打断一次就要重新整理一下思路。从而导致做完一件事情的时间增加,效率变低,经常加班。
上周,由于下午的时间要参加行业运动会比赛。因此,工作事情都集中到了每天上午来处理。再加上自己对工作事务没有进行提前规划安排,同时,在工作之前也没有对该工作场景、工作完成时间、自身精力以及重要程度进行较好的评估,导致自己手忙脚乱,一会儿给客户打电话,一会儿处理客户咨询,一会儿上传基础客户信息,一会儿处理其他突发时间。这样既耗费了很多时间,工作任务也又没完成,甚至还加班加点。最后,就连每天必须完成的“拆书作业”都一拖再拖才慢慢补完。
反思
要是当时应用“四标准法”,在做事之前充分地对场景、时间、精力和重要程度进行一个评估,并充分利地用时间和精力的话,也不至于搞得手忙脚乱,甚至加班加点地完成工作。
A2:规划未来应用
目标
在面临多项可选工作任务时,应用“四标准法”去衡量并安排部署下一步的工作。
行动
第一,确定场景
1)衡量当时做这件事情的场景条件是否合适或者成熟;
2)在当时的环境下,准备和布置场景是否来得及或者有充足的时间;
第二,估算时间
当场景条件合适时,接下来就需要评估做这项工作的时间。
1)先评估一下,当时能够留给这件工作任务上的时间是多少。1小时还是30分钟,还是2分钟等等。
2)在确定的时间范围内能否完成该工作任务。
3)在确定的时间范围内,有没有其他紧急而又重要的事情还没完成。
4)留出一定的时间来解决突发时间。
第三,评估精力
评估一下当时自身的精力状况是否能够完成这件工作任务。如果不能完成则选择与当时精力想匹配的工作任务。
第四,评估事情的重要性
最后,根据事情的重要紧急程度,评估一下这件事情的重要性及紧急程度。再判断是否选择这项工作任务。