番茄工作法介绍
番茄工作法是简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。
使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。
番茄工作法极大地提高了工作的效率,还会有意想不到的成就感。
每周有一两天,在我的日程表上标为“松散”
首先要做的就是判断这一天是否需要高效运转。今天需要高效一点,所以我从“活动清单”表格中,选出8个番茄钟的活动,填入“今日待办”表格。
番茄钟工作法,帮我改进计划、减轻压力、提高产量,而且有更多时间照顾家庭、从事业余爱好。
自己动手:为活动限定时间段
千里之行始于足下,现在开始吧:试试完成特定时间段内的活动。拿出纸笔,列出一些待办的活动
看看你写下的这些任务里,哪一项是最重要的?哪一项是你最想尽快完成的?把书签放到这一页上,合上书,按照下列步骤去做这件事:
(1)扭启你的定时器,将闹铃定在10分钟;
(2)全神贯注去做这一项特定的任务;
(3)到闹钟响铃,立刻停下,别管任务完没完成;
(4)休息3分钟,然后翻开书,继续往下读。
怎么样?刚才那10分钟里,你能排除杂念不胡思乱想吗?是不是经常看表?
通常在番茄工作法中,将闹铃定在25分钟,以此为一个“时间盒”。如果你愿意可以试试,照此方法读完整本书:在一段一段的25分钟周期内读书——当然要拿定时器来掐时间——并且在每两个阅读周期之间,花3分钟休息放松。
为何要用番茄工作法
认真地自我反省后,找出一些问题的脉络。
别考虑任务有多复杂,重要的是开始、再开始。扭启番茄钟,半小时内你会有所斩获,并获得休息做为奖赏。(先做再说 just do it)
番茄工作法要求在每天早晨做计划,为自己当天分派为数不多的活动。然后在每个番茄钟之前,重新评估活动的优先级,最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事,而不是别的事情。
番茄工作法是以动作为导向的,扭启番茄钟是动作,遵守铃声是动作,填写“今日待办”表格是动作。习惯成自然,充分利用条件反射的力量。
番茄工作法在一天结束前要做三件事:记录、处理和可视化,这些每日回顾工作,是改进个人流程的关键。每天都学习,每天都进步。这样还有一个好处是,一开始你是照着书本应用番茄工作法,等到认清自身工作习惯后,就可以进行调整,形成自己专属的一套方法(适合自己的才是最好的,番茄工作法也是一样)。
将活动拆分为小项目,使其更加清晰。经过预估,如果某项活动需要7个以上的番茄钟,就应当拆分它。番茄工作法预估每项活动,通过比较“预估番茄数”和“实际完成所用番茄数”,可以让你在每一步得到即时反馈。这部分与“定量预估”有关。
在番茄工作法中,你可以将其填入“计划外紧急”一栏,然后再接再厉,完成主要活动。这部分与“定性预估”有关。
阶段
我们预览一下,番茄工作者的一天具有以下5个阶段。
※计划:在一天的开始,从积压的工作(称为“活动清单”)中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。
※跟踪:确定当天活动后,扭启25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段(称为一个番茄钟)内,你要收集一些过程指标,比如计算遇到的中断次数。
※记录:在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,就把中断次数写下来。
※处理:从所记录的原始数据中提取有用信息。例如,可以计算在每个25分钟的时间段,平均遇到几次中断。
※可视化:最终你要将信息以某种方式组织起来,从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯,在自我调整过程中,基本上每天都要做这样的回顾。
在每天开始时,进行计划;每天结束时,进行记录、处理和可视化;在两者之间,进行对25分钟周期循环的跟踪。
工具
简单易用的工具可以简化方法。你可以忽略流程管理方法,专注于真正要做的事。番茄工作法只需要一支钢笔或铅笔、一枚厨房定时器、三张白纸或横格纸。
可以为你的办公环境选用任何类型的计时器。可以是机械厨房定时器、数字厨房定时器、沙漏、手机的振动闹铃或者电脑软件。扭启设定机械番茄钟的动作,对培养条件反射有好处。要不了多久,这个动作就能帮你找到感觉,保持节奏。
三张纸的用途如下。
※ “今日待办”表格:填写今天日期、你的名字,列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。
※ “活动清单”表格:填写你的名字,列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天,增加新的活动,划掉已完成的。
※ “记录”表格:记录所采样的流程指标,以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录。
思维导图日记
利用思维导图安排自己想做的事情,要简洁明了
番茄工作法需要预留一点傍晚的时间做每日回顾。