大家好，我是Song，目前担任 Baklib 的知识项目经理。前不久，我受邀参加了 “知识库管理者播客”，和主持人深入聊了聊技术文档行业的变迁、我的职业转型，以及 AI 对知识管理的影响。今天，我想以第一人称的视角，把这次对话中的核心思考和个人经验分享给大家 —— 希望能给正在这条路上前行的你，带来一些启发。
一、意外开启的技术写作之路：从技术支持到团队管理者
我的职业旅程其实充满了偶然性。14 年前，我在 Dagle 公司做技术支持，每天的工作就是通过邮件为客户解答问题、提供指导。没想到，这份看似普通的工作，却为我打开了另一扇门 —— 入职九个月后，老板突然找我谈话，问我是否对 “技术写作” 感兴趣。
说实话，当时我完全不知道技术写作是什么，只模糊地理解为 “给软件写文档”。抱着试试看的心态，我参加了一个简短的写作测试，没想到竟然顺利转型。现在回想起来，老板们看中的，大概是我在邮件沟通中展现出的清晰条理和表达能力。
更意外的是，两年半后，公司要扩大文档团队，新招聘的技术文档工程师需要由我来管理。这对我来说是个巨大的挑战 —— 我没有任何管理经验，唯一的 “底气” 来自我的哲学学位。但现在看来，这个看似不相关的学位反而成了我的优势：它教会我理解多元视角，即使面对不同观点的人，也能找到有效的沟通方式，这对管理团队、对接不同受众都至关重要。
从 Dagle 到 Tanmer，再到 Big Games，最后来到 Baklib，我的角色一步步从技术写作者转变为知识项目经理。这条路上，我始终相信：技术写作无处不在，而真正能走得远的人，往往是那些保持好奇心、愿意不断适应的人。
二、角色进化：技术写作者不只是 “会写字的人”
在播客中，主持人问我如何看待技术写作者向知识经理的角色演变。其实核心答案很简单：技术写作者的核心，早已超越了 “写作” 本身。
1. 技术写作者的核心技能：不止于 “写得好”
很多人觉得技术写作者只要 “清晰简洁” 地把信息写出来就行，但事实远不止如此。根据我的经验，除了写作功底，有三项技能必不可少：
基础技术素养：不能只依赖别人提供信息，要像海绵一样主动吸收知识，学会采访技术人员、自主挖掘核心信息，再转化为易懂的内容；
信息管理能力：这也是知识管理的核心 —— 识别哪些信息是用户真正需要的，如何高效捕获、分享、存储这些信息，让用户无需反复查找；
用户思维：我们写的不是 “文档”，而是 “信息”。核心是让信息更易获取、更实用，而不是堆砌文字。比如选择合适的工具和格式，是通过在线平台分享，还是邮件传递？这些都需要站在用户的角度思考。
2. 知识经理的额外命题：策略与共享
当角色升级为知识经理后，工作重心又多了两层：
一方面是培养团队：帮助技术写作者拓展能力边界，让他们看到更多职业可能；
另一方面是制定策略：比如选择合适的工具、设计内容格式、判断哪些内容值得投入精力创作（避免无用的冗余内容），甚至通过数据指标优化内容，让文档既能帮到用户，也能为公司创造价值。
对我来说，知识管理的本质是 “信息共享”—— 让正确的信息在正确的时间触达正确的人，这才是文档的终极意义。
三、转型管理的最大挑战：重组零散的 “信息迷宫”
在 14 年的管理生涯中，我遇到过很多挑战，但最大的难题，莫过于进入一家公司后，面对零散无序的文档系统。
我曾入职过一家用 Confluence 的公司，打开系统一看，竟然有 150 个空间！信息杂乱无章，搜索功能时好时坏，不同文档之间没有关联，就像一个巨大的 “信息迷宫”。更难的是，公司里的人早已习惯了这种状态，不觉得有问题。
这时候，我的核心工作就变成了 “说服与重建”：首先要让管理层明白，花时间重组文档系统不是 “浪费时间”，而是能节省成本、提高知识获取效率，让客户无需反复咨询就能找到答案；然后再一步步梳理信息、搭建框架，这个过程有时需要数年，确实枯燥，但当看到系统变得有序、用户反馈变好时，一切都值得。
其实很多公司都需要专业的知识管理，但他们往往没意识到这种需求 —— 这也是我们这些从业者的价值所在：不仅要创造内容，更要搭建一个高效的信息生态。
四、AI 与自动化：知识管理的 “加速器”
聊到行业趋势，AI 和自动化是绕不开的话题。在我看来，它们不是要取代技术写作者，而是成为我们的 “得力助手”，简化从内容收集到编辑的全流程。
比如现在很多人在用的 Grammarly，能帮我们快速修正语法错误、优化表达，不用再花大量时间在初稿的细节打磨上，让审核流程提速不少；还有 Atlassian 正在开发的新功能，能整合 Confluence、Google Docs、私有服务器等多个平台的信息，用户输入需求后，就能获取整合后的资源 —— 这种 “跨平台信息检索与组织” 的能力，正是未来的重要方向。
甚至在保持文档一致性上，AI 也能发挥作用。未来，它或许能帮我们统一语气、规范术语，让不同写作者产出的内容保持风格统一，这会大大减轻管理压力。
五、保持文档一致性的实用方法
说到一致性，这是很多团队的痛点。分享两个我一直在用的实用方法：
定制专属样式表：不要直接照搬《芝加哥手册》，要根据公司需求，制定专属的术语表、缩写规则（比如什么时候用全称，什么时候用缩写），让所有写作者有统一的参考标准；
定期一对一沟通：如果团队规模在 10 人以内，定期和每位写作者单独交流，既能了解他们的工作难点，也能让大家逐渐对齐写作风格 —— 我们会互相适应，找到一个平衡的框架，比生硬的规则更有效。
六、快速问答：我的推荐与感悟
播客中还有个快速问答环节，主持人的问题让我有机会分享一些个人感悟，这里也想和大家聊聊：
推荐书籍：《你的肯定之路！》（Justin Patton 著），这本书讲的是如何在工作场所建立积极的文化，对管理团队、打造协作氛围非常有帮助；
提到 “文档” 想到的词：知识、信息 —— 这是我始终坚守的核心；
给 20 岁自己的建议：学会说 “不”。年轻时的我总是来者不拒，结果导致精疲力竭。真正高效的工作，是懂得优先级排序，敢于拒绝无关紧要的事情。
七、14 年坚守的秘诀：找到那份让你热血沸腾的热情
最后，有人问我，是什么支撑我在这个行业坚持了 14 年？答案只有两个字：热情。
我天生热爱教学和分享，高中实习时第一次站在讲台前，看到大家专注的眼神，就知道自己喜欢 “传递知识” 这件事。而技术写作，让我能通过文字，跨越空间距离，为更多人提供帮助 —— 这种 “不直接互动，却能精准赋能” 的感觉，让我充满成就感。
其实，任何一份长期的事业，都离不开热情的支撑。如果你现在正处于职业迷茫期，不妨静下心来想想：什么事情能让你忘记时间、全心投入？找到那份热情，然后坚持下去，时间会给你答案。
写在最后
这次播客对话，让我有机会梳理自己 14 年的职业历程。从意外入行的技术写作者，到如今的知识项目经理，我深刻感受到：这个行业的核心始终是 “人”—— 理解用户的信息需求，赋能团队的内容创作，用高效的知识管理，连接人与信息。
