作者: Elaine 职场会客厅 ,转载请联系授权。
申明一下,我们要写的是“会议纪要‘ 而不是”会议记录“。
一般来说,做会议纪要是很多部门新人的工作。虽然看起来是小事一件,但其实非常考验职业素养、文字能力和情商。
会议纪要一般需要报送的人包括相关领导、同事,这其中不仅包括参加此次会议的、你的直属领导、相关部门同事和领导,甚至也包了未参加会议的高级别领导。这些人虽然不会对会议纪要做直接评价,但他们都能看到,并且对你的文字能力驾驭能力、逻辑思维能力、信息数据的整理能力会产生最直观的评价。所以,这个看起来貌似不足道的工作,如果能利用好,把事情做到极致,就能为你的工作加分。
具体来说,做好一份会议纪要需要怎么做呢?
001 了解阅读对象:思考一下谁会看到,谁最关注?
002 明确会议目的:为什么要开这次会议,目的达到了吗?
003 简单介绍背景:提及相关项目时,必要时增加一两句话语交代背景信息,让未参会人员、上级领导能够理解事情的来龙去脉。
004 记录会议信息:时间、地点、人员,人员包括应到人员 实到人员 未到人员。
005 围绕讨论要点:记录不要流水账,应围绕讨论要点,而非讨论人员展开。
006 内容合理取舍:会议中并不是所有结论都适合写入纪要,有些内容只适合讨论,不适合记录到文本中。所以这也是为什么有些领导不让做会议录音的原因。
007 框架注重实效: 常见会议应有格式和固定框架,如公司业务例会,可能包括:上级通知、业绩通报、主要存在问题、拟定解决措施、上周重要事件回顾、下周计划安排、特别表彰或培训内容等。
008 注重时效性:会议纪要最好在会议结束后一小时内整理发出,如果做不到,至少也要在一天内整理发出。时间拖得很久,等于没做。
009 检查文字数据: 群发之后再发现文字、数据有好几个错误,这种事情直接是扣分的,所以,二次检查,尽量避免低级错误。
附一个情商极低的低级错误案例。来源是百度公开发布的辟谣通知。(我本来什么都不知道......)
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