审批系统与业务系统关联思路

作为中后台的产品经理,当系统变大庞大起来,审批成为了一个绕不开的槛。

大部分公司目前在使用钉钉、飞书、企信进行办公,这些OA软件也已经打造了灵活配置的审批,可以满足日常事务审批。但是与业务深度嵌入的审批如何串联,本文来尝试分享一个思路;
首先需要需要对目前的行业市场的表单审批系统进行分析,自己内部建设的时候打大同小异:

一、目前行业的审批系统

当前市场上,飞书、钉钉、轻流、简道云等系统都有审批系统,而且大同小异,基本由 自定义表单+审批设计器完成,这也是目前行业的主流设计;

以飞书为例,分析下当前的审批系统;

自定义表单

自定义表单在审批系统作为承载审批内容,方便管理员自由的来配置一个表单审批。一般通过可视化的拖拉快速构建一个页面,通过对字段属性的配置,完成表单的布局。

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流程设计器

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流程设计器涵盖流程条件配置、审批节点配置等多种属性,并且在流程节点中对表单权限可以管控】,各家大同小异,

设置审批节点

点击审批节点,可进行以下内容的设置。

  1. 1.审批类型:默认为人工审批的方式。你也可设置成自动通过自动拒绝,即无需人工审批,系统会自动处理当前节点。

  2. 2.选择审批人:有以下几种类型:

  • 上级:可以指定某一层级的上级来进行审批,例如发起人的直属上级。

  • 部门负责人:可以指定某一层级的部门负责人来进行审批,例如发起人的直接部门负责人。

  • 角色:可以指定某个角色例如人事、行政、财务等进行审批。需事先在飞书管理后台 > 组织架构中配置好团队角色。

:上级、部门负责人、角色这 3 种类型,与飞书管理后台 > 组织架构中的设置相对应。

  • 指定成员:可以指定某位成员来进行审批。

  • 发起人自选:可以由发起人自己来选择审批人。你可以对选择方式及选择范围进行限定。

  • 发起人本人:可以由发起人本人来审批,常用于需要发起人信息复核等场景。

  • 连续多级上级审批:可以从发起人的直属上级开始,依次逐级向上审批,直到所设置的审批终点为止。是手动逐个添加多级上级审批的一种便捷设置。

  • 节点审批人:可以自动关联前面的节点,由关联节点的实际审批人来再次进行审批(该类型不能用于首个节点)。

  • 表单联系人:在审批节点中的审批人新增 **表单联系人 **类型 ,支持关联表单中的 **联系人 **字段,并选择相应审批人:联系人本人 / 联系人上级 / 联系人部门负责人。

:如果需要设置联系人作为审批人,需要联系人控件必填

  1. 3.多人审批:点击 + 添加审批人,可以在当前节点设置多位审批人。同时需设置多人审批时采用的审批方式
  • 会签:需要所有审批人同意,该审批节点才通过;

  • 或签:任意一名审批人同意,该审批节点就通过;

  • 依次审批:需要按顺序依次进行审批。

  1. 4.审批人为空:当审批人为空时,可设置自动通过、由指定人员审批、或转交给审批管理员。

  2. 5.审批人与发起人为同一人:当两者为同一人时,可设置由发起人自己审批、自动跳过、转交给直属上级审批、或转交给部门负责人审批

  3. 6.添加抄送人:当审批需要告知或备案时,可在节点处 选择抄送人,还可勾选 仅同意时抄送,则抄送人会自动在当前节点完成后收到消息通知

  4. 7.表单权限:点击顶部的表单权限,可限定在当前节点 表单中的内容是否可读或可编辑,主要用于在审批流程中保护信息隐私或允许补充信息等情况。

  • 可读:在该审批节点,审批人可以看到相应的内容。

  • 编辑:在该审批节点,审批人可以修改发起人提交的相应内容。

  1. 操作权限:点击顶部的操作权限,可设置在当前节点审批人可以进行的相关操作。[点击详细了解转交、加/减签、回退]
  • 转交:审批人可以转交给其他人员进行审批。

  • 加 / 减签:加签即审批人可以增加其他人员来参与审批;减签即删除被加签的人员。

  • 回退:审批人可以选择将审批回退到指定审批节点。

设置条件分支

通过条件分支,你可以实现在不同的情况走不同的审批流程。点击详细了解如何设置条件分支

  1. 1.设置分支:点击节点之间的 + 符号,选择分支。默认是两条流程分支,你可以通过点击添加条件,即可形成多条流程分支。

  2. 2.设置条件:点击 请设置条件,在右侧设置框内点击 添加条件组,即可设置进入该流程的条件。比如当报销类型为差旅费时,走左侧的审批流程;反之,则走右侧的审批流程。

image.png

其他设置

  • 审批的名字
  • 摘要设置
  • 审批的可见范围
  • 流程管理员
  • 流程描述

如上:自定义表单 +审批设计器 +基础配置 可以快速搭建一个审批,用户可以自己填写发起审批,审批人处理,这构成了目前最常见的OA系统的审批系统,也基本满足了大部分公司的非业务的日常审批需求。

二、审批系统如何与业务系统联动打通

自定义表单的内容可以通过接口由第三方系统进行自动填充,或者辅助员工填充。

1、发起场景在审批系统,需要调用业务系统某些数据

目前针对这个场景,审批系统可以提供了字段关联API接口的能力

在布局表单的时候,对表单值的属性设置为从接口获取,通过发起人与业务方系统的关键,接口动态获取值,默认填充字段或者由发起人在已有的内容里选择字段填充,可以达到审批系统从业务系统的关联。

2、发起场景在业务系统,需要使用审批系统的能力

一般来说复杂的业务操作会触有需要触发审批,而审批的多个值在业务系统,有较多的逻辑判断,并非人工手动可以填写或者输入,且发起端口必须在业务系统,这个时候可以采用以下形式:

未命名绘图.png
审批系统:
  • 负责审批的流程配置、表单配置
  • 负责承载用户的审批操作(发起在业务系统)
  • 审批系统通知业务系统审批进展
业务系统:
  • 承载发起审批入口 (表单的自定义填充,业务系统可以有自己复杂的逻辑)
  • 通过接口注册审批(包括审批表单的预填充)相当于人员填写审批的动作程序化
  • 业务系统根据审批系统的进展,进行业务操作

相当于 审批配置的时候表单的内容改由业务系统自动调用填充,用户只需在业务系统中操作,确定某个业务动作,触发审批动作。

接下来审批的处理、操作等都交由审批系统去完成,在审批完成或者某个关键节点的时候,业务系统通过监听审批系统的事件来进行其他后续业务操作,从而实现审批系统与业务系统的关联。

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