高效,是一种能力,是用最省力的方法实现既定目标的能力。
现如今,在信息超载的压力下,我们大多数人都认为只要不断的工作干活就能做的更好。我们只顾着埋头苦干,却没有时间静下心来思考:所做的事究竟有什么意义。
其实,忙碌未必等于实干。当任务堆积如山,我们就会感到力不从心。同时处理多项工作,看起来做了很多工作,实际上不仅浪费了时间,更使我们的大脑承受力超负荷。
看完多本成功人士的时间管理方法,我总结了以下几点,希望可以给那些和我一样被大量工作压得无法喘息的人一些参考:
一、制作计划清单
将我们在一天内需要完成的任务写下来,完成之后划掉,以此来获得小小的成就感。
注意️!
这里说的将任务写下来,并不是把所有的任务一股脑的罗列出来,而是要按照任务的紧急性程度和重要性程度排序,优先处理紧急且重要的任务。
我们可以使用紧急重要四象限的方法来给任务做分类:
1.紧急重要的核心任务
2.紧急但不重要的任务
3.重要但不紧急的任务
4.既不重要也不紧急的任务
使用紧急重要四象限的方法对任务进行分类排序,优先处理紧急重要的核心任务,这样就不会浪费时间在不重要的事件上了。
二、单线工作,一次处理一项工作
同时处理多个任务会让我们看起来做了很多任务,但是忙碌并不意味着产出。多项任务同时进行反而会浪费时间,使我们大脑的承受力超负荷。
我们不能将专注力同时集中于多件事情上,这样错误率会上升,同时专注力和反应速度也会随之下降。
三、预留处理紧急情况的时间
在做任务计划的时候,我们总是喜欢把自己的时间排的满满当当,但这样我们就没有时间来处理临时的紧急任务,当真正紧急的事情出现后,我们就不会感到不知所措了。
我们要做的是从任务计划中删除掉不重要的事情,再三权衡:哪些任务自己不会去做,哪些浪费时间的任务可以选择放弃?这样才能为更重要的事情留出时间。
四、适当的休息
休息是我们最宝贵的力量来源,它可以使我们更加高速工作,如果没有定期休息,我们的工作效率就会急剧下降。
相比更快,更辛苦的工作,科学的分配自己的精力才会更好的帮助我们提高专注力和工作效率。如果我们一味的工作,不注重休息,就会陷入巨大的压力中,工作效率就会急剧下降,整个人会感到精疲力尽。
在《极简时间》一书中提到了“聪明休息的五条策略”:
1.要有意识地完全中断工作,目的明确地利用这段时间休息。
2.找出适合自己的休息节奏。只有了解自己的休息和工作节奏,才可以更好地安排休息时间。
3.与工作保持距离。在休息时远离办公桌或工作位置。
4.在休息时做一些与本人的工作性质达到平衡的事情。若整日坐在电脑前,那么就努力做一些运动。
5.注意休息时摄入零食的健康性。这些零食不仅需要含有热量,而且应当含有维生素和矿物质,这样我们才能够以充沛的精力重新投入工作。
五、复盘
每晚睡前留有一分钟的复盘的时间,认真反思一天的工作,分析失败的原因,将失误转变为成长的契机,才能更好的迎接下次挑战。
参考书目:
《极简时间》
《细节的力量》
《高效能人士的36个工具》
《高效忍者》