随着企业规模日益壮大，人员的增多，业务部门与财务部门对账难问题日益突出：以项目型公司为例，项目经理付款申请提交上去了，但是有没有付款不得而知，也不知道到底公司财务钱付了没有，付了多少；而财务需要花费大量时间整理制作台账，付完款还要发邮件答复同时付款结果。一个简单的对账问题费时费力，浪费企业成本。企业进行付款管理迫在眉睫。
建立基础信息档案
在实际的管理过程中，为了切实做好付款管理，一般还需要财务部门建立款项支出方的基础信息档案，比如采购支出，人力支出需要建立供应商基础信息档案，项目定额采购，零星采购需要建立项目信息档案。
供应商基础信息来源渠道有三种：一是财务部门在财务软件中录入，二是财务部门平时手工或电脑记载，三是企业物资采购部门手工或电脑记载，四是上信息化管理系统。由于各部门对供应商信息需求不同和财务软件自身的局限性，对于从前两种渠道得到的供应商信息，仍需进行适当的加工才能加以运用，因此如有条件的话上信息化系统，是较佳的选择。
注：
基础信息的内容视企业管理需要而定，通常应包括以下信息：
供应商名称、供应商简称（或编号）、国别、城市、供货商品类型（或品种）、开始合作日期、结算币种、结算方式（细分为转帐、电汇、信用证、现金、预付等）、信用额度、信用期、（预付情况下）首付比例、、尾付比例、运保费承担方、税票类型、我方经办人、对方经办人、供应商电话、供应商地址、供应商银行帐号，等等。
建立付款管理审批流程
企业进行付款管理会遇到的管理问题
1.付款信息管理混乱，更有甚者各种付款支出款项全部使用一个excel
2.应付账款工作处理不及时，业务部门不知道每一笔款什么时候支付，计划是什么
3.应付账款管理混乱，甚至出现没有现金预算的情况
4.应付账款流程管理不完善，每次为了付款财务都得打电话跟部门经理或者决策者核对，增加各部门工作量
5.各部门对外口径不一致，业务部门对外说款付了，实际上财务还没有付款，应付与实付金额不一致等等
企业在付款管理管理中应采取的措施
1.对付款账款进行清晰地分类
根据公司实际情况，将费用支出，采购支出，人力支出相关数据一一分门别类地罗列整齐，同时要理清，应付，实付状态
2.第一时间处理付款申请
通过信息化系统，根据业务部门提交的付款申请，第一时间做好规划，避免影响正常业务发展
3.制定一个应付账款管理条款
财务经理应该要制定一个应付账款管理条款，让整个过程具有规范性，不会在这个过程中，出现过于盲目的情况。我们在支付应付账款的前一段时间，财务经理应该要做好现金预算，提前对资金流做一些储备，以防出现违约的现象，这不利于企业的发展。
4.设立应付账款流程
我们在支付应付账款的时候，应该按照一定的流程来进行，这个过程中要经过相关部门负责人的签批之后，再上交决策者进行最后的批复，等到整个过程都处理完毕，再来支付款项。如果这里少一步，那里少一步，整个流程失去可控性，就很容易出现问题。
5.建立良好的应付账款对账通知机制
对于一些即将支付的应付账款和已经成功支付的应付账款，应该建立一定的内部通知机制，可以让发出申请的员工及时了解所申请的应付账款的支付进度。财务人员也可以及时地通知相关员工方便对账。
结语
由于我国企业内部对支出付款的管理相对薄弱，业务部门与财务部门信息不通畅，对一些支出基本没有概念，经常导致支出无法发挥更高的价值。企业只有从战略高度出发，有目的、有效率地管理好付款，打通业务部门与财务部门之间这个“结”，才能使自己在激烈市场竞争中处于有利的地位，从根本上减少付款管理工作，实现付款信息的实时共享。
