先写个小故事，之前自己家装修的时候，工人装修我房间的时候，那时候我对着工人说要怎么怎么样做，说了好久，甚至还建模，渲染图片，拿A4纸手绘都用上了，但他还是没去做，后来我爸跟我说你要用CAD图纸画给他，不然工人不会动，点不动工人。后来我发现工人只是认CAD图纸这东西，因为他们也就看懂CAD图纸，其他的基本看不懂（一部分工人）。另外一个重要的原因就是，CAD图纸是他们的施工图纸，这是一个他们认为所承认正式的授权的类似于涵一样的东西。

这是一个很重要的东西，如果工人对着图纸施工错了，那就是他的问题，甚至会赔偿之类的。但如果施工图没有详细说明清楚，而造成一些施工队默认的去施工，那最后出来的东西不合你意思，那就只能自己吃亏，谁让自己当初不写清楚呢。所以说这是一个责任神器，当然也是双刃剑，如果写的好，清晰明了，你大可以把东西推出去。“我这东西写得很清楚的啦”“你没看懂是你的问题啦。”（难听的说一句就是把“东西”T出去，免责神器）。如果没写好也就只能自己吃亏。所以当年我曾经做过几个月室内的时候，设计师都基本上死死的盯着那些CAD图，盯了很久改了很久才肯去盖章授权。

1、QQ与邮箱的区别

刚刚说的东西只在室内层面的涵，而我们日常工作中的一种涵——就是邮件。

邮件是工作中很重要的东西，那时候大学曾经教我的一个老师提醒过我们不要常常习惯用QQ去找老师，而要习惯用邮件写。后来工作也发现，QQ在工作中更多是以聊天的形式出现，挂着Q也只是为了写几句没必要用邮件写的东西来聊天。更重要的是因为QQ作为一个即使通讯工具，会有信息丢失的情况出现，也就是大家说的信息抽空，如果你用QQ发一个需求给我，写个工作简报，我大可以清空自己聊天记录然后说我没看到，不知道，不知道发生什么事，然后把责任推个干干净净，因为QQ是一个比较随便的东西（公认），如果你用QQ和别人说，最恶劣会出现刚刚说的情况。

所以说就要用邮件去和别人沟通，因为邮件真的百分百收到，发完邮件再用QQ或者微信提醒对方看邮件一下，基本万无一失。如果对方没有看到邮件，那就是他的工作问题了与你无关。 邮箱的东西是无限期保存的，即使是附件也是，，不像QQ聊天记录换了个终端就断断续续保存，看个聊天记录还要买会员（超大附件保存一般7天，邮件超过10M就基本要发超大附件）

作者领悟这东西可是吃了不少闷亏。因为之前的工作也没几个人给我发邮件，后来空降了一个上司之后，常常被人说：“看邮件看邮件看邮件”“你怎么不看邮件饿呢”“我邮件上写得很清楚的啊，看邮件看邮件”“我邮件上写得清清楚楚的啊，这是你的问题啊（好吧，最郁闷的就是这句，全部责任用邮件T过来，死无葬身之地）

2、收件人/CC(抄送)

一开始我也不是很懂这两个的区别，因为抄送和收件人都会收到邮件，邮件看多了就会发现，其实这两个就是主次之分的意思。邮件想要发送的人就是收件人啦，

而抄送，代表的就是那个人需要知道这件事而不需要做什么，知道这件事的存在就好。所以每次我看到邮件我都非常不开心，因为又有工作要做了。然后点开发现，自己是被抄送的一方，就立马开心了，读完邮件又继续开始浪了。

BY THE WAY 说一句为啥很多公司会用企业邮箱来来往信件而不用别人的QQ，163之类的个人邮箱呢，一方面是个人邮箱有太多的广告邮件，一天收几十条怕收件人没留意看到，另外一个方面是企业邮件可以改写自己域名，再也不是丑丑的 .  @qq.com 看上去立马专业高大上。最重要的一个原因是，企业用企业邮箱可以自由增加和删除邮箱，员工离职后立马删除邮箱，也以防员工把公司内部文件拿到外面去。

3、主题

主题其实很简单，就是给邮件的内容起个标题，让人一目了然的知道这个邮件是说什么的。最好把所有的邮件标题都打一个中括号分类【会议记录】【工作简报】【工作汇报】。就像百度贴吧发主题帖的时候，前面的分类一样。这样的收件人会一目了然，自己也可以在邮箱的搜索功能中快速找到相关的邮件、

4、正文

正文：

正文一开波记得打一声招呼,HI XXX. Dear XXX. 不过后来太多人觉得dear太恶心都好像改用Hi来开头。切记不要没打招呼就直接写内容，真的很没礼貌很令人讨厌，至少有几个人向我说过“XXX邮件不写开头，最讨厌这些邮件“

内容：

内容其实很简单，就是清晰明了的写好这次提出需求和工作内容的东西。一定要清晰明了，这时候需要同理心（也就是大家说的换位思考）。思考下别人看你这邮件是不是真的会看懂。我曾经看过一个同事写一个几百字的邮件，写了两个小时，也够夸张的。它就是为了确认里面的内容丢给甲方以后不会再有错漏，别人也清晰明了的知道这件事情。如果内容含糊不清晰，只会被人追问，浪费时间增加沟通成本。或者收件者收到后看不懂，做了之后又做错，虽然发件人是把责任T了出去，但令收件人做错浪费时间，别人怎么也会不爽。日后别人很难再和你一起愉快的工作。

给个错误示范大家。邮件内容：“XXXX帮我改个演讲文档“是的就是这样简单邮件，deadline怎么改什么三围都没有，就砸了一个附件给我。基本见到这种人基本默认”拉黑“。不想和他再沟通。记得首先say hi ，然后写“XXX帮我改个演讲文档，然后写怎么改，deadline之类的或怎么改怎么改我详细微信说明，文档见附件”

对了，这里有必要说一句，我很几个同事也一致很讨厌那些 说几句中文又夹杂英文的人。洋洋洒洒的说了一堆看上去好高大上，实际上没几个能看懂，那些英文百度或者谷歌翻译后，丢进去语句怎么读都不通顺，好讨厌这种强行装B的方法，要么全部是中文，要么全部是英文，强行混搭，几封邮件下来又要问他这个是什么意思，那个是什么意思，这样增加邮件沟通成本双方都累。还要被人一句你不懂怎么不百度一下，也不想想自己当初写的东西有没有语句错误，如果一个东西发出来还要别人百度，那根本就是纯属浪费别人时间嘛我觉得。少点装B多点真诚对大家都好。

5、签名

签名真的是一个很有用的东西，如果有签名，起码怎么都会觉得这封邮件有礼貌很多。致谢或者best regard都是邮件必回字母。当你看到回复邮件的时候看到别人签名的title，打杂级别的专员，助手，管理级别的经理和管理人员。至少知道自己是和什么级别的人去回复邮件，对自己写邮件内容有一定给的帮助。现在日常生活工作中留别人的工作联系方式 都是微信和QQ，当有紧急情况想打电话和别人沟通的时候，找邮件签名拿对方的电话号码是一个很不错方法。

如图安装FOXMAIL后 ，看到别人的签名就将内容复制粘贴到自己的签名设置里面（点击系统设置、签名）

6、最后几点

别乱发邮件，回复邮件是回复全部还是回复个人自己要想清楚。曾经有个同事在发邮件自我介绍，然后来回回复邮件像贴吧交流一样，每个邮件都让公司几百人收到，这感受。。。就像收到打开页面几百个弹窗广告一样。不是一般的烦，一直困扰别人工作。反正那时候觉得这个新同事MDZZ。

记得下载手机邮箱APP，方便自己随时收到邮件

重要的邮件可以起个文件夹分类