2017年,一转眼的功夫就一半过去了。“时间怎么就稀里糊涂的过去了呢,我还有好多事没做呢!”“我都快忙死了”,这是我们听的最多,也说的最多的话。 时间对于每个人来说,大约是这个世界上唯一最公平的资源了。怎样利用好有限的时间,做更多有意义的事情?如果你也有这样的困惑,那么就和我一起分享时间管理的几个窍门:
1.找出你的时间“小偷”
早在100年前,有一位前苏联科学家——柳比歇夫,生前发表了70来部学术著作,其中有分散分析、生物分类、昆虫等多个学科,另外还有难以计数的书信、教案、日记、论文,形形色色,不一而足。让人们在100年后重新想起柳比歇夫的不是他的成果,而是《奇特的一生》所揭示出的柳比歇夫的时间统计法。他记下了每天每一件事的时间开销,并每月、每年进行总结,从26岁起一做就是56年。
有人觉得,花时间记录时间,得不偿失。还记得2014春晚上那首催人泪下的歌曲《时间都去哪儿了》吗?很多人听完歌,感慨万千,不知道自己多年来都干了些什么。而时间记录却可以帮助你留下时间的痕迹。
另外,时间记录也是一种很好地了解自己、观察自我的方法。时间花在哪里,是认真地花,还是随意的挥霍?是物有所值,还是弃如弊履?
有一位减肥专家指导立志减肥者减肥,他并不制定减肥措施,而是要求对方记录自己的每一次饮食。一个月后,不待专家提出方案,立志减肥者自己已经找到脂肪来源的症结所在,于是自动调整了自己的饮食结构,达到了事半功倍的效果。同样的,还有理财专家教会人们记录自己的支出流水帐,从中找到那些不该溜走的财富,从而改变自己的消费和理财习惯。记录时间同记录消费和记录饮食一样,记录不是目的,而是为了发现我们白白浪费掉的时间。
柳比歇夫生活在100年前没有电子工具、没有软件、没有网络打卡的时代,纯粹是手工记录。而我们现在则可以借助很多的工具。在开始时间管理之后,我先后用过“爱今天”等时间管理APP,但是由于项目切换时需要进入程序点击开始,常常忘记及时切换,所以后来就放弃了。现在我又回归原始方式,就在Excel中记录时间开销,然后上传至有道云笔记,这样就随时可以在电脑上或手机上记录,事前事后都可以,很方便迅速,并不觉得是负担。自从开始记录时间,再记录那些在电视机前或娱乐八卦上浪费的时间,自己都觉得过意不去。时间记录,让我不再虚掷光阴。
2.最重要的事情只有一件
即:任何时候,在一段时间内,只做一件事情。
以前我们常说,5分钟能做完的事情立即做,这样可以提高效率,节省时间。可是,如果什么事情都及时响应,就会打断很多更重要的工作,重新专注进入工作状态反而更费时间。
比如说,我的工作是行政管理,日常工作中既要写大篇幅的报告总结等文字材料,也有许许多多的琐碎事务。所以我在工作中逐渐养成了一个习惯,一上班先做复杂的、有难度、需要投入较大时间精力的事情,比如写稿,等到后面再去集中处理一些事务性的工作,比如报销、通知事项、打电话等。否则,我的注意力就会被琐事分解的支离破碎。
最重要的事情不一定是工作任务,也可能是考证,练瑜伽,读书,跑步......无论你是什么状态,都要问问自己你的理想和目标是什么?至少在这个阶段你的目标是什么?从你的目标层面制定你的年度计划,月度计划,周计划和日计划。许许多多的成功人士用他们的经历告诉我们:成功的关键就在于其背后蕴藏的“一生只做一件事”这个简单真理。而Facebook 首席执行官马克·扎克伯格每年年初都会给自己确定一个“小目标”,并且分解到每一天,持之以恒的去做。
所以,我们应该每天都问问自己,是不是离自己的目标又近了一点?
3.时间管理的四个原则
为了避免被这些时间小偷抢占注意力,我们需要掌握4条时间管理原则:
一是睡前规划。就是每天在睡前列出第二天的要事清单,因为我们的大脑会在睡眠时间里继续思考。我现在用的是微信上的橙子成长联盟,每天三件事,让我能更好地践行精要主义的原则。
二是好的工具。我们每天都会被无数的事情、任务冲击头脑,大脑会像电脑同时打开太多软件一样卡死,有时会悄悄丢掉一些信息,有时会让我们陷入焦虑。借助云笔记、清单APP等工具建立一个“收集箱”,把需要过后再做的事,或是有用资料丢进去,让你的大脑毫无牵挂地专注于正在做的事情,然后定期去检查你的收集箱,同时需要的资料也能在第一时间找到,是不是高效了很多?
三是好的习惯。我们常常看到有些人电脑桌面上密密麻麻全是文件,找个文件搜索半天;有些人给你发电邮文件名就是“新建Microsoft Office文件”,你都不知道要往哪个文件夹保存;有些人做过的东西事情一过立即就删,似乎这个文档占了多大的空间。
工作中,基本上所有过手的资料、信息我都会分门别类的存档,而且要有清晰的文件名,如果是定期产生的信息还要标上日期。因为我认为存档和起一个清晰的文件名花费的时间都是有价值的,资料库齐全,档案管理完善,有什么新的事情,即便是一个简单的通知,简单改改也能省下排版的时间,高效轻松。
四是合理委派。李笑来说:凡是能用钱买来的时间就是便宜的。所以对于那些不重要却又会耗费你大量时间的事情,我们大可付费委托给专业人员去做,比如某些家务活;对于一些不是非你莫属的工作大可委托给你的团队成员去做;对于孩子的照顾、关注至少有一半事情可以放手让他自己去做。而我们,可以多做自己精通的事,因为那才是你的优势和兴趣所在。
综上所述,时间管理有章可循,而时间管理的本质在于管理我们自己,而不是管理时间,因为时间无法改变。了解了方法,还要真正去行动,才能用节省下的时间做更有意义的事情,过更加精彩的人生。