亲爱的易效能小伙伴们，大家好！                 

我是玉峰，三个标签：易效能践客，终身学践客，行动派践客

走过1.0,2.0，参与了大大小小不少的会议，今天在这里做个线上会议的总结，供大家参考！

接下来我将从：如何策划、执行会议；各个角色大臣如何开展工作；工具推荐等三个方面来给大家做个分享。

一、如何策划、执行、收尾会议

1.1先说策划

在时间管理践行过程中我学习了一本书，那就是戴维.艾伦的《搞定3》，我就是运用其中的理念来策划一场会议：捕捉、明确意义、组织整理、深思、参与！

捕捉：会议前期 组建策划核心群 收集本次会议的来自各个成员的想法、要求、期待 ，不去评判它对错，统统收集。

明确意义：哪些是本次会议的关键信息，关键要求，我们本次会议的目的是什么，我们做到哪几点会让本场会议质量瞬间提升？；

深思：执行过程中，适时停下来思考，目前的进展，存在有哪些问题？如何精进？需要找哪些人重点交流一下。

组织整理：将收集的信息进行整合，整合的时候可以运用100讲当中的 3个问句法：要不要做？要的结果是什么？下一步行动是什么？

参与：就是执行整理后的行动清单

1.2 执行

关于执行，我用到了《赋能》一书中理念：共享信息 、充分授权，及时细节点赞。

共享信息：在会议筹备开始就会建立一个核心策划群，随着分享人，会议各个大臣确定，都需要在第一时间邀请进到群里，所有的信息沟通都在这个群内：包括在做事过程中遇到的困难，需要得到的帮助。比方说有一次班会由1,10组承办，1组组长找不到一个合适的男主持苦恼，在群里表达以后，10组组长马上推荐了一位合适人选，团队高效解决了这个问题，这叫有困难有需求要及时表达出来 做到信息共享对称。

充分授权：会议工作收集整理之后，作为会议总负责人，不可能把所有的事情都揽在自己身上，我们不做老母鸡，学会把工作授权交给主要负责人，负责人只要做到跟进，充分发挥每个人的特点能力。

及时地细节点赞：对于团队伙伴的分享 成长的喜悦，给予及时真诚地细节点赞，他的分享好在哪里？他具体哪些方面有成长？另到团队伙伴感受到团队的归属感、自身的成就感，丛中获得一份力量，专业的话说的话，通过这个嘉许环节，可以让身体分泌出多巴胺、内啡肽等积极的物质，这些物质可以让我们获得巅峰体验的感觉！

1.3收尾

除了上面及时的嘉许之外

需要进行总结反思，形成会议记录会议经验，归档，供下次会议时参考，这样我们的会议在一个不断精进的轨道上。

二、各个大臣如何开展工作

角色大臣主要有：统筹策划 、主持人、时间大臣、录音大臣、排麦大臣、记录大臣、文字推送、宣传大臣等

统筹策划：

1.协调内外部资源,与团队共享信息。

2.组织策划主题、起草并优化流程。

3..组建筹备团队，并赋能各个角色。

4.制定时间轴，推进任务进展（运用每日青蛙）

5.参与彩排，给予反馈建议。

6.参与会后总结，不断精进。

7.有应急救火方案。

1，2，5，6项为基础项，后面几项是加分项。

主持人：

主持人是整场会议的灵魂人物，也是会议成败的关键！

1.提前准备完整版会议主持稿。

2.提前试麦（有时候软件升级会导致操作方式改变的情况，提前试麦应万变）

3.完成1次以上其他成员参与情况下的彩排。

4.提前了解流程，把握节点，与参会的关键人员做事先充分沟通。

5.激情高能专注主持会议，灵活应变各种突发情况。（每个人分享时抓关键字和重点，用自己的语言提炼一下进行总结，把握会议气氛和节奏等）

6.有应急救火方案。

7.参与会后总结，不断精进。

前面3项为基础项，后面几项是加分项。

时间大臣：

时间大臣与排麦大臣协作工作，是整场会议的时间控制中枢！

1.确定时间提醒方式（a声音提醒 ：音乐、定时器、敲打声等b文字提醒 c提醒原则：清晰而不打扰 ）

2.参与1次以上有反馈的试麦。

3.制作每个环节时间节点表，并与筹备组人员共享。

4.补充：时间短的，如分享时间3分钟/人，那在 30秒提醒一次，3分钟时间到提醒一次；时间长的， 如 分享时长有20分钟，可以在剩余10分钟节点提醒一次，剩余5分钟节点提醒，时间到提醒；（备注：如果主讲人有时间要求的提醒，可以协助帮忙）

前面3项为基础项，后面几项是加分项。

排麦大臣：

时间大臣与排麦大臣协作工作，是整场会议的时间控制中枢！

1.会前收集所有参会人员地联系方式（电话、微信至少其一）

2.会前一天温馨提醒发言人员

3.会前当天提前15分钟联系确认

4.会中发言嘉宾排麦确认，确保按时按序上麦。（建议用文字形式排麦，举例：下一位请“”某某某“”准备，收到请回复666）

5.制作每个环节时间节点表，并与筹备组人员共享。（根据会议流程表和分享参与人数和分享时间，列出每个分享的时间点，便于参会人员根据轮到的时间进行有效的参与会议）

1，3，4项为基础项，其他项是加分项

记录大臣：

1.会前收集发言稿

发言稿收集小技巧：

a使用石墨 编辑好发言稿收集的框架，发送至群里或私信给个人收集发言稿。

2.会后整理完善发言稿并提交至筹备群

3.会议记录内容要求高的要有：会议时间地址、会议完整版的流程 、实际参会人总数等

4.整理精简版的金句文章，方便会后宣传。

5.补充：工具推荐：石墨文档（多人实时在线编辑软件）；讯飞（录音及语音转换文字软件）；YY、易录、印象笔记（录音软件）。

1,2项为基础项，其他项是加分项

录音大臣：

1.录制当天会议的全部内容

2.以最快的时间提交至筹备群

3.分段录制

彩排片段；会议当天的分段录制；会后总结录制等

4.补充：推荐工具：YY，易录，印象笔记，喜马拉雅（在YY开会的首选YY录音，YY录音需要电脑版才可以）

1,2项为基础项，其他项是加分项

文字推送：

1.试麦且会前操作一遍。

2.会议中抓取关键精彩句子，文字形式推送至屏幕中。

3.会前拿到发言稿，对发言稿有初步了解。

4.发言完毕10秒之内把精彩句子呈现。

1,2项为基础项，其他项是加分项

宣传大臣：

1.会议前3天制作完整海报或视频

2.会前1-2天全覆盖地大肆宣传

3.会后宣传

1,2项为基础项，其他项是加分项

三、工具推荐与小技巧

1.石墨 记录大臣可以用于收集发言稿

2.讯飞语记 记录大臣可以快速转换发言人的内容

3.YY语音 喜马拉雅 印象笔记录音 都是录音大臣可供选择的神器

最后做个小结：

1.在会议策划时应用搞定3中获得掌控5步法：捕捉、明确意义、组织整理、深思、参与

2.在执行阶段，应用《赋能》的理念，让整个团队运转起来，一群人为同一个目标使力。

3.在收尾阶段，应用项目管理的方法，把有价值的信息归档，供下次会议参考。

4.各个角色大臣，各司其职，紧密协作是会议高效高质量运转的保障。

5.工具重新定义这个世界，用工具提升会议效能。