项目负责人在项目实施结束之后,除了撰写评估报告、案例集、经验梳理之外,还会和小组成员召开复盘会议,按照时间段回顾各个流程的一些做法,从而反思及改进不足之处。
那么,一次有效的项目复盘会,又该如何召开呢?
1、不召开无流程的会议
在确定复盘会时间之后,相关负责人需要拟定会议的流程,并且评估可能出现的风险。比如:小组成员不配合,气氛压抑,产出达不到理想目标等。其次,负责人需在流程基础上,拟定一些问题,让所有参与人员提前思考及做准备,这样才能保证头脑风暴有效果。说这些是因为我之前掉过坑里,没有任何准备就召集大家开评估会,搞得大家一脸茫然,支支吾吾说了一些,现场听的人很尴尬,活动目的也没达成。
2、不要用演讲式的风格
会议期间,负责人在开端,可以带大家一起玩个游戏或者来个简单的互动,也可以讲个小故事直切主题。
下面说个简单的经验参考:
案例:
女:亲爱的,你爱我吗?
男1:爱。
后来没过多久,他们就分手了。当女孩问他的第二任男朋友时,他是这么回答的。
男2:当然爱呀,还记得上次咱们上次去西藏吗,你偎依在我的怀里,感觉好有家的感觉。我们一起看日出,这时候,天空划过一道流星,形成了一道亮丽的风景线,我在心里暗示;此生就是你了!所以,亲爱的,
我真的好爱你。
结局是女生和男2在一起了。
这看起来挺搞笑,同时结局也有待商榷。但是通过这个故事我想告诉大家的是:讨论问题、分析问题一定要具体明确,要有可实施、可验证的点,否则会议就白开了。讲完这个故事,你再开复盘会的话,会起到一定的作用。
案例分享之后,就要进入正题了。一般复盘会会使用头脑风暴的方法,参与成员一起讨论,负责人抛出之前准备的问题就好。当然,这些问题也是需要细细斟酌的,一般都是环环相扣,这样讨论到最后就会有成果的东西体现出来。
比如:
第一个问题:你认为本次项目存在的问题有哪些?
第二个问题:这些问题当中,请选择最重要的三个?
第三个问题:针对这三个问题,我们有哪些好的解决办法或者建议?
这个过程需要的物资:雨伞布、小纸条、彩笔若干、计时器等。
3、不开没有反馈的会议
《高效能人士的七个习惯》当中,有一个重要的习惯是从一而终,开复盘会也是一样。参与成员一起讨论,一起想解决措施,就是为了后期可以少走弯路,规避不必要的风险。如果复盘会召开之后,负责人不将具体内容和跟进事项告知大家,就等于没开,因为没有人会落实行动,我们也无法评估真正的效果。
综上,召开评估会不是闹着玩儿,除了有准备之外,还要有跟进和反馈。做到了这些,我们才能获得成长,才能在每次活动之后,有所体验和收获。