某次培训中,老师问了大家一个问题:有多少人培训完之后,会跟领导汇报自己的培训情况?
80多个人里,举手的只有10%。随后的几天相处中我发现,这10%正是平时业绩比较好的那群人。
学会给领导汇报工作,究竟有多重要呢?我们不妨带着问题,结合自己的实际经验,一起来读《向上汇报》这本书。
本书作者弗雷德里克·吉伯特,曾经采访过世界500强企业的多名高管,从中研究出了一套面对上司的汇报技巧。相信大家都会和我一样,读过之后为自己曾经犯下的错误羞愧不已。不过没关系,我们也可以从中学到很多,避免今后出现低级错误。
1.让时间有价值。
①用30秒说明重点
我在外地出差时,老总突然致电给我安排了一个非常艰巨的任务,让我加完班后给她汇报结果。
晚上十点半,我加完班后第一时间给领导发微信汇报工作。由于情况特殊,我从头到尾事无巨细给领导发了一大堆文字。
领导了解完情况后,说了句“辛苦了”就让我去休息了。
事后我跟老爸交流事件始末,他并没有说我处理问题是否得当,而是批评我废话太多。
在向上级汇报工作时,最好能在很短的时间里,比如30秒内,说明重点。
②给上司最关心的信息
出差回来后我去向领导做总结汇报,领导只关心一个问题:上次给你说的那件事,最终是怎么解决的?
我暗忖:还是老爸一针见血啊!
所以说,在向领导汇报情况时,一定要搞清楚他最关心的问题是什么。换句话说,领导只需要你交代结果,不需要你描述过程。毕竟一旦结果没有达到他的预期,过程中你付出了多少对他来说并不重要。
③让对方做选择题
领导经常安排我做H5,常用的制作软件里不同风格的模板五花八门。
有一次我把做好的H5拿给领导看,结果她对模板不满意,我只能全部返工。后来我就学聪明了,先选几个我认为还可以的模板链接发给领导,等她确定好了我再开始制作。
在需要确定计划或者方案时,多准备几个选项去给领导选择。这样不仅可以避免自己白费力,还可以不被领导误会自己没能力。一举两得,省时高效。
3.合作共赢
①知己知彼
我们既要了解要汇报的内容,还要了解要汇报的对象。
《欢乐颂》里安迪刚到国内公司就召集手下开会,要求他们分别汇报自己主管的工作情况。
其中一位男士既不了解自己的汇报材料,被安迪指出来几处错误;也不了解安迪的个性和行事风格,屡次犯错而不悔改,最终被安迪痛斥,颜面尽失。
②后续行动
这个习惯我是不知不觉中养成的,没想到歪打正着了。
我的老总是个工作非常认真细致的人,送交她手上的东西,她一定会仔细审阅。所以每次有什么方案提交后,我都会说一下,如果有哪里需要改动,我可以随时修改。
领导也会很愉悦地答复我,好的,我看过之后再找你。
久而久之,我对领导的喜好和要求越来越熟悉,领导也觉得我在这一方面进步很大。
工作中很多事情不可能一次性做到完全符合领导要求。所以在汇报时,特别是以书面形式汇报时,一定要做好会被要求返工的准备。既然如此,何不主动些,摆出谦虚认真的态度来,让领导觉得你是个很靠谱的人呢?
③拔高站位
上次参加完省公司的培训后,我主动搜集了一些图片素材。考虑到上级可能会有需要,我打算做成H5,作为本次培训的一个总结汇报。
但做到一半时,我突然想起来培训负责人之前说的几句话,觉得他似乎不想大肆宣传,就放弃了。
没想到一周后他打电话给我,说人力资源部要求制作H5反馈。联想到他之前的一些说法和想法,我再次向他请示和求证。
果然,他本来是不想做宣传的,但碍于人力部的要求,必须完成。简短的交谈之后我对负责人的要求也非常清楚了,顺利完成了任务。
同时我也不由地暗自庆幸:还好培训期间提前拍了许多照片,事后也没有急着删除,这才得以顺利过关。
人常说“求上得中,求中得下”,所以在职场上,我们更要时刻对自己高标准、严要求。工作中要有主人翁意识,要学会站在更高的格局上看待和处理问题。遇到问题时,站在领导的高度想想,应该如何处理;日常工作中,从领导的角度设想,自己还应该做哪些工作。
不想当将军的士兵不是好士兵。如果你总认为事情都是领导该考虑的,自己只是个小角色,做好手头的事就好了,那么很抱歉地告诉你,你可能真的永远只能充当小角色了。