1、会前做好准备和计划

包括主题和内容、会议时间、会议室预定或者电话会议邀请、参会人员、最终制作出会议议程。这些笼统的方面大家都知道也都会做，但是对于小白项目经理，因为经验不足，所以很容易之后冒出一些他们想不到的一些问题，以下几个“不要”要特别注意:

(1)会议主题和内容: 不要在邀请里面直接发给大家一个笼统的主题和一堆内容，要按WBS的思维结构细化，最好细化到“谁在什么时间段来讲哪些点”。

(2)会议时间: 不要未经大家确认就直接发出去会议邀请，不要假定别人都会来参加你的会议。要跟所有人，至少是跟“关键人员”协调好一个大家都能参与的时间段。

(3)会议室预定: 不要在临近开会前一两天预定，要提早定会议室，公司的会议室不是为你一人准备的，万一被人订掉了你就麻烦了。预定好了跑过去瞄一眼会议室的布局，万一参会人很多，会议室又太小，无法容纳就糟了。又或者会议室没有足够的座位。

(3)参会人员:

不要在会议邀请中就写“大家好，请大家来参与这个会议”这类的话。会议邀请中一定要把参会人员分成两大类，必须参会者和可选参会者。把参会者名字直接列进去，加粗，放大，放在最上面最显眼的位置。

不要在会议邀请里面漏掉关键参会人员，尤其是在电话会议的时候，有很多跨国公司的项目复杂，涉及多国，多系统，多部门，会有很多关键人员需要加入会议。如果你对于会议讨论的内容需要什么人来参加不确定，预先草拟好一个你认为的参会名单，然后寻求一些专家的帮助，询问他们对于会议要探讨的内容是否还需要别的人加入，顺藤摸瓜，逐个击破，然后把最终参会名单确定下来，这样做肯定是八九不离十了。

(4)会议议程:

根据以上信息，制作会议议程，内容要细化。如果在会议里面涉及到很多不同的人要发言的，最好以WBS模式弄成一个任务式的时间表，并且每项任务都写明分配给谁。

不要直接在会议邀请里面把会议议程发给大家。最好是会议前一天，通过邮件的形式发给大家，好让大家有时间喵一眼。

(5)会议邀请: 发两次！！！！第一次提前几天发。第二次在会议当天开始前几个小时重新发一次，作为对大家出席的提醒。

2、会中要有衔接和跟进，会后要有产出

对于技术问题，项目经理不需要在会议里面做任何决定，但一定要做好各方发言的衔接工作，控制好会议时间和产出。产出指的无论是有没有一个明确的方案和结论，都要记录下来。有明确方案最好，若没有明确方案，在会议纪要上必须列出:
（一）目前的问题描述，现状和影响
（二）当次会议各方人员发表的观点
（三）行动计划，在会议中确定的谁应该在什么时候做什么
（四）下一次会议的时候和继续进行讨论的内容，一次会议讨论没结果不要紧可以下次，一直到有结果为止。

最重要的就是一定要在会议纪要里面列清楚作为下一步，每个人在什么时间需要继续做什么事情，这也是一种会议产出！没有这些东西，就是一个无效无产出无质量的会议。作为项目经理就是要把这些讨论线上线下都记录和衔接串起来，这样才可以不断推动会议不断有产出直到有一个明确的结果为止。

小建议:

为什么花了那么长篇幅介绍会议的准备工作和要注意的痛点？因为对于小白项目经理甚至对任何人来说，完善周到的准备和计划可以大概率规避之后由于经验不足而发生的问题，这不仅对于安排会议，对于项目管理，对于生活中的任何事都一样。

对于初入职场的项目经理要搞组织一场有效率有质量的会议，都应该先立足于“细致的会前计划”，因为你没有经验，你只有在会前尽可能的完善会议计划和议程，准备好问题，花比别人多的时间去了解问题背后的问题，逻辑，业务流程，你虽然不是专家，但是导致问题的来龙去脉，流程应该是怎样，常识性的东西只要你花点时间是可以掌握的。这样做才能大概率帮你规避会议开了等于白开的结果。

不要去幻想什么运筹帷幄地控场，不动神色的转移话题，机智幽默地化解尴尬，巧妙制造热点之类的太虚的东西，你没有那种经验和能力，你不是那样的人，实际会议情形也不会像你预设的那样发生，万一别的情况发生，你又不知道怎么处理了。