《卓有成效的管理者》第五章 读书心得（上）

第五章   要事优先

通过第二章“掌握自己的时间”的学习，我们知道：时间对于管理者是必备条件；时间管理的目的是让我们从事务堆里跳出来，一定要给自己留有整块的时间，去做更有价值的事情，以体现管理的有效性，体现管理者的贡献。本章继续围绕这个话题，以时间为基础，以结果为导向。告诉我们，什么样的事才是要事，如何确定这是要事，如何做到让时间增值。所以这一章节与其说是时间管理的延续，不如说是教我们关注成果、关注贡献和绩效的事务管理。这是有效性的直接体现。

本章节开宗便明义：卓有成效如果有什么秘诀的话，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者总是能把重要的事情放在前面先做（要事优先），而且一次只做好一件事（P119）。言简意赅，但“要事优先”，这个话题看似简单、容易理解，然而实践现实并非如此。德鲁克先生的“要事优先”未必使我们想象的样子，你认为的要事未必真的是要事。怎么样才能优先考虑呢。以下分享我对本章节的理解。

1. 什么是要事？

这是我们作为管理者首先要搞清楚的问题，有效的管理者都是目标性很强，以结果为导向的。换就话说，就是很清楚自己必须做什么事情，不会去做什么事情，做什么事情才有助于部门或团队的业绩提升。这些必须要做的事情才是管理者的要事。

看似忙忙碌碌，很勤奋的样子，却不出活；工作一团槽，鸡飞狗跳，一年到头没有任何改进吗；自己弄得也很焦虑，很茫然。真不是我们不努力，此时要反思一下我们的工作方向和工作内容。我们每天忙碌的事情是不是重要的？能让我们看到绩效转好的事情？我们的收入、职务和时间价值是不是对等？分不清楚要事的管理者，虽勤奋忙碌，只能是归为低品质的勤奋者。所以，分清要事否？是管理者必须要学会并掌握的。

A  清楚要事的评判原则

原则是筛选要事的筛子。因为时间资源和个人精力的受限，我们不可能面面俱到，事无巨细。所以我们必须舍得放弃掉一些事，必须有选择的做事。这个大原则就是看这件事的“贡献”价值（贡献体现有效）。

具体从哪些方面评估价值。书中总给了4点（P133）：我概括为4个关键词：

重将来、估潜值、锁目标、勇创新。

—— 重将来：重将来而不重过去

很多时候，我们往往为了所谓的有始有终的行事责任，一直纠结在尽心尽力处理昨天的事务中，不停地炒剩饭，结果剩饭越来越多，永远吃不到先买先做的更有营养的饭。经济学家说昨天永远是沉没成本，因此，对昨天断舍离，是管理者应该有的决断与果敢。昨天有压力有诱惑，但一定不比今天和未来有价值。

—— 估潜值：重视机会，不能只看到困难

当机会来临时，一定会伴随困难，有效管理者不光看到困难，更能从困难中预见到这件事对未来的影响和潜在价值。评估机会成本和价值，也是我们作为管理者应该学习和掌握的，如果价值远超于成本，他会不遗余力的推动这件事情的成功。

—— 锁目标：选择自己的方向，而不盲从

简单讲，每个人角色不一样，当下和未来的目标不一样，选择一定不一样。选择了，就不要在意别人的说法，不盲从他人的做法。坚持做自己，也是管理者应该坚守的品质。

—— 勇创新：目标要高，要有新意，不能只求安全和容易

价值往往来自创新和高标准的要求。这个原则很简单，就是告诉我们管理者，创新的事务、有新意的方案、有挑战的目标才会有更多的价值，管理者应该时时保持创新的敏锐度。

B  时间管理四象限法则 

知晓了上面的评判原则，我们也未必能清晰地判断是否重要，继而迷失工作重心。时间管理的四象限法则就能清楚的帮我们一目了然地按照事情的轻重缓急分门别类。我们可以根据这个表做事务的划分，做断舍离的决定。

其中第二象限的事情，就是依据上诉4个原则罗列的，对我们非常重要的，面向未来和绩效的重要事情，这些事情才是真正需要花费大量时间去做的，而且是要花费整块的时间去做的。

而第一象限的事情虽说也是重要的事情，但和第二象限的重要有本质区别，我们往往因为未把第二象限的重要事情做好，导致他变成了第一象限的重要（此重要就变得压力山大了）。具体如何使用时间来做这些事，还要有个优先排序的概念。下文分解优先级。

2.  如何使用优先？

优先次序的考量原则(仍以四象限法则为例）

第一象限：重要且紧急的事情。

诸如人命关天的、事关企业利益的、捅娄子的、救火队的工作等等。这些事情具有最高的优先权，真没办法，应该从现在就开始做。因为不做就会出大事。

但是这类事情要少做。一个管理者如果总是把自己陷于这一类事务中而分身乏术、精疲力竭。要不就是自己的基础管理有问题，要不就是故意制造忙碌，以显得自己特别善于“收拾残局”，全世界都在制造问题，就你在解决问题。

这一类的事务处理时间不应超过我们时间的20%。否则，你会倍感焦虑。减少这一类事务的秘诀在做好第二象限。

第二象限：重要且不紧急的事情。

诸如防患于未然的改进项目、检查项目进度，风险控制点，有创意挑战的事情、与合作伙伴座谈，个人学习提升，扩展人脉等等事情。这些都是重视将来、遇见机会的事情。因为不紧急，他们常常被理所当然地一拖再拖，直到变成重要且紧急的事情。

所以。要事第一的核心就是把时间尽量优先花在第二象限重要但不紧急的事项上，这样重要且紧急的事项会越来越少，让自己越来越高效。

第二象限的事情应该占到我们时间的65%-80%左右。有空就要做，而且要尽量利用整块时间去做。聪明的管理者都善于默默地做这个象限的事情，而不是着急火燎的、引人注目地灭火。频繁灭火的人一般都会引火烧身。

第三象限：不重要但紧急的事情。

例如电脑上经常跳出来的新邮件，微信QQ群上的各种要求、各种信息、各种可参加可不参加的会议，未约造访、庆典活动等等，这些事也许是紧急的事情，但其实并不重要，时间用在它们身上，产生不了太大的价值，而且你会发现，你没有你想象中的重要。一旦在这些事情上耗费时间，你就没有多少时间和精力去做重要但不紧急的事情了。

对于这一类事情，因为没有压力且比较愉悦，你会喜欢被牵着鼻子走。久而久之，你会出现一种短视近利现象，光顾及眼前，而无法顾及大局。继而在不知不觉当中，步入第一象限的危机。

所以，因为不重要，我们不要被迷惑，可以考虑授权有关人员参加，或者无需理会，这部分时间一般不可超过我们时间的15%。

第四现象：不重要也不紧急的事情。

例如明星八卦、无意义的聊天，一个接一个放不下手的短视频、某些邮件信息等，于工作于自己毫无价值，都应该极力避免消耗过长的时间。除非对自己来说这也是放松休息。此类事情占用时间应少之又少（1%左右）。

未完待续……