Excel技能学习小结(一)

“力学如力耕,勤惰尔自知。但使书种多,会有岁稔时。”

Excel对于很多上班族来说一点儿也不陌生,但是并不是很多人真的懂Excel的使用。

在还没开始自学Excel的时候,我自以为能熟练操作这类办公软件。但实际上,那时候我也只会数据输入。说白了,就是在表里打字、最后保存表格。说自己再厉害点,就是会设置单元格格式。

直到今年七月,因为工作岗位的变动,才真正认识了Excel。人总是要在不断的尝试中,找到自己的兴趣所在,在这过程中又或多或少有所收获。

01 逻辑判断:IF函数

if,[ɪf],作为动词,译为如果。所以函数里,if其实就是作为一个逻辑判断,“如果怎样,那就怎样”。if是个头脑简单,四肢发达的家伙,而充当它的四肢就是AND函数和OR函数。

and,[ənd],译为和;or,[ɔr],译为或者。当if投入到繁琐的工作中,这两家伙绝对就是他的贵人。比如,在员工奖金分配机制里,采取了“60岁及以上的男性员工可以获得1000元奖金,40岁及以下的女性员工可以获得1000元奖金。”这样的方案。现在要求统计出哪些员工能拿奖金。

那么只需要派上and和or,如下图,就可以很便捷地得出结果。另外王佩丰老师课上特别强调:在使用if函数的时候,最重要的就是理清一个思路,由条件的结果来决定if函数的使用。

IF函数的嵌套

IFERROR,“if+error”。error,[ˈerə(r)],译为错误。“如果错误,那就怎样。”iferror是我最喜欢的函数,我称其为粉饰小王子。他可以把错误值进行美化,让表格看起来整洁干净。

ISERROR,“is+error”。“是错误的”,他和iferror不太一样,他的作用只是挑出正确和错误但不会动手去美化错误。所以,在我理解上,iserror的人生格言就是:是对是错,那又怎样,知道就好。

02 计数函数:COUNT的一家人

count,[kaʊnt],作为动词,译为:数数; 计算总数; 把…算入。所以当count应用在Excel函数中,就是计算数值单元格的个数。

counta,其实就是“count+a”的组合。a,[eɪ],作为冠词,译为一(个);每一(个); 任一(个)。冠词只能放在名词前帮助说明名词所指的人或事物,在Excel中除了空白单元格是无用的,其他都是有用的“事物”,于是可以理解为counta计算的范围比count广一些,它是计算所有非空单元格的个数。

countblank,拆解出来就是“count+blank”。blank,[blæŋk],作为形容词,译为空白的。那么,count和blank相碰撞,而碰撞产生的火花意义就是:计算空白单元格的个数。

其实这样一看,counta和countblank就是一对欢喜冤家,一个计算所有有效单元格的个数,一个计算所有无效单元格的个数。

countif,“count+if”。if,[ɪf],作为名词,译为条件。countif携带的基因很强,可以指定某个条件,来计算该区域的单元格个数。也就意味着,如果给到你一份“某年级全体学生的学习成绩单”,你可以通过countif来计算这份成绩单里某科目的及格人数的数量。

countifs,“count+if+s”。我们上过英语课都知道,名词后面加s会变为复数。countifs在原来的countif的基础上多了个s,在意义上也就演变为:计算多个区域里符合指定条件的单元格个数。一个区域对应一个条件,有多个区域就对应多个条件。

所以countif和countifs,这两个成员,好比进修回来的高材生,为这个家付出的贡献可以说是比较大的。

然而,在任何函数的运用里,有个特别要注意的事情,就是:只要参数不为数值,需要用英文的双引号隔开。比如,在数据底表那列里,已解决的都标作“是”。对应过来,如下图,我要查找的是各组成员当天已解决的数量,那么指定条件是“是”,“是”作为非数值的参数,则用英文的双引号隔开。

Yes、 举一反三

“情不知所起,一往而深。”

单是认识,于我而言,远远不够,我还得更深入地学习。我很享受学习Excel的过程,但事实上,我的工作暂时应用不上这些。只好先做个小总结,试着检验下自己的学习情况。

如果哪里总结得有问题的话,望大家能够批评指出。在下,不胜感激。

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