签字这回事儿

今天偶然在朋友圈见到有人抱怨:

老板不在,签证需要的在职证明,可能又要好几天才能开好了,因为需要老板的签字。

这种事情,其实很常见,貌似我之前开各种证明,也都是等到老板签字之后才行。不过,今天脑子多想了一下,觉得这个事情貌似有点不合理的地方:

在职证明,顾名思义就是证明这个人是企业的员工。而谁最清楚一个人是不是企业的在职员工?当然是人力资源部门。如果说还要再进一步确认的话,也是该员工所在部门的负责人,或者他的直接上司。而老板,显然不可能记得每个员工,也不可能知道他们的具体情况。

那么,开在职证明,让老板签字,这里面的含义是什么呢?

  1. 可能是企业比较小,每个人都是直接向老板汇报的。于是,人力部门让老板签字,就相当于向该员工的上级求证,是否他最近会有异动。这是一种确保万无一失的严谨的做法。不过实际上,并不是只有20人以下的小团队才有这种情况,据我所知,那个抱怨的朋友所在的单位,员工人数应该不少于200人。
  2. 另一种情况,则是关乎权力。尽管这个事情,人力资源部门最清楚,但是出于权力的把控,必须由老板签字确认后,才可以进一步实施。否则,就有越权的嫌疑。

其实,签字审批,作为企业和组织机构里面一种最普遍的流程现象,往往也反映了组织的架构、文化和流程制定者的心态。

如果事无巨细,都必须由总经理签字才能进行,那么,这很能是一家中央集权式的组织。要么是老板本人的控制欲很强,要么就是下面的人怕担责任。当然,很多时候,这两种情况是同时存在的,而且互相促进。而这种情形往往发生在中小企业,尤其是民营企业。它们的成功源于老板个人的奋斗,而组织文化也有着强烈的个人色彩和英雄情结。

与之相反的,还有一种情况,即组织的每个决定,都需要中层或者团队里的每个人签字确认,证明这是集体的决定。这既可以说是民主的一种体现,也从一方面反映了决策者的不自信,或者惮于承担责任。这种情况往往发生在机关单位,或者有董事会的大型企业里面。决策者做出一个决定,其被否定的风险会大于成功的机遇,因此,决策者希望将风险分摊,同时也抱着法不责众的意思。

除了从宏观的角度,通过签字模式看组织的文化外,我们还可以从不同的业务流程,所需签字的节点设置,来看不同部门和业务模块在组织当中的地位,以及组织现阶段的重心。

比如,一个业务模式已经成型,业绩比较稳定的企业,其日常活动的审批,财务一定会在其中占据比较关键的节点。因为对于老板来说,控制是第一位的。稳固的财务表现是基本,在此基础上,进一步寻求增长的机会。一个计划是否可行,老板首先要看的是其预算控制和成本利润率。而对于一个创业型的企业,这样的控制类的流程往往会被简化,因为它们的重点在于从夹缝中寻找机会,稳定与掌控不是它们所需要的,迅速的反应和出奇制胜,才是生存的根本。

不知道是否有企业经营管理方面的学者,会关注「签字」这一既古老又普遍的管理手段,并从中梳理不同组织之间的管理文化的异同,以及优劣势。

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