新的2017年就要到来，在2016年还剩几天的时候，在一年一度年底总结的时候，大家又有了机会进行经验教训总结，今天就来给大家来说说怎样才能做到有效跟领导进行沟通，以达到双向沟通顺畅、任务顺利达成的效果呢？我们可以先从以下三方面来做。
I. 主动沟通、及时汇报
1.
以前小张的习惯是：自己努力，默默耕耘。领导不要求，基本不主动开口。
比如开大组会时，领导不要求，小张从不会主动更新她项目的情况（因为觉得已邮件通知给领导和各同事），但通过跟领导的日常沟通才惊讶的发现原来好多她认为的以邮件通知领导的重要情况其实领导根本不记得或者未及时关注。
2.
直接导致的结果就是：
1）领导无法了解个人的整体工作状况：比如，不了解重要项目的进度
2）有些需要领导支持的项目，由于领导没有及时被通知到项目的重要性，在关键时刻领导没有意识或者无法提供及时的支持，导致项目的整体实施的推迟；
3）重要项目的推迟、延误，又会直接导致该项目相关联的事项的延迟，从而带来更多可能的问题、投诉，需要不断需要解释原因并且紧急处理（也就是说原来不太相关的不紧急不重要的事项由此突变成紧急事项，不处理就会引起更多连锁反应）
3.
举个例子：
小张负责的合同项目由另一小组的同事负责总体协调，在她发现其在时间把控、供应商协调方面出现问题时，当时小张采取的方式是：
- 多次跟该同事沟通，强调项目重要性，提供建议，并请他跟其领导汇报；
- 并协助他跟供应商、采购等相关部门进行沟通、提供信息支持等，
- 项目进展邮件直接发给该同事，超送该同事和自己双方领导；
但实际结果仍然不理想，合同项目很严重超期，后续产生供应商多笔费用无法收取进而不断投诉的情况。
分析原因：
1）当时小张考虑到该同事态度积极配合且其其他任务繁重，心太软而没有进行更有效直接的投诉；
2）导致小张虽然多次讲邮件抄送给了自己的直线领导，但领导事务繁忙，并未及时意识到问题严重性，因而错失在更高级别领导层面寻求支持的良机。
补救
其实真正该做的应该是及时Escalation（升级汇报/投诉）
1）及时书面及面对面向领导汇报问题严重性（在这个时候还顾及同事事务繁忙而不做升级汇报的话，只会导致项目进一步失控，项目的失败不仅会影响公司利益，而且也会影响该同事的业绩，所以，应当机立断进行Escalation）
2）组织会议要求自己领导和该同事领导开会说明情况、研究下一步行动计划，如邀请领导一起跟相关部门磋商谈判以示重要性并保证项目及时推进。
4、总结
所以总结一下，在与领导沟通项目情况时，需要考虑到以下3点：
1）重要节点要主动跟领导书面/面对面汇报项目进展，如约1:1会议讨论；
2）平时的项目情况要定期分享给包括领导在内的各相关人士，如组内同事、其他相关部门的接口人以便做到项目信息的及时透明化。
3）和相关部门一起制定Escalation tower（即，出现重大问题时的升级汇报路径）用于紧急情况的及时处理和决策制定，避免进展滞后、方向错误或者决策失误。
II. 提出问题时需做好信息收集及解决方案
1、
小李在一次领导大会快结束时提出了一个问题：一个以前每年都能进口的产品今年不能进口，必须申请一种特殊证件才能进口，而该证件只要特殊产业公司才有权申请。
领导问了以下几个问题：
- 这个产品以前是怎么进口的？
- 不能进口的具体原因是什么？什么时候有的限制？是某个地区不能进口还是所有地区都有此限制？
- 是某个服务商理解问题还是其他所有服务商都无法操作？
- 你的建议是什么？
小李一听当场就慌了，这些问题好几个都没有提前思考清楚，就提前把问题抛了出来。其实小李犯了一个提问题的大忌：就是没有提前做好信息收集准备，没有准备解决方案建议，结果在现场变得特别的被动。
事后，小李进行了进一步的信息梳理、原因分析和解决方案整理，重新做了一次成功的汇报。
“领导们好，今天我来更新一下XX产品进口受限这件事。首先，海关的政策是某年某月某日发布的，具体各地区的实施情况是......；其次，我们这款产品进口在A地区受到限制的具体情况为......；最后，经调查和讨论，我们提出如下几种解决方案供：一、深入研究XX产品是否属于该政策限制范围之内；二、调查各地区进口情况，是否有鼓励进口或其他特殊条件免于申请证件进口的优惠政策？三、如以上经确认无自我进口可行性，考虑找寻有证件申请资质的供应商签约提供收费服务为我们进口该产品......，这三种方案的优缺点分别是......”
这次小李的表达得到了领导的认同，在小李如此进行了调查后，该问题很快得到了解决：原来是原供应商未能全面理解诠释政策，后经确认该产品由于某种条件符合免于申请证件，向政府机构进行了说明后得以顺利进口。
所以，在这里，我们再强调一下：向领导抛出问题前一定要做到：
1）提前充分准备、收集信息，
2）根据收集到的信息分析原因；
3）并且准备至少一种以上备选解决方案提议做为跟领导沟通时的讨论基础。
III. 明确要求、逻辑清晰
再来看一个例子：
小兰这两天工作情绪低落，她的同事看出来后问她：小兰，你怎么了？工作有什么不顺心？
小兰：是啊，我的项目在跟B部门合作这方面碰到阻力，B部门人员对于开发系统测试不积极，出差开会常常推脱延期，导致项目都超期两周了，邮件我都抄送给领导过，领导也不发话，我可不想项目砸在我手里，你说该怎么办？
同事：是啊，情景挺严重。对了，那你希望领导怎么做？
小兰：我跟B部门协调多次作用不大，所以希望领导能帮我跟B部门领导协调一下，推动B部门合作积极性。
同事：那你跟领导提要求了吗？
小兰：我邮件都抄送给领导，他应该知道严重性吧
同事：领导每日事多未必能事事关注。建议你赶紧跟领导明确说一下你的诉求，这样领导好第一时间支援你的项目......
在我手里，你说该怎么办？
同事：是啊，情形挺严重。对了，那你希望领导怎么做？
小兰：我跟B部门协调多次作用不大，所以希望领导能出面帮我协调推动一下......
同事：那你跟领导提要求了吗？
小兰：我邮件都抄送给领导，他应该知道严重性吧？
同事：领导每日事多未必能事事关注。建议你赶紧跟领导明确说一下你的诉求，这样领导好第一时间支援你的项目......
小兰恍然大悟，赶紧跟领导约了个会，简短做了项目汇报并且提出了自己的需求：
“领导您好，今天占用您一些时间给您汇报一下我负责的XX项目的进展。
首先，项目从今年6月份开始操作以来，我们已经顺利完成了....（成果阐述）
8月份，我们碰到一个挑战：负责系统测试的B部门人员负责的测试工作常出现推脱延误现象......导致项目整体延误两周之久（问题描述）
对此情况，我进行了如下安排：一......二......三......（措施简短汇报）
但我多次尝试沟通仍未达到理想效果，未避免项目更大程度延误，我恳请领导出面帮我进行协调：不知您是否能跟B部门领导协调请B部门领导指定一个B部门整体协调人负责跟我对接工作进展；并且我想组织一次全员大会向大家更新一下项目进展，到时能否麻烦您在会上再次强调一下项目重要性并给大家打打气……”
其实这种情况在平时并不少见，很多职员在把邮件发送或抄送给领导后就自然而然得等着领导主动过来帮助他/她解决问题。其实不然，很多时候领导被发送/抄送的邮件太多，未必会及时关注；再加上有些职员往往在邮件中仅仅写着For your information /reference（请知悉），后续并未明确自己的具体要求，这样就很容易演变成职员盼着领导支援，而领导并不知情或者以为职员所负责事项一切顺利的局面……
另外在明确要求的同时还应该注意表达的逻辑性，做到言简意赅、逻辑清晰：
经典的金字塔结构往往是逻辑表达的一种很好的方式；同时在阐述过程中有意识地使用“首先、其次、最后”、“第一、第二、第三”等衔接词有助于加强表达的结构性，便于对方理解并抓住重点。
所以，职员在跟领导沟通过程中需要注意的第三点就是：明确要求、逻辑清晰。
最后，让我们一起来总结一下，如何做到日常跟领导的有效沟通？今天我们谈到了以下三点：
I. 主动沟通、及时汇报
II. 提出问题时需做好信息收集及解决方案
III. 明确要求、逻辑清晰
做好以上三点，让我们在2017年的职场沟通中变得更加高效。
