手工维护科目主数据维护

SAP 项目上线的时候，会计科目一般是批量导入的方法来维护的，手工维护主要是应对日常零星会计科目变更的时候使用。批量导入的方法本系列博客后续专门介绍，本篇介绍手工维护的方法。

SAP 维护会计科目可以逐个维护 (individual processing)，也可集中维护 (collective processing)。维护可以分两个层次，先在 Chart of account level 维护，再在 company code level 维护。也可以同时维护 COA 与 company code层次的数据。相关 T-code 如下：

以 FSP0 事务码为例，进入界面，左边可能有导航区，也可能没有。左边的导航区通过菜单 Settings -> Hierarchy Display 来设置是否显示：

设置后重启 SAP GUI 生效。左边导航区分类就是 OBD4 设置的科目组。这里要注意的是我们在设置科目组的时候，要注意科目组 ID 的顺序。比如按常规的资产、负债、所有者权益、成本类和损益类就比较清楚。初始化科目建议放在科目清单后面，因为上线后就用不到了。

可以看到，FSP0 维护 COA 层级的会计科目，主要就是科目编码、科目名称、资产负债表科目还是损益科目，以及不同语言的科目描述这些字段。其他字段都是在公司代码层级维护。下面是 FSS0 的界面。

FS00 综合了事务码 FSP0 和 FSS0 界面 ，可以集中维护好两个层级的数据。下面以 FS00 界面来解释会计科目主数据中重要字段。

科目主数据重要字段

科目组 (Account Group)

科目组是通过 OBD4 维护的科目分组 (请参照上篇)，用于对会计科目进行分类和控制每一组别科目的编号范围和 F维护科目主数据时的字段状态 (field status)。

科目是资产负债表科目还是损益科目

科目性质是会计很重要一个区分，资产负债表科目是永久科目，科目余额会带到以后年度，损益科目则每个会计年度结转到留存收益科目。所以这个字段非常重要，不能出错，这个字段出错修改还会很麻烦。

如果主数据保存后发现错误，默认情况下系统不允许修改。修改需要用 T-code: OBA5 将消息号为 FH 602 改为 warning ，默认是 Error 不允许修改。如果是将损益科目( P&L) 改为 资产负债表科目 (Balance sheet account, B/S)，SAP 还会检查是否有关联的成本要素 (cost element)，如果有，要先删除成本要素。OBA5 是修改 FI 模块的消息控制 (message control)。

科目币别 (Account Currency)

如果币别设为本位币（local currency) 以外其它货币，则科目只能用该币别过账，如果货币设为本位币，则科目可用任何货币过账。这种设置有时会有一些麻烦，比如有一个 现金-RMB 科目，如果 RMB 是本位币，则不能限制这一科目只能输入 RMB 。

本位币记账

如果设置此选项，SAP 对该科目只以本位币更新和显示，所有以外币记账的科目，按照交易发生时 M 类型的汇率转换成本位币金额。如果科目并不需要考虑分币别的更新和显示，并且不需要未清项管理，可以勾上这个选项。比如费用科目，主要的目的是归集成本和费用，一般不需要统计不同币别的费用，所以可以勾上。

哪些科目应该勾选这个选项呢？下面是常见的原则：

• GR/IR 科目必须勾选此选项，否则过账时，系统会提示编号为 F5672 错误。错误消息大致为 G/L account 9000 XXXXX not consistent
• Vendor 和 Customer 类 Reconciliation account 不能设置
• 存货科目、固定资产科目一般勾选
• 损益科目和初始化科目一般勾选

统驭科目

定义一个科目为统驭科目 (reconciliation account )，可以理解为这些科目有明细账，系统保证总账科目与明细科目的集成，即明细科目过账时会同时过账到总账科目。统驭账户不能直接过账，常见的如资产、供应商、客户等。统驭科目自动具有未清项管理功能，而且主数据中不能勾选 Open item management。

设置为统驭科目的科目修改也会受到限制，如果一个科目被设置为统驭科目，并且发生业务交易，则修改为普通科目很困难。统驭科目什么时候可以修改？：有两个条件：1）没有交易; 2）余额为 0。

未清项管理

对设为有 open item 管理功能的科目，系统会有一个清账 (cleared) 状态，并以红灯、绿灯标记某一行是否清账。只有在外币、本位币同时为 0 时才能清账。

重要：如果科目设为普通科目，有业务交易后又想修改为 有 open item 管理功能，SAP 系统不允许修改。也不能用 OBA5 更改消息控制; 如果想将有 open item management 管理的科目改为普通科目，则要先清账保证科目余额为 0 后再更改。

普通科目切换为具有 open item management 的科目，在 ECC6 EHP3 版本之后，可以使用 FAGL_ACTIVATE_OP。如果是之前的版本，使用程序 RFSEPA01 (for 4.6c and earlier (SE38))

下面是可以参考的 OSS Note：

• note: 1770786 - Open item management - FIGL_ACTIVATE_OP
• Note 606977 - G/L accts: Change open item management despite of postings

排序码

排序码 (sort key) 决定凭证录入时如果 Assignment 字段不输入，SAP 则以 sort key 确定定的方式填充该字段。科目主数据的 sort key 影响会计凭证行项目的 assignment 字段，但是会计凭证行项目的 asignment 字段的除 sort key 外，还受三个因素影响（以下按优先级从高到低）：

• 开票凭证( billing document) 的复制控制（非必输），如果把这个设置为 E，则开票号码客户拷贝到会计凭证的行项目中。配置路径：

IMG -> Sales & Distributions 
    -> Billing 
    -> Billing Document 
    -> Maintain Copying Control for Billing Document

• 会计科目的sort key （非必输)
• 客户主数据的sort key (必输项）

Sort key 的配置

T-code: OB16.或者用 SE16N 直接改 TZUN 表

IMG -> Financial Accounting (New) 
     -> Accounts Receivable and Accounts Payable 
     -> Customer Accounts 
     -> Line Items 
     -> Display Line Items 
     -> Display Line Items without ALV 
     -> Determine Standard Sorting for Line Items

字段状态组

• Field status 控制在输入会计凭证的时候，哪些字段是必输的，哪些是可选的，哪些是隐藏的
• 会计科目主数据（FS00）维护界面中哪些字段是必输的等，是通过在定义会计科目组的时候控制的。另外，OB26 进一步定义了create、change 或者 delete 会计科目时的字段状态
• 定义字段状态的时候要考虑相关配置的匹配：以下三者要保持一致：
  • OBC4 设置会计科目的字段状态
  • OB41 设置记账码 (posting key) 的字段状态。OBC4 和 OB41 的匹配可以用事务码 FBKP 来检查和维护
  • OMJJ 主要设置物料移动相关的业务字段状态
• 如要检查 FI 和 MM field status 是否有冲突，可以通过代码 SE38，运行程序 RM07CUFA。对移动类型的 field status 和 OBC4 的 field status 进行比较。

FI 和 MM 字段状态常见两个错误，错误描述和解决办法如下

M7093 错误

有时 MM 与 FI 定义的字段状态冲突，在 MM 模块中操作时(比如 MB11)，系统提示错误：

Fld selectn for mvmt type / acct (G/L accnt no) differs for Business Area (Message No M7093)

解决办法：运行程序 RM07CUFA 比较差异后修改

ME045 错误

创建 PR, PO, ML81N 都可能出现这个错误。错误的原因是 field status 设置不匹配（FI & MM)

解决方法：OME9 查看 Profit center 的字段设置，然后用 FS00 查看 55020110 科目的 Field status variant，再用 OBC4 查看Special Region 的字段设置，如果两个地方的设置匹配则 OK。

仅允许系统自动过账

如果此选项勾上，则不能在 FI 模块手工过账，只能从其他模块通过业务的事务码录入后，SAP 用集成的方式自动记账。比如存货类科目，一般都是自动记账科目。

会计科目与成本要素

S/4 Hana 版本之前，会计科目和初级成本要素是可以分开的，S/4 版本后成本要素整合成为会计科目，按照科目主数据进行维护，成本要素主数据不再独立存在。

S/4 之前版本，对损益科目要考虑与成本要素的关联性。详细部分在后续成本要素章节详述。

会计科目的删除

一般情况下，会计科目不能删除，FS00 只能做删除标记。如果需要删除，使用事务码 OBR2.

拷贝会计科目拷贝

除手工录入会计科目外，SAP 提供一些方法从其他公司代码或者样本会计科目表进行拷贝。

从样本会计科目表拷贝

SAP 预制不同国家的会计科目表，比如 CACN 是中国的会计科目表。可以作为模板进行拷贝，这种方法整体拷贝所有会计科目。配置路径：

IMG -> Financial Accounting (New)
    -> General Ledger Accounting (New)
    -> Master Data
    -> G/L Accounts
    -> G/L Account Creation and Processing
    -> Alternative Methods
    -> Copy Chart of Accounts

从其他公司代码拷贝

IMG -> Financial Accounting (New)
    -> General Ledger Accounting (New)
    -> Master Data
    -> G/L Accounts
    -> G/L Account Creation and Processing
    -> Alternative Methods
    -> Copy Company Code

从一家公司代码的会计科目拷贝到另外一家公司代码，整体拷贝所有会计科目。如果两家公司具有不同的 local currency ，拷贝的时候，SAP 自动进行币别的转换。

拷贝指定的会计科目

IMG -> Financial Accounting (New)
    -> General Ledger Accounting (New)
    -> Master Data
    -> G/L Accounts
    -> G/L Account Creation and Processing
    -> Create G/L Accounts with Reference

T-code: OB_GLACC01

第一步：指定要拷贝的公司代码。比如，下图指定从 Z900 公司拷贝至 Z910 公司。也可以在同一个公司代码下拷贝。

image

然后点击工具栏上的 G/L Account 执行创建操作。

拷贝指定会计科目-方法 2

可以使用事务码 FS15 ，在不同公司代码间进行会计科目拷贝。

这种方法是基于批输入的，完成本步骤后，再使用 SM35 执行批输入。