《番茄工作法图解》一书,讲述了使用番茄钟这个工具进行时间管理的具体方法。
这个时间管理工具是意大利一家公司的首席执行官发明的。从上世纪90年代发明后,这个方法就一直流行,至今还有很大的影响力。
发明人用西式厨房的番茄钟做工具,创造性地把工作安排在一个个番茄工作时钟内,不仅提高了工作的专注程度,而且提供了精力恢复的休息间隔。
番茄工作法,解决了人们无法专注工作的痛点,使人们能够快速集中精力,迅速进入忘我的心流状态,使工作效率快速提升。
一、一次只做一件事
先说明一下什么是番茄钟。番茄钟就是一个外形像番茄的机械式的倒计时钟,西方人的厨房里用于加工食材计时使用。
番茄工作法,就是把25分钟做为一个番茄钟,在这25分钟内,全力以赴地去完成一件工作的时间管理方法,只要25分钟时间信号一到,立即停下来,自由活动5至10分钟,然后再进入下一个番茄钟,去全力以赴地去完成下一项工作。
所以,番茄工作法的关键,就是一次只做一件事,在25分钟结束之前,集中所有注意力去认真完成当下这个周期内的任务。
番茄工作法解决了工作无法专注的痛点,一系列职场工作问题,比如:无法集中精力,半途而废,超时拖延,时间浪费等得到有效改善和解决。
二、一天一个大循环
使用番茄工作法,每天都是一个大循环,具体循环步骤如下:
1、计划
根据一天的作息安排,确定一天当中,可以完成几个番茄钟(25分钟)任务。
把一天当中要处理的工作和学习等事务,划分到每个番茄钟内。每个番茄时间内,只完成一件事。用时短的且琐碎的事务性工作,合并到一起,放到一个番茄时间内去做,比如集中打电话,集中收拾整理房间等。
2、跟踪
对每个番茄时钟的工作进行跟踪。日常生活中如果没有倒计时番茄时钟,可以使用电脑、手机等各种计时工具和软件。
3、记录、处理、可视化
结束一天的工作后,认真记录每个番茄钟的工作情况。对完成情况进行分析总结,确定第二天的工作计划。可视化就是将这些工作画成图表,张贴出来,方便对照。
需要注意的是,在两个番茄钟之间的5分钟休息也很重要,我们可以利用这个时间进行5分种浅睡,也可以上个厕所,喝点水,来回走动一下,做做体操。
全天的工作循环,其实是一个PDCA流程,也叫戴明循环。就是计划——行动(跟踪)——检查(记录、处理、可视化)——开始。
三、一笔一钟三张表
番茄工作法所需要工具非常简单,一支笔,一个定时器和三张表格。
笔是用来做记录的,定时器是用来定时的,下面重点说一下三张表格。
这三张表格分别是今日待办清单,活动清单(传统的工作任务清单),记录表格。
每天早上(也可以是头一天晚上),要把今日待办清单列出,然后对清单中的事项进行分类,并按重要性进行排序。
然后,要安排一天能够专注工作的番茄时间,看看最多能安排几个番茄时间。再把今日待办清单中的任务事项,按重要性排序一一安排到分同的番茄时间内。
在每个番茄时间专注工作时,每完成一个番茄钟任务,就要填写记录表格,没有完成或中继放弃的,也要如实填写。
手机或电脑里,都要吧找到类似的番茄软件,可以记时,也可以自动记录任务执行情况。
四、在三种帽子之间自由切换
在番茄工作法使用过程中,中断番茄钟任务是再所难免的。
如果在一个25分钟的番茄钟内,因为种种原因任务必须被中断,我们就可以考虑缩短每个番茄钟的时长。反之,如果没有中断,但25分钟时长不够完成一项单一任务,番茄钟的时长也可以延长,但不能超过一个人的注意力时间上限。
如果中断是偶然发生的,则不必调整,做好记录,放弃任务即可。
为了更好地切换自己的状态,妥善处理番茄任务中断事项,我们可以“戴上”不同的帽子。
戴上休闲帽(这是一个小丑帽),我们就切换到休息放松的状态,像小丑一样无拘无束。
戴上战略帽(这是一个国王帽),我们就切换到选择决策的状态,我们要确定任务的优先顺序及下一工作周期的具体任务,就像一个国王,冷静、果断地做出指令。
戴上工作帽(这是一个狮子帽),我们就切换到狩猎状态,就像狮子盯着羚羊奔跑一样,全力以赴地去完成工作任务。
三顶帽子自由切换,张弛有度,即能集中注意力高效工作,又能放松休息,及时补充精力。
总之,简单易行的番茄工作法,每个人都能轻松上手,希望我的拆解能够帮助到你。
我是芦苇,我爱读书。