档案工作功在当代，利在千秋，做好学校档案管理使用工作，对于保持工作连续性，实现各项工作长远发展，具有重要的现实意义和深远的历史作用。学校档案包括学生档案、教师档案等方面，做好档案管理和使用，是一项重要的课题，围绕掌握具体工作情况，通过到….、….实地调查走访，了解到一些情况，现将具体情况报告如下：
一、基本情况
近年来，….积极履职，积极开展各项档案文化宣传活动，取得良好效果，组建的兰台协会从小到大，正式会员达到119人，通过各种文艺演出，实施“档案文化赶大集”、在县内媒体建立“兰台说史”等平台，通过深入学习宣传档案法律法规，社会各界对档案工作的重视程度，明显提高，在…的总体部署下，县内….中小学校，把档案管理纳入日程，….的档案管理工作扎实开展，具体情况如下：
（一）真抓实干，档案有人管，工作有人干。…..坚持把档案工作当作一件大事来抓，在班子成员分工调整的基础上，进一步完善档案管理领导小组成员，由….任组长，….任副组长，党政办公室、人事股、教育股、计财股等股室的负责同志为成员，建立健全完整的档案管理网络，形成了工作有要求、有部署、有检查，形成齐抓共管局面。
（二）加强学习，法规有人懂，培育明白人。认真学习贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《…档案条例》，做到依法治档，局党委组织领导班子成员、全体机关干部、各股室负责同志认真学习，并通过宣传车、张贴标语等多种方式进行了广泛宣传，使《档案法》深入人心、家喻户晓。档案工作是一项细致繁锁的工作，要求档案工作人员必须具有丰富的知识、健康的体魄、坚定的信念和不怕困难、埋头苦干的精神，在考察配备档案工作人员时，坚持高标准、严要求选配档案工作人员，本着德才兼备的标准，选拔忠于职守、遵纪守法、让文化程度较高的同志担任这项工作，通过艰苦细致的工作，…..档案管理工作始终保持较高的标准。
（三）加大投入，辟建档案室，保档案安全。目前，….档案室现有办公用房3间，其中文书档案室一间，人事档案室2间，配备了办公桌椅等基本的办公设施，满足了办公需要。2019年5月，在原有的基础设备上，给档案室新购置两个铁柜、门窗安装了窗帘，配备了干燥剂和防腐剂，达到档案室防火、防虫、防盗、防鼠、防潮、防强光、防霉变等七防的要求，保证档案安全存放。克服资金紧张的困难，在工具方面，先后购置手摇钻、电钻、湿度计等各种设备，使档案室在管理、监测方面有可靠的物质保障。
（四）建章立制，工作有依据，保规范运行。在原有档案管理工作的基础上，进一步完善档案管理工作的各项规章。按照《档案法》和《档案条例》的规定，在…的具体指导下，结合实际情况，建立健全八项档案管理制度，即：档案保管制度、各种文件材料归档制度、档案查阅利用制度，档案鉴定销毁制度、档案资料保密制度、档案工作人员守则，这八项制度和《档案法》一同悬挂上墙，在档案管理中发挥了较好的作用。
通过调查了解到，学校的档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有三点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序。在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。
二、几点思考
围绕调查了解到的情况，进行了深入思考，就学校档案管理而言，档案工作是学校常规管理重要的组成部分，是提高教育质量，办好、办出特色学校的基础。档案管理工作，为创办一流教育奠定良好的基础。学校作为社会一个重要窗口，几乎每天都会增添新的色彩，而记载和提供信息的档案工作，应紧密关注本校教育发展的走向，因校制宜，努力使本校的档案管理工作向着现代化更高的水平发展。现结合本人对学校档案管理工作的体会谈几点看法：
（一）纳入日程，有计划有考核。学校的档案工作要列人学校工作计划及各处室计划管理。做到年初有计划，年终有总结，并将档案管理工作的有关要求列人工作职责、考核内容之中，落实到档案网络人员个人，做到考核结果与奖惩挂钩。在历年上级部门检查中发现，有相当部分学校没有做到年初有计划，年终有总结。对这个问题我是这样理解的：各个学校都再三强调学生的行为习惯培养，都知道好的学习习惯一旦养成，学生成绩必然提高这个道理。也就是说，各个学校一旦将档案工作列人学校工作计划及各处室计划管理中，依据计划抓落实，形成习惯了，档案工作也就能够正常开展了。
（二）加强领导，搞好分层培训。档案管理工作是一项专业性很强的系统工程，要保证档案管理机制正常运转，必须加强领导。个别学校校级领导档案意识不够强，处室领导档案意识较薄弱，表现为最基本应该归档的材料没能归档（如：年度计划和总结、会议记录本、各类花名册等），这些材料不只是学校才有，而是任何一个法人单位都会有的材料，如果没能归档，就说不过去了。档案员在档案管理工作中感到最难的一件事就是材料收集齐全，这种现象则不利于档案工作的开展。学校档案工作应由校长分管，办公室主任、专（兼）职档案员具体管理。各处室档案网络人员密切配合，构建档案管理网络，对网络人员分层进行培训，并且负责指导、检查各处室年度立卷质量，对应归档的材料及时验收，以便提高档案网络人员业务水平。由于档案归档工作通常一年为一至二次，有做过档案的兼职人员都有体会，要整理材料了，这时许多环节已忘记或模糊不清。因此，分层培训是搞好档案管理工作的关键。
（三）建设硬件，提升业务能力。为健全规章制度，应制定《学校档案管理实施细则》，为贯彻《档案法》，需建立综合档案室，并购置必要的设备。档案室、办公室、借阅室三室应分开。库房内要落实 “六防”措施，列出档案管理工作专项经费。随着计算机的普及，对专（兼）职档案人员的素质要求也越来越高，必须具备一定的计算机知识技能。近年来，各级各类评估检查工作是学校工作的重要组成部分。例如：二级达标校复查、省一级达标校评估检查、九年义务教育检查、目标管理检查、“四五”普法检查及各种财务检查等等。教学评估工作是一项政策性很强的工作，也是一项很重要的学校工作。必须以大量的原始档案资料为基础，学校的档案主要来源于学校支部、行政、教务、政教、团委、总务和班级。但学校档案不同于一般的文献资料，它是学校中的组织和个人直接使用原始文件材料的转化物，不是随意或事后编写出来的。因此，教育教学评价必须依赖于档案，并以档案为可靠的依据。学校档案能从不同角度和不同层次反映出学校各个方面的历史真实面貌，在评估工作中发挥凭证参考作用。在评估调查工作中，档案部门（室）要与各有关处室密切配合，通过收集、鉴定、整理、保管等环节形成学校教育教学工作中有依据作用的档案材料，提供评估专家组所需要的各种信息。档案来源广泛，内容丰富，门类多样，又真实反映了客观事物本身的运动和变化，从中得到的信息是最基本、最准确和最有依据性的。因此，学校档案在教学评价过程中所发挥的可靠的依据性作用是别的东西所无法取代的，它直接影响着教育教学评价的结果。如果我们的档案材料越完整、齐全，那么就越能对教育教学工作进行客观、全面的评价，评估的效益和质量就越高。
（四）提高认识，明晰工作意义。档案管理工作做好了，一方面为单位高层管理人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，为决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方可以肯定成绩，与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个单位。不利于形成管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个单位的档案意识进一步弱化，导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍。随着数字化、网络化的不断深入，档案本身也发生了转变，与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
（五）提升效能，搞好开发利用。加强档案信息的开发利用是教育事业的需要。学校档案室是学校档案资料的信息中心。应积极开创档案信息开发利用的新局面，努力做到档案信息为学校工作服务。为师生服务，为各级、各类查阅档案资料者服务。利用学校档案，为社会和各方面提供毕业生原始的学籍信息和学历证明（这是目前多数基层学校档案室在开发利用方面的主要体现）。学校历年来在各种科研、教学和体育竞赛中所取得的实物档案材料（包括匾、奖牌、荣誉证书、奖杯、锦旗及其他实物如台钟、台镜、照片等）也应整理归档（这项工作多数基层学校没做好）。如果这些档案材料能及时收集归档，对提高学校知名度和开展对外宣传等方面加强了力度，会取得更好的效果。 作为档案本身，是沟通历史与未来的桥梁，是连接社会与人生的纽带。随着教育教学改革的不断深化，教育事业的不断兴旺发达，对学校档案管理也提出了更高的要求，还有许多项目有待我们努力去完善。我们要不断提高档案管理水平，更好地为学校的管理、教育、教学工作服务。
（六）搞好培训，提升工作能力。加强档案管理教育培训，提高管理人员综合素质档案管理人员的业务素质水平，直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，应充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。一是提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，解决思想认识问题。充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识当前档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高。必须真正培养档案管理人才，将档案管理工作者的教育培训列入重要的议事日程。二是加强制度建设，建立健全运行机制。加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者教育培训的关键和保证。建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。三是加强综合培训，提高业务水平。从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的开展教育培训。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足。普及相关学科知识。档案工作融汇了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新。强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，并灵活运用到实际工作之中。四是建立奖惩机制，细化考核监管。进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、指导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。
